Domande e Risposte

Risorse Umane

Se un dato è stato inserito in Risorse Umane e non viene visualizzato in Ufficio Web è possibile che questo non sia ancora stato sincronizzato. La sincronizzazione può essere:

  1. Automatica: viene impostata da Hunext e opera ogni notte in modo da mantenere i dati sempre sincronizzati. Verifica con il reparto assistenza se la sincronizzazione automatica è attiva!
  2. Manuale: viene eseguita manualmente dall’utente dal programma Risorse Umane. Il percorso per sincronizzare i dati in Ufficio Web è: “Applicazioni” – “Ufficio Web” – “Centro di controllo”. All’interno della scheda “Generali” è possibile sincronizzare le anagrafiche, luoghi di lavoro e allegati. All’interno della scheda “Risorse Umane”, più specifica, è possibile sincronizzare i seguenti dati:
    • DPI
    • Formazione (nuovi corsi creati a livello azienda. Da eseguire sempre con “Formazione dipendenti”)
    • Formazione dipendenti 
    • Idoneità
    • Mansioni
    • Rischi
    • Attrezzature
    • Ruoli
    • Attività
    • Visite mediche
    • Documenti e patenti
    • Competenze
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Il flag “attrezzatura condivisa” viene utilizzato per indicare che l’attrezzatura può essere utilizzata (e quindi prenotabile) da tutto il personale, anche se non è stata assegnata a nessuno dei dipendenti in particolare o non è stata assegnata a nessuna mansione. 

Il flag “attrezzatura prenotabile” invece identifica un’attrezzatura che può essere prenotata dal personale. Il flag non è di per sé sufficiente a rendere prenotabile un’automezzo/attrezzatura. Perchè sia prenotabile l’attrezzature deve essere:

  • o condivisa tra tutto il personale (flag “attrezzatura condivisa”): in questo caso può essere prenotata da tutti
  • o associata ad una mansione: in questo caso può essere prenotata solo dai dipendenti associati a quella mansione
  • o associata ad un dipendente: in questo caso può essere prenotata solo dai dipendenti a cui è associata l’attrezzatura/automezzo

Inoltre affinchè possa essere prenotabile, l’attrezzatura deve essere anche pubblicata in Ufficio Web,  spuntando la voce apposita. 

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L’utilizzo di alcune attrezzature richiedono che il dipendente sia stato preventivamente formato e istruito, ossia che sia in possesso di apposito patentino o abilitazione.

Nel programma risorse umane questa verifica viene fatta attraverso la configurazione delle abilitazioni. Le abilitazioni sono delle mansioni che possono generare da formazione, ossia all’evasione del corso di formazione configurato viene generata l’abilitazione in capo al dipendente.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione della formazione nell’abilitazione si rimanda all’apposito documento o al manuale della formazione o del mansionario.

A questa abilitazione possono essere associate le categorie di attrezzature a cui l’abilitazione corrisponde (ad. esempio la categoria delle motoseghe collegata all’abilitazione motosega).

In fase di associazione delle attrezzature al personale, la maschera di associazione propone la spunta “visualizza solo le risorse associate alla mansione/attività del dipendente selezionato”. In questo modo verrà proposta solo la lista di attrezzature a cui il dipendente è abilitato sulla base delle configurazioni sopra riportate. Per la configurazione della attrezzature alle mansioni e per la gestione delle attrezzature si rimanda all’apposito documento.

Di seguito un esempio:

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La funzionalità è valida solo per utenti che hanno la licenza di Ufficio Web attiva. L’invio delle mail avviene dalla maschera di gestione dell’Agenda visite mediche (percorso disponibile dal menù “Sicurezza” – “Sorveglianza sanitaria” – “Gestione agenda visite mediche/vaccinazioni)  una volta che sono stati associati i dipendenti al calendario di visite della giornata. La mail può essere inviata ad alcuni o tutti i dipendenti selezionando gli stessi e cliccando “Invia mail”. Se per un dipendente esistono più tipologie di visite mediche nella stessa giornata, riceverà un’unica mail cumulativa di tutte le visite programmate. L’invio della mail di convocazione alla visita medica non è da confondere, ove configurate, con le mail di promemoria della visita stessa. Per ulteriori informazioni sulle mail di promemoria della visita medica si rimanda all’apposito documento. L’invio della mail sincronizza automaticamente le visite programmate in Ufficio Web.
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La funzionalità è valida solo per utenti che hanno la licenza di Ufficio Web attiva.

L’invio delle mail avviene dalla maschera dell’edizione formativa programmata all’interno della scheda “Partecipanti” una volta che sono stati associati i dipendenti. La mail può essere inviata solo ad alcuni dipendenti cliccando l’icona della lettera in corrispondenza del nome, oppure a tutti i partecipanti cliccando il link “Invia mail a partecipanti”.

L’invio della mail di convocazione al corso di formazione non è da confondere, ove configurato, con le mail di promemoria del corso stesso. Per ulteriori informazioni sulle mail di promemoria dei corsi di formazione si rimanda all’apposito documento.

L’invio della mail sincronizza automaticamente il corso di formazione in Ufficio Web.

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Per quanto riguarda gli adempimenti connessi all’uso dell’applicativo Risorse Umane, quando viene assunto un nuovo dipendente è necessario:

  1. Associarlo alla mansione in ambito Organizzazione e Coordinamento aziendali (per generare tutte le scadenze delle varie entità eventualmente collegate: formazione, visite mediche, dpi, attrezzature, rischi, …)
  2. Se sono previste mansioni distinte per l’ambito “Sorveglianza Sanitaria“, associare il dipendente anche a questo tipo di mansione (per generare le scadenze relative alla sorveglianza sanitaria)
  3. Generare le scadenze da “Utilità” – “Generazione scadenze
  4. Verificare le scadenze proposte dal programma.
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E’ possibile creare un evento formativo per più aziende gestite dallo stesso applicativo. In particolare, nella scheda dell’evento formativo è sufficiente inserire l’azienda ritenuta “organizzatrice” e associare dipendenti di altre aziende dello stesso gruppo.

