Il modulo Academy è stato ideato per la gestione della formazione aziendale che passa dalla centralizzazione dell’ufficio del personale ad una gestione che può coinvolgere più utenti. L’Academy è gestita da Ufficio Web e ha diverse funzionalità:
- Visualizzazione dei corsi aziendali programmati da parte dei dipendenti;
- Iscrizione ai corsi da parte dei dipendenti o dei loro responsabili;
- Gestione del registro delle lezioni on-line da parte del docente.
Visualizzazione e iscrizione ai corsi aziendali
All’interno della sezione Academy, situata nell’elenco laterale della pagina web del dipendente, si può accedere alla lista dei corsi aziendali in programma. Le condizioni per la visualizzazione dei corsi all’interno dell’elenco Academy sono:
- Il corso deve essere stato programmato dall’Ufficio del personale attraverso il programma Risorse Umane
- L’Ufficio del personale, nell’inserimento dell’edizione del corso di formazione deve aver spuntato la casella “Academy”, all’interno della maschera dell’edizione stessa. Deve seguire la sincronizzazione della formazione in Ufficio Web.
- Il corso di formazione deve avere una data inizio uguale o maggiore alla data corrente.
Il dipendente ha la possibilità di visualizzare i dettagli del corso ( es.: contenuti, obiettivi, lezioni, docenti, …) cliccando l’icona della lente di ingrandimento. All’interno della pagina di dettaglio del corso è inoltre possibile effettuare l’iscrizione allo stesso semplicemente cliccando il bottone “Iscriviti al corso“.
Una volta effettuata l’iscrizione, questa sarà confermata da un messaggio verde nella parte superiore della pagina e il dipendente riceverà una mail di conferma dell’avvenuta iscrizione.
Allo stesso modo, il dipendente avrà la possibilità di annullare l’iscrizione cliccando il bottone “annulla iscrizione dal corso“. Anche l’annullamento sarà confermato dal messaggio nella pagina e da una mail.
Per poter consultare nuovamente la lista dei corsi, cliccare “Torna all’elenco dei corsi“. Nel caso in cui il dipendente abbia effettuato iscrizioni a dei corsi di formazione, l’elenco di questi corsi sarà consultabile in una lista ad hoc : “Iscrizioni effettuate“. Una volta effettuati, questi corsi non saranno più visibili in questa sezione, ma verranno riportati all’interno dell’area “Formazione“, in cui il dipendente può visualizzare tutti i corsi svolti in azienda e i relativi allegati.
Iscrizione ai corsi da parte del responsabile
Il responsabile ha la possibilità di iscrivere i propri dipendenti ai corsi di formazione e visualizzare gli iscritti.
Per accedere all’Academy, è necessario seguire il percorso di menù: “Risorse Umane” – “Academy“. I corsi che il dipendente può visualizzare sono sia quelli svolti nel passato, sia quelli programmati. Può essere filtrato il periodo di visualizzazione impostando le date (dal/al).
Cliccando l’icona “dettagli” il responsabile, oltre a poter consultare i dettagli del corso, può verificare quali dipendenti a lui sottoposti, sono iscritti al corso.
Il responsabile può iscrivere i propri dipendenti ai corsi cliccando il bottone “gestisci iscrizioni” e selezionando i dipendenti per cui desidera effettuare l’iscrizione. Ai dipendenti e al responsabile verrà inviata una mail di conferma. Per annullare l’iscrizione dei dipendenti ai corsi di formazione, è sufficiente cliccare “gestisci iscrizioni” e togliere la spunta dai dipendenti già iscritti.
Nella schermata principale può essere consultato il totale degli iscritti per ogni corso di formazione, ma nel dettaglio verranno visualizzati solo i dipendenti a lui sottoposti.
A differenza del responsabile, all’HR MANAGER della formazione o, più in generale, all’Ufficio del Personale, è data la possibilità di verificare l’iscrizione, iscrivere e annullare l’iscrizione ai corsi di formazione di tutti i dipendenti.
Docenti e registro online
Come creare un utente “docente”
Il docente può essere interno o esterno all’azienda. Quando un docente è esterno all’azienda, è necessario, per la gestione del registro online, che gli venga attivato un account ad hoc da parte dell’ufficio del personale. Il procedimento per la creazione dell’account è il seguente:
- Collegarsi a Ufficio Web con l’account gestito dall’ufficio del personale
- Seguire il percorso “Responsabili” – “Gestione responsabili”. Dalla pagina dell’elenco responsabili, cliccare “Operazioni”, quindi “Nuovo responsabile”
- Inserire nome e cognome del responsabile e associarlo al docente già creato nel programma Risorse Umane utilizzando la tendina del campo “Docente associato”. Salvare al termine dell’operazione.
