Domande e Risposte

Per collegare un ente previdenziale o assistenziale a un dipendente è necessario:

1. Creare la posizione contributiva a livello azienda “Archivi – Aziende – Posizioni contributive” inserendo quella relativa al nuovo ente, le date di validità e l’inquadramento previdenziale.
2. Creare la posizione contributiva a livello dipendente “Archivi – Dipendenti – Posizioni contributive” inserendo quella relativa al nuovo ente, le date di validità, la posizione azienda precedentemente creata e l’inquadramento contributi se previsto.

I nuovi enti, gli inquadramenti previdenziali, gli inquadramenti contributivi e le voci contributive possono essere rilasciati d’ufficio da Hunext Software o possono essere creati seguendo il documento al seguente link:

Creazione di un nuovo ente (previdenziale, assistenziale, assicurativo, bilaterale, ecc.)

Nel caso in cui l’INPS, con nota di rettifica, richieda l’utilizzo di un codice di conguaglio diverso da quello già utilizzato nella denuncia (es. L001 in luogo di L004) il procedimento da seguire è il seguente:

1. Verificare all’interno dell’archivio Conguagli CIG che il codice effettivamente utilizzato sia diverso da quello richiesto dall’INPS ed eventualmente variarlo (“Pratiche” – “Denunce/Versamenti” – “INPS” – “Archivio Modello Uniemens Conguagli CIG”). Attenzione: la verifica non va fatta all’interno del DM10 aziendale in cui la specifica del codice deriva dalla prima ventilazione della voce nel DM10 che potrebbe quindi non essere coerente con quella utilizzata. 
2. Ricreare il telematico della sola denuncia aziendale da “Pratiche” – “Denunce/Versamenti” – “INPS” – “Creazione flusso Uniemens”  e scegliere al campo “Tipologia di flusso” il valore 2 (Solo denuncia aziendale), quindi ricreare il telematico del mese/anno in cui era transitato il codice conguaglio.
3. Aprire il file xml creato e verificare che il codice sia corretto. 
4. Re-inviare il flusso all’INPS. 

Attenzione: non è necessario re-inviare il flusso completo comprensivo degli Emens dei dipendenti in quanto il conguaglio degli importi di CIG/FIS è presente unicamente nella denuncia aziendale. 

Nel caso in cui l’azienda voglia erogare un acconto dello stipendio a uno o più dipendenti, non è necessario elaborare un cedolino apposito ma è sufficiente inserire come voce ricorrente la voce 0360 “Trattenuta acconto” verificando che all’interno di questa, in pagina 1, al campo “classificazione o evento” sia presente il codice “ACCSTIP“. Nell’archivio della voce ricorrente come periodo va inserito il mese in cui avverrà il recupero dell’acconto e il valore da riconoscere sul campo “dato base”.

Per generare il flusso dei bonifici dei soli acconti si deve procedere come segue:
1. Pratiche – cedolini – Creazione flussi CBI o SEPA
2. Oltre ai soliti parametri utilizzati con i cedolini ordinari, selezionare il campo “Acconto“. Nell’elenco proposto verranno esposti tutti i dipendenti ai quali è stata caricata la voce ricorrente 0360 e il relativo importo.
3. Creare il file.

In caso di CIG o FIS NON anticipati si deve operare come segue:

1. Generare la domanda da Pratiche – Eventi – Integrazioni salariali – Genera domanda, Elenco Beneficiari, Anticipazioni 40%.;
2. Inserire le causali di CIG o FIS sul foglio presenza (queste, in fase di preparazione del cedolino, generano la pratica soltanto se è già stata creata una domanda per il periodo interessato);
3. Elaborare il cedolino;
4. All’interno dell’archivio Uniemens non devono essere trasmesse le giornate/settimane interessate dall’evento;

Per maggiori informazioni sulla procedura si rimanda all’apposito documento per la parte procedurale o per la parte di configurazione.

In caso di CIG o FIS anticipati si deve operare come segue:

1. Generare la domanda da Pratiche – Eventi – Integrazioni salariali – Genera domanda, Elenco Beneficiari, Anticipazioni 40%.;
2. Inserire il ticket assegnato dall’ente, relativo alla domanda stessa, all’interno dell’archivio Pratiche – Eventi – Integrazioni salariali – Archivio domande di integrazione salariale;
3. Inserire le causali di CIG o FIS sul foglio presenza (queste, in fase di preparazione del cedolino, generano la pratica solo se è già stata creata una domanda per il periodo interessato);
4. Elaborare il cedolino;
5. Elaborare archivio Uniemens per la valorizzazione delle coperture settimanali e giornaliere in cui sarà contenuto il ticket della domanda;
6. Quando disponibile, inserire il codice autorizzazione, il codice conguaglio e l’anno/mese in cui avverrà il recupero da Pratiche – Eventi – Integrazioni salariali – Archivio domande di integrazione salariale; 

Per maggiori informazioni si rimanda all’apposito documento.

Le voci aziendali si inseriscono dal percorso di menù “Pratiche” – “Denunce/Versamenti” – “Archivio voci totali azienda”.

Questo archivio viene principalmente utilizzato per inserire voci che devono comparire a debito o a credito nel DM10 aziendale in fase di preparazione dello stesso, evitando così l’input manuale nell’archivio DM10.

I campi chiavi da inserire sono azienda, anno, mese, voce, progressivo della voce, filiale, l’ente di riferimento, posizione contributiva. A seconda della voce devono essere valorizzati i campi della sezione voce (generalmente l’importo).

L’archivio contiene inoltre alcune voci di sistema calcolate in automatico dalla procedura (voci di tipo X, voci di recupero del TFR alla tesoreria) e le voci relative all’imposta sostitutiva a saldo o in acconto frutto dell’elaborazione eseguita dall’utente. 

In caso di trasformazione da tempo determinato a tempo indeterminato è possibile recupere il contributo addizionale Aspi (1,40%) calcolato dalla voce I035.

Il recupero avviene con la voce 1860 ad utilizzo manuale. E’ sufficiente inserire l’importo da recuperare nel dato base. La voce è ventilata nella sigla L810 (colonna D – crediti) del DM10 per il recupero delle somme. 

 

Per caricare una nuova licenza è sufficiente accedere dal percorso di menù “Ambiente” – “Gestione Licenze”. La maschera permette di scegliere il file .xml salvato in una qualsiasi cartella presente in rete e quindi importarla con bottone “importa”. Se la licenza che si sta per caricare è già presente, verrà sovrascritta. 

Affinchè sia attiva la licenza importata è necessario riavviare l’applicativo. 

Nel caso di inserimento di lavori distaccati o somministrati in azienda, i passaggi da seguire sono i seguenti:

1. Creare l’ anagrafica del dipendente valorizzando le tabelle Anagrafica, Rapporto di lavoro ed Inquadramento. In quest’ultima inserire in pagina 1 come Tipologia Generale il valore “3 – Somministrato/distaccato” , in pagina 2 la qualifica e in pagina 4 il contratto e livello contrattuale.
2. Generazione LUL: per la generazione del foglio presenze è necessario inserire un orario di lavoro valido. Per l’elaborazione del cedolino invece, è sufficiente inserire le voci “9Z01 – Lavoratore somministrato” o “9Z02 – Lavoratore distaccato”. Non devono essere presenti elementi retributivi, contributivi o fiscali, la parte economica resta in capo all’azienda distaccante. Nelle annotazioni all’interno della sezione Testata, indicare l’agenzia interinale o l’azienda distaccante.