Naturalmente, in fase di gestione degli eventi formativi, all’interno della corrispondente maschera (“Gestione eventi formativi”), il corso multiazienda sarà visualizzabile solo tra l’elenco di eventi formativi dell’azienda stessa, anche se questo coinvolge dipendenti di un’altra azienda.

La gestione dell corso multiazienda non è difforme dalla normale gestione di un evento formativo aziendale.

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Le scadenze di un corso di formazione si generano solo nel caso in cui il corso sia obbligatorio e per questo venga definita una periodicità. Inoltre la formazione deve essere associata alle mansioni e/o alle attività per definire i dipendenti tenuti allo svolgimento del corso.

Di seguito un vademecum delle operazioni da eseguire per la corretta generazione delle scadenze:

  1. Verificare che il Corso di formazione sia stato associato ad una mansione;
  2. Se non è stato associato ad una mansione, verificare che questo sia stato associato almeno ad una attività;
  3. Verificare che il Corso di formazione rientri nella tipologia di Formazione obbligatoria;
  4. Verificare che sia stata impostata una frequenza al corso. I campi del punto 3 e del punto 4 vengono impostati facendo doppio click sul corso di formazione, all’interno della maschera di associazione alla mansione;
  5. Verificare che alla mansione/attività siano stati associati i dipendenti;
  6. Verificare, nell’associare il dipendente alla mansione, che la data di inizio mansione sia corretta. Se non viene modificata, il sistema imposta la data del giorno in cui viene effettuata la mansione;
  7. Verificare, che l’eventuale corso propedeutico sia stato evaso (nel caso in cui siano state create delle propedeuticità tra i corsi);
  8. Verificare che siano state generate le scadenze, mediante l’utilità “Generazione scadenze“.

Se al termine di questi passaggi non viene generata la scadenza, contattare l’assistenza.

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L’idoneità sanitaria rappresenta il giudizio del medico del lavoro alla possibilità di svolgere o meno una determinata mansione, a seguito di adeguata sorveglianza sanitaria.

Affinché l’idoneità possa essere correttamente generata, è necessario che alla data di evasione della visita medica (ossia la data in cui viene generata l’idoneità) il dipendente abbia una mansione già attiva. Infatti, se il giudizio di idoneità è preventivo alla data di inizio mansione, questa verrà generata ma non sarà associata alla mansione. In questo caso le operazioni da effettuare sono le seguenti:

  1. Eliminare, dalla finestra di Gestione delle Idoneità, l’idoneità non correttamente creata
  2. Modificare la data di inizio mansione, allineandola con la data di evasione della visita medica o viceversa
  3. Ri-evadere la stessa visita medica, aggiornando le idoneità collegate. In questo caso non è necessario impostare il flag su “Aggiorna scadenze visite mediche” in quanto già preventivamente aggiornate;
  4. Impostare la valutazione dell’idoneità creata e premere “Aggiorna” dalla finestra di Gestione Idoneità.
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L’applicativo consente di registrare un dipendente che era stato convocato ad un corso formativo come non frequentante. Questo risponde all’esigenza dell’azienda di mantenere traccia delle convocazioni effettuate.

Se uno dei partecipanti non ha partecipato al corso, va comunque seguito lo stesso percorso di registrazione che viene effettuato per i dipendenti frequentanti, ma il campo “Imposta il campo frequentato di tutti i record selezionati” deve essere impostato a “NO”.

Più precisamente:

  • prima devono essere selezionati i dipendenti frequentanti, impostando i campi sottostanti, e in particolare, il campo della frequenza a “SI”
  • successivamente devono essere selezionati i dipendenti non frequentanti, impostando comunque tutti i campi sottostanti come di prassi, ma aggiornando il campo della frequenza a “NO”.

Una volta avvenuta la registrazione, per questi ultimi dipendenti si genererà nuovamente la scadenza dell’obbligo formativo che non risulta essere stato evaso.

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Per riprofilare un dipendente bisogna seguire il percorso: Utilità –> Processo di riprofilazione. Per tale processo si veda Profilazione e Riprofilazione.

Il processo non è avvenuto con successo quando, cliccando nuovamente il tasto “Analizza” dopo aver già eseguito la riprofilazione, il nome del dipendente ricompare nella lista dei soggetti da riprofilare.

Questo può succedere quando nel nuovo ID del dipendente sono già state inserite manualmente le stesse visite mediche o corsi di formazioni svolti in passato.

Perchè la riprofilazione avvenga con successo, è importante che il nuovo profilo del dipendente non contenga dati già esistenti nell’ ID corrispondente al vecchio rapporto di lavoro (dalla quale vengono trasferiti i dati dello storico).

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Per poter visualizzare tutte le edizioni create per ogni corso formativo bisogna accedere al centro di controllo delle edizioni da:

  • Moduli –> Formazione –> Gestione delle edizioni
  • Dalla tool bar, cliccando il tasto “Formazione”

Dall’interfaccia della gestione delle edizioni, selezionare l’azienda, l’area formativa e il tipo di corso. All’interno di quest’ultimo flag è possibile, con un doppio click, effettuare una ricerca per parole chiave, al fine poter individuare il corso più agevolmente.

Eliminando la spunta da “Solo edizioni iniziate nel periodo”, sarà possibile visualizzare tutte le edizioni create per il corso selezionato.

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