La gestione del registro online delle lezioni
Al docente è affidata la gestione del registro delle lezioni. Il docente può accedere lista di corsi di cui è docente, e quindi, al registro online delle lezioni, in modi diversi a seconda che sia un responsabile, un docente o un dipendente:
- Se il docente è un dipendente, nella sezione Academy (illustrata nei paragrafi precedenti), può visualizzare, oltre ai corsi in programma e ai corsi in cui è iscritto, anche i “corsi previsti come docente”.
- Se il docente è un responsabile o è esterno all’azienda, può accedere alla lista “corsi previsti come docente” dal percorso di menù “Risorse Umane” – “Academy”.
Per visualizzare anche i corsi già terminati, spuntare la casella “mostra anche i corsi terminati”.
Utilizzando l’icona della lente, il docente può consultare tutte le lezioni che compongono il corso.
All’interno di ogni lezione è presente la lista dei dipendenti iscritti al corso. La frequenza dei dipendenti deve essere certificata dal docente spuntando la casella in corrispondenza della colonna “Presenze”. La presenza sarà impostata di default con l’orario di Entrata/Uscita prevista dalla lezione.
Nel caso in cui un dipendente non sia presente per tutto il tempo della lezione, l’orario di entrata o uscita del singolo dipendente può essere modificata cliccando all’interno del campo corrispondente. Per ogni dipendente possono essere inserite delle note per giustificare eventuali frequenze parziali.
Cliccare “Salva come bozza” per salvare le modifiche apportate al registro. Lo stato della lezione passerà da “non compilato” a “bozza”.
Cliccare “Salva” per salvare in modo definitivo le modifiche. Lo stato della lezione diventerà “definitivo”. Le presenze non potranno più essere modificate dal docente e i dati saranno pronti per l’importazione da parte dell’ufficio del personale. Quando la lezione è in stato definitivo, solo l’HR Manager o l’Ufficio del personale potranno apportare modifiche.
Lo stato della lezione è visualizzato come “non compilato” quando il docente non ha ancora fatto alcuna operazione sulla lezione.
Sincronizzazione dei dati
La sincronizzazione dei dati della formazione relativamente all’Academy può avvenire automaticamente mediante un processo, impostato da Hunext, che opera normalmente una volta al giorno; oppure manualmente operando attraverso le utility di sincronizzazione dati presenti in Risorse Umane.
Se si considera l’intero processo di formazione, dall’inserimento del corso da parte dell’ufficio del personale, all’aggiornamento dei dati della formazione nella pagina di Ufficio Web del dipendente, i momenti in cui è richiesta la sincronizzazione manuale sono tre:
- Aggiornamento del corso di formazione Academy in Ufficio Web
- Importazione dei registri delle presenze di Ufficio Web in Risorse Umane
- Aggiornamento dati della formazione del dipendente in Ufficio Web
Aggiornamento del corso di formazione Academy in Ufficio Web
Il primo passaggio è quello della sincronizzazione in Ufficio Web del corso di formazione con flag Academy. Quando l’edizione del corso è stata compilata (completa delle singole lezioni), questa può essere sincronizzata dal programma Risorse Umane dal percorso di menù: “Applicazioni” – “Ufficio Web” – scheda “Risorse Umane” cliccando la voce “Aggiorna dati Academy”.
Al termine dell’operazione, all’interno dell’area Academy di Ufficio Web potranno essere visualizzati i corsi programmati.
Importazione dei registri delle presenze di Ufficio Web in Risorse Umane
Quando tutti i registri delle lezioni dei corsi Academy in Ufficio Web sono salvati in modo definitivo, è possibile importare i dati da Ufficio Web a Risorse Umane utilizzando sempre la voce “Aggiorna dati Academy” presente nel programma Risorse Umane.
Attraverso questa importazione, nel programma Risorse Umane i dipendenti risulteranno già registrati al corso sincronizzato e le ore di frequenza verranno valorizzate in base alla partecipazione effettiva del dipendente, risultante dai registri. Lo stato del corso passerà automaticamente da “programmato” a “effettuato”.
Una volta importati i dati da Ufficio Web, i registri delle presenze potranno essere visualizzati in sola lettura e saranno inibite le modifiche. La modifica dei dati potrà avvenire solo dal programma Risorse Umane.
Aggiornamento dati della formazione del dipendente in Ufficio Web
L’ultimo passaggio da eseguire è quello di sincronizzare i dati della formazione svolta dal dipendente in Ufficio Web. Questi dati saranno consultabili nella pagina del dipendente nella sezione “Formazione”.
La sincronizzazione di questi dati deve essere fatta dal programma Risorse Umane dal percorso di menù: “Applicazioni” – “Ufficio Web” – scheda “Risorse Umane” cliccando la voce “Aggiorna dati Formazione”.