In corrispondenza di ciascun evento figurativo, deve essere riportato nell’elemento un valore pari all’importo della “retribuzione persa” dal lavoratore in conseguenza dell’evento, intendendo per tale, non l’importo della eventuale indennità economica anticipata per conto dell’Istituto, ma l’ammontare della retribuzione che sarebbe stata assoggettata a contribuzione se il lavoratore avesse prestato la normale attività durante il periodo per il quale si è invece verificata l’assenza.

A livello pratico, la differenza di accredito che viene compilata in corrispondenza delle settimane nella dichiarazione Uniemens, viene calcolata all’interno delle pratiche (se presenti) degli eventi di malattia, maternità, infortunio per le quali ci sia stata un indennizzo da parte dell’ente.

La differenza di accredito si trova nel prospetto di liquidazione della pratica (scheda “Liquidazione”, bottone “Liq. mese”) e viene calcolata come segue:

Diff. accredito = Retribuzione intera - Integrazione mese c/azi - carenza mese

Nell'esempio riportato: 534,45 - 109,28 - 229,05 = 196,12

La retribuzione intera è data dalle basi retributive presenti nella pratica (scheda Retribuzione – “Basi retributive”) e viene calcolata all’interno della sezione “Liquidazione” – “Giornate”. L’importo della base retributiva viene moltiplicato per il numero delle giornate coperte dall’evento in cui sarebbe spettata la retribuzione (esempio schermata in basso). Il totale, riportato in basso, viene quindi riportato nel prospetto di liquidazione. 

La retribuzione intera può essere massimizzata alla retribuzione teorica nel caso in cui l’assenza per evento copra l’intero mese.

ATTENZIONE: nel caso in cui la differenza di accredito risultante dal calcolo risultasse maggiore rispetto alla retribuzione intera, verrà rapportata a quest’ultima. 

 

Se la tipologia di cedolino è “Standard” (verificabile in pag. 4 dell’archivio Ufficio/Soggetto responsabile dell’elaborazione) le date riferite alle voci di cedolino, ove configurate, vengono stampate in coda alla descrizione della voce stessa. 

Affinchè venga stampata una voce, effettuare i seguenti controlli:

1. La voce di cedolino, in pag. 1 deve essere configurata in modo da poter inserire le date in input voci (nel campo “input dati” deve essere impostata la S in corrispondenza di data inizio/data fine)
2. La voce di cedolino, in pag. 3, deve avere il campo “Stampa date in coda alla descrizione” valorizzata a 1 (Stampa)
3. Non devono essere presenti personalizzazioni della voce, neanche per dipendenti o aziende diverse. Se presenti, le date non vengono stampate nella descrizione. La presenza di personalizzazioni delle voci può essere verificata in “Tabelle” – “Voci di cedolino” – “Personalizzazioni voci di cedolino“.

Il codice contratto aziendale, utile alla compilazione del flusso di denuncia contributiva Uniemens (elemento “Codice contratto” di “Denuncia Individuale”), è modificabile al percorso “Archivi – Aziende – Posizioni contributive“, ente Inps, sezione “Inps” campo “Codice contratto“.

Se durante la fase di controllo del flusso Uniemens con il software di controllo dell’Inps, dovesse comparire l’errore bloccante “Codifica non valida per il periodo di riferimento”, sarà necessario verificare che il codice contratto presente nella posizione contributiva aziendale non sia uno dei codici oggetto della riforma Inps confluiti o modificati con un nuovo codice. In tal caso procedere come sopra inserendo il nuovo codice e ricreare il flusso telematico.

Se all’interno della stessa azienda ci sono dipendenti per i quali la malattia viene interamente retribuita dall’azienda (generalmente la posizione contributiva a loro associata non prevede il contributo malattia all’INPS), dovrà comunque essere creata la tabella delle retribuzioni indennizzate e configurata come nell’immagine riportata.

La configurazione viene fatta dall’archivio delle retribuzioni indennizzate del dipendente dal percorso “Archivi” – “Dipendenti” – “Retribuzioni indennizzate”. Sostanzialmente in questo caso è importante creare l’archivio senza agganciare le tabelle contrattuali o assistenziali utili al calcolo delle retribuzioni differite. Il campo “tutela istituto” deve essere valorizzato a 2. Questo campo viene riportato nell’Uniemens in corrispondenza dell’elemento .

In questo modo la pratica genererà la giustificazione pianificata in presenza, ma, non verrà rilasciata alcuna voce nel cedolino.

Ascensione e Corpus Domini sono ex festività soppresse mobili che vengono di default spostate alla prima domenica successiva alla loro ricorrenza. Lo spostamento alla domenica successiva potrebbe comportare anche lo spostamento del mese in cui queste vengono maturate

Per verificare che l’ex festività sia stata configurata correttamente è necessario consultare il calendario presente nel programma paghe/presenze dal percorso di menù: “Tabelle” – “Generali” – “Calendario“. Le ex festività sono indicate con la lettera “E” mentre le festività con la lettera “F“.

Se si desidera modificare il giorno di maturazione dell’Ex Festività mobile (Corpus Domini e Ascensione) è necessario operare come segue:

1. Configurare la proprietà libera “AP_ExFestTipoGenerazione” a 1
2. [Se la modifica viene fatta in corso d’anno] Rigenerare il Calendario da “Utilità” – “Cambio anno”. Deve essere spuntata solo la voce “Calendario”.
3. [Se i cedolini del mese in cui doveva maturare l’ex festività sono già stati calcolati] Ripreparare i cedolini forzatamente per la sola parte relativa alle retribuzioni differite spuntando l’opzione “Preparazione” – “Ratei Ferie/Perm. 13ma…” e “operazione forzata”. Quindi ricalcolare.

Affinchè possa essere elaborato il cedolino di 13ma/14ma è necessario che il dipendente abbia l’apposita tabella di retribuzione differita correttamente collegata. I motivi per cui non viene creato il cedolino di 13ma/14ma possono essere i seguenti:

1. Il dipendente non ha la tabella della 13ma/14ma agganciata. L’esistenza della tabella può essere verificata dal percorso di menù: “Archivi” – “Dipendenti” – “Retribuzioni differite”. Le tabelle a cui si fa riferimento sono identificate da “Tipo Ret. Differita” 13 o 14.
2. Il dipendente ha la tabella collegata ma il contratto inserito nella tabella è diverso da quello di cui fa parte il dipendente (indicato in pag. 4 dell’inquadramento)

Durante il trasferimento dei versamenti F24 la procedura effettua un controllo sull’esistenza di deleghe già elaborate (e quindi bloccate) in cui possono essere confluiti debiti/crediti del mese di competenza che si sta trasferendo.

La segnalazione che appare è quella mostrata nell’immagine seguente:

Questa segnalazione può comparire anche nel caso del trasferimento dei versamenti dei collaboratori che vengono pagati il mese successivo.

L’utente, a fronte della segnalazione, dovrà verificare che il trasferimento sia andato a buon fine in quanto, nel caso in cui si cerchi di trasferire versamenti su deleghe già elaborate, questi non verranno trasferiti. In tal caso sarà necessario cancellare le deleghe (se non già versate) e ripetere il trasferimento.

Nel caso in cui i versamenti vengano invece trasferiti su deleghe non ancora elaborate, il trasferimento andrà a buon fine e sarà possibile procedere con l’elaborazione delle stesse.

Questa segnalazione viene sempre proposta in fase di trasferimento dell’imposta sostitutiva di dicembre da versare a febbraio: si segnala che, nel caso in cui il debito/credito dovesse confluire in deleghe elaborate nel mese di gennaio, le stesse sarebbero bloccate e il debito/credito non potrebbe confluire. Lo stesso va invece versato nel mese di febbraio: in questo caso la segnalazione può essere ignorata.

