Premessa
La registrazione in contabilità dei costi e dei movimenti finanziari generati dalla gestione del personale può essere automatizzata, consentendo una riduzione dei tempi e riducendo la probabilità del verificarsi di errori umani in questo delicato processo. Ovviamente questa automazione presuppone che il software utilizzato per la gestione contabile dell’azienda sia predisposto all’acquisizione dei dati paghe resi disponibili attraverso un file ascii.
Vediamo ora come configurare l`ambiente paghe in modo tale da ottenere la produzione del file ascii contenente i dati da trasmettere al software che si occupa della gestione contabile.
Flusso generale dei dati paghe
I dati prodotti dei prospetti contabili paghe possono essere esportati in un file ascii per rendere possibile l’acquisizione degli stessi da parte del software che si occupa della gestione contabile.
Per ottenere questa esportazione bisogna:
- Classificare i diversi piani dei conti di destinazione;
- Indicare in ciascuna filiale il codice con il quale viene riconosciuta in contabilità, il codice del piano dei conti utilizzato, l`eventuale codice della divisione associata alla filiale stessa;
- Abilitare ciascun raggruppamento contabile dell`azienda affinchè possa esportare i propri dati;
- Mappare i codici contabili paghe con i codici del piano dei conti di destinazione.
- Eseguire l`esportazione dei dati ogni mese o con diversa periodicità.
Vediamo queste operazioni in dettaglio.
Codifica delle filiali
Affinchè sia possibile l’esportazione dei dati contabili è necessario che l`azienda sia codificata correttamente con i riferimenti all`ambiente di contabilità.
Fer questo bisogna entrare in Archivi – Azienda – Inquadramento Filiali/Cantieri e impostare i seguenti campi:
- Cod. Piano dei Conti: indicare il codice che identifica il piano dei conti utilizzato dalla filiale (o dall’azienda) in contabilità;
- Cod. Ditta in contabilità (obbligatorio): indicare il codice che identifica l’azienda in contabilità;
- Cod. Divisione in contabilità: indicare il codice della divisione (in contabilità) in cui confluiscono i dati contabili paghe della filiale.
Abilitazione dei raggruppamenti contabili
I raggruppamenti contabili Totali di ciascuna filiale vengono esportati automaticamente, sempre che le filiali siano codificate correttamente con i riferimenti all`ambiente di contabilità.
Per esportare dati appartenenti a un raggruppamento contabile diverso dai Totali per filiale, bisogna prima abilitare l`esportazione di quel raggruppamento entrando nella scelta Archivi – Azienda – Raggruppamenti logici e contabili e impostando il campo Esporta al valore 1.
Ventilazione dei codici contabili paghe nei conti contabili
Esiste un’apposita tabella che permette di ventilare i codici contabili paghe nei codici del piano dei conti utilizzato da quella filiale o da quell’azienda.
Questa mappatura viene configurata attrraverso la scelta Tabelle – Generali – Export in contabilità – Ventilazione conti da esportare, nella quale vengono dichiarati i collegamenti.
Questi collegamenti sono gestibili a più livelli, che adesso analizzeremo.
Primo livello
Un conto paghe può essere associato a un conto del piano dei conti in modo tale che abbia validità generale, quindi senza specificare i campi Azienda, Filiale, Raggruppamento contabile e Raggruppamento universale. Questo significa che sarà valido per tutte le aziende che non avranno configurata un’eccezione.
Secondo livello
Un conto paghe può essere associato a un conto del piano dei conti in modo tale che abbia validità per tutte le filiali e i raggruppamenti contabili di una certa azienda: in questo caso basta specificare nel campo Azienda il codice dell’azienda interessata all’eccezione.
Terzo livello
Un conto paghe può essere associato a un conto del piano dei conti in modo tale che abbia validità solo per una delle filiali di una certa azienda: in questo caso bisogna specificare nel campo Azienda il codice dell’azienda e nel campo Filiale/Cantiere il codice della filiale interessata all’eccezione.
Quarto livello
Un conto paghe può essere associato a un conto del piano dei conti in modo tale che abbia validità solo per un raggruppamento contabile di una delle filiali di una certa azienda: in questo caso bisogna specificare nel campo Azienda il codice dell’azienda, nel campo Filiale/Cantiere il codice della filiale e nel campo Ragg. contabile il codice del raggruppamento contabile interessato all’eccezione.
Raggruppamento contabile universale
In alternativa alle eccezioni configurabili mediante i campi Azienda, Filiale/Cantiere e Ragg. contabile è possibile definire delle eccezioni utilizzando il campo Raggruppamento contabile universale.
Un raggruppamento contabile universale è un raggruppamento contabile speciale che può essere associato ai raggruppamenti contabili delle aziende in modo tale da riconoscerli indipendentemente dalla loro codifica.
In pratica, un conto paghe può essere associato a un conto del piano dei conti in modo tale che abbia validità solo per un certo Raggruppamento contabile universale, indipendentemente dall’azienda e dalla filiale di appartenenza.
Ad esempio: se il ragg. Co.Co.Co. dell’azienda 5 ha codice 2, e lo stesso ragg. Co.Co.Co. dell’azienda 7 ha codice 3, è possibile associare entrambi al raggruppamento contabile universale COL (Co.Co.Co.), cosicchè risultino entrambi di tipo Co.Co.Co. Questo permette una semplificazione nel collegamento dei conti paghe ai conti contabili perchè è sufficiente specificare nel campo Ragg. Uni. il codice raggruppamento contabile universale (senza biosogno di specificare l’azienda, la filiale e il ragg. contabile reale) e ottenere un’export dei dati filtrato per quei raggruppamenti contabili aziendali che risultano associati ai raggruppamenti contabili universali.
I raggruppamenti contabili universali sono dati di sistema, e possono essere solo utilizzati, non modificati. La tabella è consultabile alla scelta Tabelle – Generali – Export in contabilità – Raggruppamenti contabili universali.