La numerazione dei cedolini può essere fatta dalla maschera di elaborazione cedolini operando come segue:

1. Selezionare i cedolini del mese da vidimare
2. Selezionare l’opzione “Stampa”, quindi impostare il campo “Registra la stampa” con valore “S”.

La numerazione dei fogli presenze, analogamente ai cedolini, può essere fatta dalla maschera di elaborazione dei fogli presenza.

In alternativa, la numerazione dei cedolini può essere fatta dal percorso di menù:  “Pratiche” – “Cedolini” – “Stampa cedolino” valorizzando,  nella pagina “Stampa” della maschera di selezione, il campo “Registro la stampa” con “S”. La stessa cosa può essere fatta per i fogli presenza dal percorso di menù: “Pratiche” – “Presenze” – “Stampa fogli presenze”.

L’ultimo numero del libro unico utilizzato può essere verificato in “Archivi” – “Ufficio/Soggetto Responsabile” – “Anagrafica ufficio”, in pag. 4 nel campo “Ultimo numero libero unico utilizzato”. Nel caso in cui questo non sia corretto, può essere modificato cliccando il bottone “Modifica numero”, impostando quindi il numero corretto.

 

 

La procedura di chiusura del mese è necessaria per storicizzare i dati del mese e archiviare i cedolini.

La chiusura del mese avviene dal percorso di menù “Pratiche” – “Chiusure” selezionando dalla maschera Anno e mese da storicizzare. La procedura, come indicato dalle opzioni riportate, provvederà a:

• Archiviare i cedolini
• Aggiornare i dati del dipendente e le pratiche
• Aggiornare i progressivi storici
• Calcolare la rivalutazione del TFR su storico

La procedura avvisa l’utente circa le procedure preliminari alla storicizzazione del mese, ossia:

1. Effettuare la stampa di tutti i cedolini su vidimato (quindi provvedere a numerare i cedolini
2. Effettuare la creazione del file telematico per i bonifici
3. Aggiornare l’indice istat del mese

Una volta eseguita la chiusura del mese non è possibile ripristinare i dati per riportarli “in linea”. I cedolini mancanti (quindi non elaborati) non vengono storicizzati e sarà possibile elaborarli anche in momenti successivi.

Per rispondere a casistiche particolari (es. dipendenti elaborati successivamente), la chiusura del mese può essere fatta anche per singoli dipendenti selezionando, nella maschera di chiusura, il dipendente per cui verrà fatta l’operazione. Per maggiori informazioni si rimanda all’apposito documento.

La variazione delle posizioni contributive deve essere fatta operando sempre sulle date di inizio/fine validità. In questo caso è necessario operare come segue:

1. Chiudere la posizione contributiva attuale impostando la data fine corretta
2. Duplicare la posizione contributiva anteriore inserendo le nuove date di validità (le stesse devono essere sempre consequenziali) e inserendo come Progressivo Periodo il valore 2.

Se la variazione è solo da impiegato a operaio (o viceversa) è sufficiente variare i seguenti campi:

1. 1. Pag. 1 – Inquadramento contributi: l’ultimo numero inserito nell’inquadramento contributi fa riferimento alla qualifica: 1 se operaio,  2 se impiegato. Esempio: posizione contributiva “INPS.01.34a.1” se operaio, “INPS.01.34a.2” se impiegato
   2. Pag. 2 – Sigla ctr. q.B DM/10 Inps: Esempio “1210” se operaio, “2210” se impiegato o “1000” se operaio, “2000” se impiegato.
   3. Pag. 2 – Qualifica: operaio o impiegato.

Se varia anche la posizione aziendale, oltre ai tre campi elencati in precedenza sarà necessario variare:

1. 1. Pag. 1 – Posizione azienda
   2. Inquadramento contributi: in questo caso non varierà solo l’ultimo numero (indicativo della qualifica), ma anche gli altri suffissi che fanno riferimento alla posizione aziendale.

L’elenco beneficiari da allegare alla domanda di CIG può essere prodotto dall’applicativo attraverso la funzionalità raggiungibile dal seguente percorso: “Pratiche” – “Eventi” -“Domande Integrazione Salariale” “Allegato domanda CIGO (ante COVID-19): elenco beneficiari”. Dalla maschera di selezione vanno compilati i seguenti parametri:

• Azienda richiedente
• Eventuali unità operative: in questo caso va spuntata l’opzione “Elenco dipendenti per Unità Produttiva (su richiesta Inps)
• Anno/mese/settimana in cui si verifica l’evento

Al termine dell’elaborazione verrà prodotto un file excel da allegare alla domanda di CIG.

Per la pubblicazione di un cedolino in ufficio web bisogna:

1. Aprire la maschera di gestione “Cedolini”
2. Selezionare l’operazione “Pubblica stampe in Uff. Web”
3. Selezionare i cedolini dei dipendenti da pubblicare
4. Premere il pulsante “Ok” per completare l’operazione

Nel caso in cui un dipendente richieda esplicitamente che non gli venga trattenuto il secondo acconto Irpef calcolato in sede di assistenza fiscale, è necessario modificare l’archivio all’interno del software paghe prima dell’elaborazione dei cedolini (ottobre o novembre a seconda del momento del pagamento).

In “Archivi – Dipendenti – Dati Assistenza Fiscale – Archivio dati assistenza fiscale“, modificare in pagina 1 i campi “Esito conguaglio 2 acc. Dic.” e, se presente “Esito conguaglio 2 acc. Con.” inserendo il valore “A – Richiesta di minore secondo o unico acconto“. In pagina 2, cancellare il valore del secondo acconto dichiarante e, se presente, anche quello del coniuge (se richiesto, è possibile anche inserire un importo minore). Procedere successivamente alla preparazione e al calcolo del cedolino.

Nel caso in cui un dipendente cessato in corso d’anno richieda la certificazione unica provvisoria, è possibile predisporre una stampa contenente i dati principali, utili ad un eventuale conguaglio fiscale o elaborare la stessa avvalendosi del software CU utilizzato per certificare i redditi dell’anno precedente.

In entrambi i casi si deve, come prima operazione, predisporre l’archivio nel software paghe in “Annuali – Modello CU – Preparazione modello CU” selezionando l’anno corrente.

La stampa dei dati è disponibile in “Annuali – Modello CU – Stampa prospetto dati CU provvisorio“.

Se invece si necessita dei dati esposti nel formato CU, si deve accedere al software Certificazione Unica e variare l’anno della certificazione da elaborare selezionando dal menù principale “Gestione Anno Redditi“. Dopo aver attivato il flag “Abilita gestione CU provvisoria“, impostare come Anno Dati l’anno corrente. E’ ora possibile importare la CU provvisoria elaborata (dal menù principale “Importa dichiarazioni“).

Il mese corrente permette all’utente di visualizzare, nella maschera di elaborazione dei cedolini, il mese corrente configurato. La stessa impostazione viene richiamata come parametro di default per alcune stampe e per la preparazione di telematici o denunce varie.

L’impostazione del mese corrente può essere modificata dal percorso “Archivi” – “Ufficio/Soggetto responsabile” – “Anagrafica Ufficio”. Il parametro è impostato in pag. 5 dell’anagrafica Ufficio ed è composto dall’anno e mese corrente.

Il valore del mese può essere variato dopo fase di chiusura e storicizzazione del mese precedente.  L’anno, in modo analogo, potrà essere incrementato dopo le operazioni di cambio anno.

Nel caso di continuazione o ricadute di un evento di malattia già in essere, la pratica all’interno del software paghe dovrà essere modificata a seconda della gestione:

1. Import dei certificati telematici: nel caso di acquisizione dei telematici INPS, la procedura riconoscerà, se correttamente compilati dal medico, i flussi di continuazione (tipo “C”) e di ricaduta (tipo “R”), prorogando la data fine dell’ultimo evento di malattia caricato per il dipendente interessato. Il dettaglio dei certificati acquisiti sarà visibile in pagina 7 della pratica stessa.
2. Gestione manuale delle malattia: è necessario selezionare dall’elenco delle malattie del dipendente, la pratica identificativa dell’evento oggetto di continuazione o ricaduta. Se si sta andando ad inserire una continuazione, è sufficiente modificare la data fine evento e ricalcolare la pratica; se invece si tratta di una ricaduta, oltre alla modifica della data fine evento, si dovranno inserire le date di sospensione dell’evento e la tipologia di sospensione in pagina 2.

Per annullare le deleghe F24:

1. Selezionare la voce “Annullamento deleghe F24” dal percorso di menù “Pratiche” –  “Modello F24” – “Utilità F24”.  All’interno della maschera saranno presenti solo le deleghe per cui non è ancora stato effettuato un flusso CBI/ENTRATEL.
2. Per annullare le deleghe sarà sufficiente selezionarle, quindi cliccare “Annulla deleghe”.

ATTENZIONE: se è già stato effettuato un Flusso CBI/ENTRATEL è necessario annullare preventivamente il tale flusso utilizzando la procedura descritta di seguito.

Per annullare un flusso CBI/ENTRATEL:

1. Entrare all’interno dell’archivio Flussi Telematici dal percorso di menù: “Pratiche” – “Modello F24” – “Flussi F24 CBI/Flussi F24 ENTRATEL” – “Archivio Flussi F24 CBI”/”Archivio Flussi F24 Entratel”
2. Selezionare i flussi da revocare utilizzando l’albero di selezione a sinistra
3. Cliccare “Annulla Flusso”

ATTENZIONE: questa operazione è possibile soltanto nel caso in cui non sia ancora stato inviato il flusso alla banca ed acquisito dalla stessa. Al contrario, è necessario revocare il flusso utilizzando la procedura descritta di seguito.

Per revocare un flusso CBI:

1. Selezionare la voce “Creazione revoche flussi CBI” dal percorso di menù “Pratiche” –  “Modello F24” – “Flussi F24 CBI”
2. Inserire il nome del file di revoca e la data
3. Selezionare i flussi per i quali creare la revoca, quindi cliccare “OK”.

 

I file relativi ai 730/4 di assistenza fiscale vengono acquisiti dal seguente percorso di menù: “Annuali” – “Assistenza fiscale” – “Acquisizione risultati assistenza fiscale 730-4”.

Dalla maschera è possibile scegliere il percorso all’interno del quale sono stati salvati i file. Il formato dei file che possono essere acquisiti è .rel. In riferimento alle nuove regole di conguaglio dei risultati da assistenza fiscale in vigore dal 2020, l’attività di acquisizione in paghe da file telematico messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate opera come di seguito descritto.

In base alla data di ricezione del file il sistema ricava il mese in cui è stato inviato il 730/4:

• se tale mese è antecedente a luglio imposta il mese di luglio come inizio dei conguagli (ovvero cedolini riferiti alla mensilità di luglio, luglio pagato in luglio oppure luglio pagato in agosto),
• viceversa per i mesi da luglio in avanti verrà impostato il mese successivo al mese di ricezione ovvero se la data è compresa dal 01/07 al 31/07 il mese impostato sarà 8, e così via per i mesi successivi.

La data di ricezione viene impostata in automatico dal sistema con il giorno in cui si effettua l’import, eventualmente è modificabile dall’utente all’interno dell’archivio dati assistenza fiscale. Per variare il mese di inizio conguaglio è necessario modificare la data di ricezione del file in modo che il sistema operi coerentemente a quanto riportato sopra.

I dati verranno riportatati nell’archivio dati assistenza fiscale del dipendente, raggiungibile dal percorso di menù “Archivio” – “Dipendenti” – “Dati assistenza fiscale” – “Archivio dati assistenza fiscale”.

La nuova adesione sindacale del dipendente deve essere inserita in “Archivi” – “Dipendenti” – “Sindacati”. In questa maschera vanno inseriti le date di inizio/fine adesione e inizio/fine versamento. Sono le date di validità del versamento che comandano sul versamento della trattenuta nel cedolino del dipendente.

Oltre alle date di adesione/versamento è necessario indicare il sindacato a cui aderisce il dipendente.

I campi relativi al cod, contratto RS, flag RSU, flag RSA devono essere compilati solo nel caso di gestione delle rappresentanze sindacali per cui si rimanda all’apposito documento.

Nel caso in cui il dipendente sia già iscritto ad un sindacato e abbia semplicemente aderito ad un’altra rappresentanza, è necessario chiudere il periodo di validità (sia versamento che adesione) del vecchio sindacato e inserire il nuovo sindacato come sopra descritto, aumentando il valore del campo “Prog. Periodo”.

Se il dipendente si è iscritto ad un Sindacato “nuovo”, non presente nella tendina del campo “Sindacato”, è necessario inserire preventivamente lo stesso in “Archivi” – “Altri soggetti” – “Sindacati” compilando i campi richiesti. A pagina 2 del suddetto archivio vengono impostate le voci di trattenuta sindacale e configurata l’operatività delle stesse nei cedolini aggiuntivi, come più ampiamente descritto nell’apposito documento.

In caso di rinnovo del CCNL di categoria, gli eventuali aumenti degli elementi retributivi possono essere gestiti in “Tabelle” – “Contrattuali” – “Elementi retributivi per livello”. In questa maschera sono presenti tutti gli elementi retributivi previsti dal CCNL gestiti per livello (es. Paga Base).

Per modificare gli importi dell’elemento retributivo è necessario selezionare nell’albero a sinistra della schermata il singolo elemento per livello, quindi modifico la data fine di validità dell’importo già in essere, quindi inserisco un nuovo progressivo con il nuovo importo e le nuove date di validità dello stesso.

Nel caso in cui le variazioni degli elementi retributivi siano già state determinate dal CCNL per più periodi, le stesse possono già essere inserite aumentando il progressivo e inserendo le date corrette di validità. L’inserimento degli importi per periodi futuri può essere utile anche per l’elaborazione del budget, che in tal caso terrà conto degli importi inseriti in questa tabella senza la necessità di operare attraverso gli elementi previsionali.

 

La tipologia di addizionale regionale può essere impostata a pagina 8 dell’inquadramento del dipendente una delle tipologie di agevolazione previste nel capo “Tipo di Addizionale Regionale”.

L’aliquota agevolata opererà sono in sede di conguaglio per la determinazione delle rate da trattenere nell’anno successivo o, in caso di cessazione, per la determinazione del residuo non ancora trattenuto.

Il controllo capienza, quindi l’erogazione dei crediti da assistenza fiscale fino al raggiungimento delle ritenute fiscali del mese senza alcun anticipo da parte dell’azienda, è attivabile inserendo la proprietà libera AP_IRPEF_CompConCapienza a livello generale con valore 1.

La proprietà opera in fase di calcolo dei cedolini o, successivamente, lanciando la procedura “Rimborso Irpef” dal centro di controllo dei cedolini.

Le tabelle ANF di riferimento dell’anno sono valide a partire da luglio (es. 2018) fino a giugno dell’anno successivo. Nel mese di giugno dell’anno di riferimento (es. 2018) gli importi saranno quelli previsti dalle tabelle ANF dell’anno precedente (es. 2017).

La prima operazione da fare è verificare che siano presenti le tabelle ANF aggiornate presenti in “Tabelle” – “Previdenziali/Assistenziali” – “INPS” – “Assegni nucleo Familiare”. Le tabelle vengono normalmente portate avanti col cambio anno e aggiornate con una revisione paghe del mese di giugno.

Se le tabelle sono già aggiornate ma nell’inquadramento del dipendente l’importo calcolato è ancora quello dell’anno precedente è perchè, nonostante il  mese in corso sia luglio, non è ancora stato aggiornato il mese corrente in “Archivi” – “Ufficio/Soggetto Responsabile” – “Anagrafica Ufficio” – pag. 5.

Nel cedolino del mese di luglio, il calcolo dell’importo degli ANF sarà comunque quello aggiornato anche se non è stato modificato il mese corrente.

Il file del casellario dei pensionati (Flusso art. 8) è necessario a valorizzare l’archivio “Dati pensionistici annuali” raggiungibile dal percorso “Archivi” – “Pensionati” – “Dati pensionistici annuali“.

Il file scaricato dal casellario dei pensionati deve essere scompattato, quindi acquisito nel programma paghe da “Archivi” – “Pensionati” – “Acquisizione risposte Casellario pensioni” come segue:

1. Ricercare il file all’interno del percorso in cui è stato salvato;
2. Valorizzare l’anno del file
3. Valorizzare l’anno destinazione
4. Selezionare l’opzione “File telematico art. 8” nel campo “Tipo file da acquisire”. Se viene acquisito il file .txt, selezionare l’opzione “Stampa generata dal software INPS”.
5. Cliccare il bottone “Acquisisci”

ATTENZIONE: se non vengono acquisiti dati all’interno dell’archivio “dati pensionistici annuali” e l’importazione non dà alcun avviso di errore, è possibile che sia variato il formato della stampa INPS. In questo caso contattare l’assistenza.

Per variare la residenza di un dipendente è necessario accedere all’anagrafica del dipendente e modificare i dati in pagina 2, avendo cura di compilare anche il campo “Data variazione residenza“. Le eventuali variazioni del codice comune (pag. 8 Inquadramento del dipendente) verranno così gestite:

1. Se c’è una data di variazione e l’anno indicato nella data è antecedente al periodo che sto elaborando il comune AC (anno corrente) dell’inquadramento viene allineato al comune di residenza presente in anagrafica;
2. Lo stesso allineamento viene effettuato se stiamo elaborando il mese di gennaio e la data di variazione è il primo gennaio dell’anno in elaborazione;
3. Nel caso in cui, invece, non sia presente alcuna data di variazione della residenza, il comune anno corrente sarà sempre allineato al comune anno precedente.
4. Se c’è una data di variazione e la data è riferita all’anno del periodo che sto elaborando il comune AC (anno corrente) dell’inquadramento verrà allineato al comune di residenza presente in anagrafica in fase di cambio anno.

Se nella pratica viene inserito  un ricovero ospedaliero relativo al mese precedente a quello di liquidazione, quindi a quello indicato nel campo “Mese cedo. corr.” in pag. 1 della pratica, il mese precedente non verrà ricalcolato.

Se si desidera conguagliare l’evento anche per il mese precedente a quello di elaborazione è necessario modificare la configurazione presente in “Tabelle” – “Contrattuali” – “Retribuzioni indennizzate (mal./mat./…) selezionando la tabella di malattia relativa al contratto utilizzato nella pratica. A pag. 4 valorizzare il campo “Non conguaglia l’evento” a 0 (“Conguaglia sempre l’evento ricalcolando le giornate”).

In questo modo, ricalcolando la pratica di malattia, il ricovero ospedaliero sarà considerato anche nel mese precedente a quello di liquidazione.

Quando nella pratica di malattia non ci sono stati ricoveri ospedalieri (caricati in pag. 2 della pratica), nel “Dettaglio giorni”, in corrispondenza della colonna “OSP” verrà indicata la lettera “N”.

Nel caso in cui ci siano ricoveri ospedalieri, questi possono venire indicati in due modi:

• “O“: sta ad indicare il ricovero ospedaliero in cui non viene operata la riduzione, per effetto delle configurazioni presenti in “Tabelle” – “Previdenziali/assistenziali” – “Retribuzioni indennizzate (mal/mat/…);
• “R“: sta ad indicare il ricovero ospedaliero in cui viene operata la riduzione (impostata nelle tabelle descritte nel punto precedente.

Se un dipendente comunica di non voler usufruire del credito d’imposta degli 80 euro, stabiliti dal DL. 66/2014 e delle detrazioni da lavoro dipendente, si procede come segue:

• • Per il Bonus –  Attivare una proprietà libera a livello dipendente: Archivi – Dipendenti – Proprietà libere. Cliccare nuova e impostare la proprietà libera AP_IRPEF_DL66_NoBeneficio_2019 e valorizzarla con valore “1”. Salvare al termine dell’inserimento.

• Per le detrazioni da lavoro dipendente – Archivi – Dipendenti – Inquadramento – Pag. 7, impostare il campo “Opzioni detraz./deduzioni” con valore 1 “non attribuisce le detrazioni per lavoro dipendente”. Salvare le modifiche.

Per configurare correttamente le trattenute sindacali sui cedolini ordinari e sui cedolini delle mensilità aggiuntive (calcolate con cedolini unici o con cedolini separati), si consiglia di leggere le istruzioni per la configurazione delle trattenute sindacali cliccando questo link.

Quando la pratica creata dall’utente nell’applicativo paghe (malattia, infortunio, cig, …) non viene valorizzata a seguito della preparazione della stessa, è necessario verificare che:

1. La tabella delle retribuzioni indennizzate sia agganciata al contratto applicato al dipendente (Tabelle – Contrattuali – Retribuzioni indennizzate).
2. La tabella delle retribuzioni indennizzate sia agganciata al singolo dipendente (Archivi – Dipendenti – Retribuzioni indennizzate).

Per aderire ad un Fondo interprofessionale (es. Foragri), è sufficiente inserire il codice di adesione dell’ente (normalmente indicato dallo stesso) all’interno del DM10 aziendale. Procedere come segue:

• Pratiche – Denunce/versamenti – Inps – Archivio DM10
• A pag. 2 della maschera, nel quadro B, va indicato il codice del fondo seguito dal numero dei dipendenti.

Se l’azienda è già iscritta ad altri fondi interprofessionali, contestualmente all’adesione dovrà essere fatta la revoca. Questa avviene inserendo il codice REVO nell’archivio DM10 in corrispondenza della colonna “codice” e valorizzando con 1 in corrispondenza della colonna “dip”, prima dell’inserimento del codice di adesione al fondo.

Il Bonus Renzi può spettare anche ad un dipendente che ha un reddito inferiore a 8.000 solo nel caso in cui per questo dipendente l’imposta lorda sia maggiore delle detrazioni da lavoro dipendente. Il D.L. 66/2014 non parla infatti di reddito minimo al di sotto del quale il credito d’imposta non può venire riconosciuto.

La normativa riporta testualmente: “Qualora l’imposta lorda determinata sui redditi di cui agli articoli 49, con esclusione di quelli indicati nel comma 2, lettera a), e 50, comma 1, lettere a), b), c), c-bis), d), h-bis) e l), sia di importo superiore a quello della detrazione spettante ai sensi del comma 1, e’ riconosciuto un credito, che non concorre alla formazione del reddito, di importo pari:

1. a 960 euro, se il reddito complessivo non e’ superiore a 24.000 euro;
2. a 960 euro, se il reddito complessivo e’ superiore a 24.000 euro ma non a 26.000 euro. Il credito spetta per la parte corrispondente al rapporto tra l’importo di 26.000 euro, diminuito del reddito complessivo, e l’importo di 2.000 euro.”

La procedura paghe riconosce sempre il Bonus al dipendente (con reddito inferiore a 26.000 euro) qualora l’importo dell’imposta lorda determinata sui redditi sia superiori alle detrazioni spettanti.

Ci sono diverse stampe relative ai dipendenti accessibili dal menù:

• Archivi -> Stampe e utilità dipendente -> Altre Stampe

Le timbrature della giornata in corso, verranno visualizzate nel cartellino solo dopo il calcolo notturno.
In alternativa, bisogna eseguire il calcolo manualmente.
Questo processo serve a garantire che il processo di calcolo, interpreti correttamente tutte le timbrature della giornata per rilasciare le causali correttamente.
E’ possibile vedere le timbrature nella sezione “Presenti/Assenti” oppure in Ufficio Web nella pagina timbrature.

E’ sufficiente andare in “Archivi”-> “Gestione Anomalie dei Cartellini”, seleziona l’anomalie interessata e impostare la voce “Pubblica in Ufficio Web” in “Non Pubblicare”.

Se la data di cessazione viene valorizzata tempestivamente (prima della generazione del cartellino del mese successivo alla data di licenziamento) non è necessario fare alcun intervento perchè l’applicativo gestisce già questa casistica.

Nel caso in cui la data di cessazione venga inserita il mese successivo alla data di licenziamento, il software presenze genera il nuovo cartellino. Dopo aver inserito la data cessazione corretta, sarà sufficiente eliminare il cartellino. 

Vedi articolo relativo : https://kb.hunext.com/knowledge-base/accedere-al-cartellino/

 

Per rendere disponibile una causale in fase di timbratura da App o da Ufficio Web, è sufficiente impostare a SI la voce “Causale da terminalino” nel softwa Presenze. Tale voce è disponibile nella Causale (Tabell->Presenze->Causali) che si desidera pubblicare o rimuovere, nella Pag 1 sezione “Classificazione e calcolo”.

N.B. Porre molta attenzione alla rimozione delle causali in base alle logiche di calcolo del cartellino.

E’ sufficiente creare una Giustificazione Pianificata indicando nel codice del dipendente il valore “0”.
Al successivo calcolo (è necessario il calcolo del cartellino), verrà generata la causale per tutti i dipendenti.
La causale verrà generata se la giornata non è bloccata con il lucchetto.

L’associazione del codice del badge è molto importante.
Verificare da “Archivi” – “Dipendenti” – “Badge” che

• Il codice badge sia corretto
• Le date di validità comprendano le giornate “anomale”
• Il badge sia valido

Se tutte le informazioni sono corrette verificare che i limiti delle timbrature impostati a livello di orario di lavoro nelle giornate interessate non siano troppo restrittivi.

Dalla maschera di modifica timbrature sono presenti nel lato destro dei pulsanti che permettono di cancellare/ripristinare/vedere dettagli.
Nel caso in cui si volesse ripristinare la timbratura originale è sufficiente premere il tasto “Croce Verde” all’altezza della timbratura interessata.
Nel caso in cui le timbrature siano state soppresse, cliccare su “Mostra timbrature soppresse” in basso a destra per visualizzarle e successivamente premere il tasto croce verde per ripristinare lo stato Originale.

Quando un dipendente smarrisce un badge è importantissimo che tale informazione sia inserita tempestivamente in procedura.
Impostare la data di fine validità del badge in Archivi – Dipendenti – Badge oppure, in caso di possibile ritrovamento, la flag validità a 0.
Nel caso in cui queste modifiche non siano fatte tempestivamente, si rischia, nel caso in cui il badge venga ritrovato, restituito e dato a un altro dipendente ad esempio, di far associare alla procedura timbrature di un dipendente al vecchio proprietario del badge.

In procedura è possibile organizzare i dipendenti utilizzando dei raggruppamenti logici e contabili
Per definirli è necessario prima crearli a livello azienda da “Archivi” – “Raggruppamenti logici” – “Raggruppamenti azienda” e poi associare le varie tipologie di raggruppamento ai dipendenti in “Archivi” – “Raggruppamenti logici” – “Raggruppamenti dipendente“.
Una volta definiti, è possibile utilizzarli come filtro o raggruppamento dalle maschere di stampa in procedura.

Verificare che le seguenti informazioni siano presenti:

• Flag Attivo = S in Archivi – Dipendenti – Anagrafica
• Tipo Elab< 24 in Pag2 di Archivi – Dipendenti – Inquadramento
• Data Assunzione in Pag2 di Archivi – Dipendenti – Inquadramento
• Ciclo orario associato e valido in Archivi – Dipendenti – Orario di lavoro

La Data del Santo patrono è configurabile a livello aziendale o a livello di dipendente.
Per configurare una data a livello aziendale compilare il campo Data Santo Patrono presente in Pag2 del menu “Archivi” – “Aziende” – “Inquadramento Filiali/Cantieri“.
Per configurare una data a livello di dipendente compilare il campo Data Santo Patrono presente in Pag2 del menu “Archivi” – “Dipendenti” – “Inquadramentoi“.

Per inserire un nuovo dipendente dipendente vi sono due modi:

• Creare dei nuovi record tramite il pulsante “Nuova” nei menu:
  • “Archivi” – “Dipendenti” – “Anagrafica“
  • “Archivi” – “Dipendenti” – “Inquadramento“
  • “Archivi” – “Dipendenti” – “Rapporto di lavoro“
  • “Archivi” – “Dipendenti” – “Orario di lavoro“
  • “Archivi” – “Dipendenti” – “Badge“
• Partire da una copia dell’anagrafica di un dipendente già esistente.Utilizzare l’utilita` Cancella/Duplica Azienda/dipendenti presente nel menu Utilita` (per l’utilizzo consultare l’ HowTo di riferimento)

Per cessare un dipendente in Presenze è necessario:

• Chiudere la validita` del badge inserendo la “Data Fine” in “Archivi” – “Dipendenti” – “Badge”
• Chiudere la validita` dell’orario di lavoro inserendo la “Data Fine” in “Archivi” – “Dipendenti” – “Orario di lavoro”
• In “Archivi” – “Dipendenti” – “Inquadramento” modificare il campo Tipo Elab. in Pag1 e inserire la Data Cessazione in Pag2 ed eventualmente specificarne anche il motivo

Se un dato è stato inserito in Risorse Umane e non viene visualizzato in Ufficio Web è possibile che questo non sia ancora stato sincronizzato. La sincronizzazione può essere:

1. Automatica: viene impostata da Hunext e opera ogni notte in modo da mantenere i dati sempre sincronizzati. Verifica con il reparto assistenza se la sincronizzazione automatica è attiva!
2. Manuale: viene eseguita manualmente dall’utente dal programma Risorse Umane. Il percorso per sincronizzare i dati in Ufficio Web è: “Applicazioni” – “Ufficio Web” – “Centro di controllo”. All’interno della scheda “Generali” è possibile sincronizzare le anagrafiche, luoghi di lavoro e allegati. All’interno della scheda “Risorse Umane”, più specifica, è possibile sincronizzare i seguenti dati:
   • DPI
   • Formazione (nuovi corsi creati a livello azienda. Da eseguire sempre con “Formazione dipendenti”)
   • Formazione dipendenti 
   • Idoneità
   • Mansioni
   • Rischi
   • Attrezzature
   • Ruoli
   • Attività
   • Visite mediche
   • Documenti e patenti
   • Competenze

Il flag “attrezzatura condivisa” viene utilizzato per indicare che l’attrezzatura può essere utilizzata (e quindi prenotabile) da tutto il personale, anche se non è stata assegnata a nessuno dei dipendenti in particolare o non è stata assegnata a nessuna mansione. 

Il flag “attrezzatura prenotabile” invece identifica un’attrezzatura che può essere prenotata dal personale. Il flag non è di per sé sufficiente a rendere prenotabile un’automezzo/attrezzatura. Perchè sia prenotabile l’attrezzature deve essere:

• o condivisa tra tutto il personale (flag “attrezzatura condivisa”): in questo caso può essere prenotata da tutti
• o associata ad una mansione: in questo caso può essere prenotata solo dai dipendenti associati a quella mansione
• o associata ad un dipendente: in questo caso può essere prenotata solo dai dipendenti a cui è associata l’attrezzatura/automezzo

Inoltre affinchè possa essere prenotabile, l’attrezzatura deve essere anche pubblicata in Ufficio Web,  spuntando la voce apposita. 

L’utilizzo di alcune attrezzature richiedono che il dipendente sia stato preventivamente formato e istruito, ossia che sia in possesso di apposito patentino o abilitazione.

Nel programma risorse umane questa verifica viene fatta attraverso la configurazione delle abilitazioni. Le abilitazioni sono delle mansioni che possono generare da formazione, ossia all’evasione del corso di formazione configurato viene generata l’abilitazione in capo al dipendente.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione della formazione nell’abilitazione si rimanda all’apposito documento o al manuale della formazione o del mansionario.

A questa abilitazione possono essere associate le categorie di attrezzature a cui l’abilitazione corrisponde (ad. esempio la categoria delle motoseghe collegata all’abilitazione motosega).

In fase di associazione delle attrezzature al personale, la maschera di associazione propone la spunta “visualizza solo le risorse associate alla mansione/attività del dipendente selezionato”. In questo modo verrà proposta solo la lista di attrezzature a cui il dipendente è abilitato sulla base delle configurazioni sopra riportate. Per la configurazione della attrezzature alle mansioni e per la gestione delle attrezzature si rimanda all’apposito documento.

Di seguito un esempio:

La funzionalità è valida solo per utenti che hanno la licenza di Ufficio Web attiva. L’invio delle mail avviene dalla maschera di gestione dell’Agenda visite mediche (percorso disponibile dal menù “Sicurezza” – “Sorveglianza sanitaria” – “Gestione agenda visite mediche/vaccinazioni)  una volta che sono stati associati i dipendenti al calendario di visite della giornata. La mail può essere inviata ad alcuni o tutti i dipendenti selezionando gli stessi e cliccando “Invia mail”. Se per un dipendente esistono più tipologie di visite mediche nella stessa giornata, riceverà un’unica mail cumulativa di tutte le visite programmate. L’invio della mail di convocazione alla visita medica non è da confondere, ove configurate, con le mail di promemoria della visita stessa. Per ulteriori informazioni sulle mail di promemoria della visita medica si rimanda all’apposito documento. L’invio della mail sincronizza automaticamente le visite programmate in Ufficio Web.

La funzionalità è valida solo per utenti che hanno la licenza di Ufficio Web attiva.

L’invio delle mail avviene dalla maschera dell’edizione formativa programmata all’interno della scheda “Partecipanti” una volta che sono stati associati i dipendenti. La mail può essere inviata solo ad alcuni dipendenti cliccando l’icona della lettera in corrispondenza del nome, oppure a tutti i partecipanti cliccando il link “Invia mail a partecipanti”.

L’invio della mail di convocazione al corso di formazione non è da confondere, ove configurato, con le mail di promemoria del corso stesso. Per ulteriori informazioni sulle mail di promemoria dei corsi di formazione si rimanda all’apposito documento.

L’invio della mail sincronizza automaticamente il corso di formazione in Ufficio Web.

Per quanto riguarda gli adempimenti connessi all’uso dell’applicativo Risorse Umane, quando viene assunto un nuovo dipendente è necessario:

1. Associarlo alla mansione in ambito Organizzazione e Coordinamento aziendali (per generare tutte le scadenze delle varie entità eventualmente collegate: formazione, visite mediche, dpi, attrezzature, rischi, …)
2. Se sono previste mansioni distinte per l’ambito “Sorveglianza Sanitaria“, associare il dipendente anche a questo tipo di mansione (per generare le scadenze relative alla sorveglianza sanitaria)
3. Generare le scadenze da “Utilità” – “Generazione scadenze“
4. Verificare le scadenze proposte dal programma.

E’ possibile creare un evento formativo per più aziende gestite dallo stesso applicativo. In particolare, nella scheda dell’evento formativo è sufficiente inserire l’azienda ritenuta “organizzatrice” e associare dipendenti di altre aziende dello stesso gruppo.

Naturalmente, in fase di gestione degli eventi formativi, all’interno della corrispondente maschera (“Gestione eventi formativi”), il corso multiazienda sarà visualizzabile solo tra l’elenco di eventi formativi dell’azienda stessa, anche se questo coinvolge dipendenti di un’altra azienda.

La gestione dell corso multiazienda non è difforme dalla normale gestione di un evento formativo aziendale.

Le scadenze di un corso di formazione si generano solo nel caso in cui il corso sia obbligatorio e per questo venga definita una periodicità. Inoltre la formazione deve essere associata alle mansioni e/o alle attività per definire i dipendenti tenuti allo svolgimento del corso.

Di seguito un vademecum delle operazioni da eseguire per la corretta generazione delle scadenze:

1. Verificare che il Corso di formazione sia stato associato ad una mansione;
2. Se non è stato associato ad una mansione, verificare che questo sia stato associato almeno ad una attività;
3. Verificare che il Corso di formazione rientri nella tipologia di Formazione obbligatoria;
4. Verificare che sia stata impostata una frequenza al corso. I campi del punto 3 e del punto 4 vengono impostati facendo doppio click sul corso di formazione, all’interno della maschera di associazione alla mansione;
5. Verificare che alla mansione/attività siano stati associati i dipendenti;
6. Verificare, nell’associare il dipendente alla mansione, che la data di inizio mansione sia corretta. Se non viene modificata, il sistema imposta la data del giorno in cui viene effettuata la mansione;
7. Verificare, che l’eventuale corso propedeutico sia stato evaso (nel caso in cui siano state create delle propedeuticità tra i corsi);
8. Verificare che siano state generate le scadenze, mediante l’utilità “Generazione scadenze“.

Se al termine di questi passaggi non viene generata la scadenza, contattare l’assistenza.

L’idoneità sanitaria rappresenta il giudizio del medico del lavoro alla possibilità di svolgere o meno una determinata mansione, a seguito di adeguata sorveglianza sanitaria.

Affinché l’idoneità possa essere correttamente generata, è necessario che alla data di evasione della visita medica (ossia la data in cui viene generata l’idoneità) il dipendente abbia una mansione già attiva. Infatti, se il giudizio di idoneità è preventivo alla data di inizio mansione, questa verrà generata ma non sarà associata alla mansione. In questo caso le operazioni da effettuare sono le seguenti:

1. Eliminare, dalla finestra di Gestione delle Idoneità, l’idoneità non correttamente creata
2. Modificare la data di inizio mansione, allineandola con la data di evasione della visita medica o viceversa
3. Ri-evadere la stessa visita medica, aggiornando le idoneità collegate. In questo caso non è necessario impostare il flag su “Aggiorna scadenze visite mediche” in quanto già preventivamente aggiornate;
4. Impostare la valutazione dell’idoneità creata e premere “Aggiorna” dalla finestra di Gestione Idoneità.

L’applicativo consente di registrare un dipendente che era stato convocato ad un corso formativo come non frequentante. Questo risponde all’esigenza dell’azienda di mantenere traccia delle convocazioni effettuate.

Se uno dei partecipanti non ha partecipato al corso, va comunque seguito lo stesso percorso di registrazione che viene effettuato per i dipendenti frequentanti, ma il campo “Imposta il campo frequentato di tutti i record selezionati” deve essere impostato a “NO”.

Più precisamente:

• prima devono essere selezionati i dipendenti frequentanti, impostando i campi sottostanti, e in particolare, il campo della frequenza a “SI”
• successivamente devono essere selezionati i dipendenti non frequentanti, impostando comunque tutti i campi sottostanti come di prassi, ma aggiornando il campo della frequenza a “NO”.

Una volta avvenuta la registrazione, per questi ultimi dipendenti si genererà nuovamente la scadenza dell’obbligo formativo che non risulta essere stato evaso.

Per riprofilare un dipendente bisogna seguire il percorso: Utilità –> Processo di riprofilazione. Per tale processo si veda Profilazione e Riprofilazione.

Il processo non è avvenuto con successo quando, cliccando nuovamente il tasto “Analizza” dopo aver già eseguito la riprofilazione, il nome del dipendente ricompare nella lista dei soggetti da riprofilare.

Questo può succedere quando nel nuovo ID del dipendente sono già state inserite manualmente le stesse visite mediche o corsi di formazioni svolti in passato.

Perchè la riprofilazione avvenga con successo, è importante che il nuovo profilo del dipendente non contenga dati già esistenti nell’ ID corrispondente al vecchio rapporto di lavoro (dalla quale vengono trasferiti i dati dello storico).

Per poter visualizzare tutte le edizioni create per ogni corso formativo bisogna accedere al centro di controllo delle edizioni da:

• Moduli –> Formazione –> Gestione delle edizioni
• Dalla tool bar, cliccando il tasto “Formazione”

Dall’interfaccia della gestione delle edizioni, selezionare l’azienda, l’area formativa e il tipo di corso. All’interno di quest’ultimo flag è possibile, con un doppio click, effettuare una ricerca per parole chiave, al fine poter individuare il corso più agevolmente.

Eliminando la spunta da “Solo edizioni iniziate nel periodo”, sarà possibile visualizzare tutte le edizioni create per il corso selezionato.

I dipendenti licenziati vengono visualizzato dal responsabile per un mese oltre la data di licenziamento.
Questo per consentire di autorizzare eventuali elementi in sospeso durante l’ultimo mese in cui il dipendente era in forza.

Per visualizzare i documenti delle posizioni precedenti, è necessario selezionare la posizione precedente accedendo al menu Strumenti.

Per estrarre gli indirizzi Web degli utenti registrati in Ufficio Web è sufficiente accedere con l’utente Admin, andare nella sezione: “Sicurezza -> Utenti Interni” e cliccare su Esporta in Excel.

Il dipendente dal portale Ufficio Web ha la possibilità di comunicare all’Ufficio del personale la variazione della propria residenza.

Per inserire la variazione è necessario accedere alla propria pagina di Ufficio Web, quindi seguire le istruzioni riportate di seguito:

1. Accedere alla pagina “Variazione Residenza” raggiungibile dal percorso “Richieste” – “Variazione Residenza”, quindi cliccare il bottone “Modifica” per apportare le modifiche
2. Indicare il nuovo indirizzo
3. Spuntare la casella di accettazione dei Termini e delle condizioni quindi salvare

Il dipendente riceverà una mail di avvenuta comunicazione all’ufficio del personale della propria variazione di Residenza. Una volta che l’ufficio del personale avrà preso in carico la richiesta, riceverà un’ulteriore mail di presa in carico della variazione stessa.

Dal pulsante “Cronologia” il dipendente ha la possibilità di consultare la data e l’ora delle operazioni eseguite (es. richiesta variazione, completamento variazione, ecc.).

Il dipendente dal portale Ufficio Web ha la possibilità di comunicare all’Ufficio del personale la variazione del proprio codice IBAN.

Per inserire la variazione è necessario accedere alla propria pagina di Ufficio Web, quindi seguire le istruzioni riportate di seguito:

1. Accedere alla pagina “Variazione IBAN” raggiungibile dal percorso “Richieste” – “Variazione IBAN”, quindi cliccare il bottone “Modifica” per apportare le modifiche
2. Indicare il nuovo codice IBAN ed eventuali note (es. data di inizio validità)
3. Spuntare la casella di accettazione dei Termini e delle condizioni quindi salvare

Il dipendente riceverà una mail di avvenuta comunicazione all’ufficio del personale della propria variazione di IBAN. Una volta che l’ufficio del personale avrà preso in carico la richiesta, riceverà un’ulteriore mail di presa in carico della variazione stessa.

Dal pulsante “Cronologia” il dipendente ha la possibilità di consultare la data e l’ora delle operazioni eseguite (es. richiesta variazione, completamento variazione, ecc.).

Le richieste in Ufficio Web vengono considerate se:

• hanno competenza futura anche se non autorizzate;
• hanno competenza passata solo se autorizzate.

Le richieste fatte per i giorni passati finché non vengono autorizzate non verranno conteggiate nei contatori in Ufficio Web.

N.B.

Il dipendente deve avere un orario di lavoro assegnato per il periodo in cui sono richieste le assenze future.

E’ necessario selezionare la posizione per accedere alla sezione LUL/CU attiva in quel rapporto di lavoro.

Una volta selezionata la posizione, sarà possibile visualizzare i documenti.

I dipendenti non in forza, non compaiono di default nella lista dei dipendenti.
E’ necessario cliccare sul Check “Mostra dip. non in forza”.

E’ sufficiente attivare un nuovo codice come indicato nella seguente documentazione:

http://kb.hunext.com/knowledge-base/uw-registrazione-e-pagina-personale/

Si, è possibile acceddere agli applicativi Paghe, Presenze, Risorse Umane erogati in SaaS anche con PC Mac.

E’ sufficiente installare il software Remote Desktop https://apps.apple.com/it/app/microsoft-remote-desktop-10/id1295203466?mt=12

 

Se non dovessero venire valorizzati i campi della sezione “Dati fiscali” dell'”Archivio modello CU” e sono invece presenti gli storici fiscali, verificare che in pagina 6 dell’inquadramento del dipendente non sia valorizzato il flag “Esenzione fiscale” con valore 1. In tal caso, riportare il valore di tale campo a “0” e ripreparare l’archivio CU.

Per inviare delle CU in sostituzione è necessario:

• Apportare le modifiche alle CU da inviare in sostituzione (dall’applicativo CU)
• Compilare, all’interno delle singole CU da modificare:
  • Identificativo dell’invio (composto da 17 cifre) . Il dato è riportato nella ricevuta fornita dall’Agenzia delle Entrate
  • Numero progressivo della Certificazione Unica da sostituire (composto da 6 cifre).
    Il dato è riportato nella ricevuta fornita dall’Agenzia delle Entrate
  • Tipo operazione: S (SOSTITUZIONE)
  • Flag conferma
• Compilare i dati del frontespizio con il flag “sostituzione” indicando il numero delle certificazioni da inviare
• Creare il telematico per le sole CU selezionate

Questo errore può essere dovuto ad un campo del frontespizio errato. Le possibili soluzioni possono essere due:

• il campo “CODICE STATO ESTERO” presente nel Frontespizio del dichiarativo è stato valorizzato con codice “Z000”. Questo codice si riferisce all’Italia e come tale non deve essere inserito all’interno del Frontespizio
• verificare che i campi contenenti i codici fiscali o partite iva non presentino uno spazio dopo i numeri.

In entrambi questi casi, eliminare i caratteri in più, salvare e ricreare il telematico.