Definizioni
Cominciamo col definire alcuni termini utilizzati frequentemente nella procedura di gestione presenze:
- Turno: è l’entità minima, definisce un intervallo di tempo delimitato tra un’entrata e un’uscita.
- Orario: è l’orario di lavoro di una giornata; può essere costituito da uno o più turni oppure, nel caso non vi sia obbligo di timbratura, può definire solo i parametri generali della giornata.
- POT: è un’insieme di possibili orari teorici utilizzato quando il dipendente cambia spesso orario; consente al software di identificare automaticamente l’orario da associare alle timbrature presenti nella giornata. Necessita della presenza delle timbrature.
- Ciclo orario: è un insieme di orari o di POT che si ripetono con una certa periodicità: ogni quattro giorni, ogni settimana, ogni quindici giorni, ecc. Ogni giornata può essere associata ad un orario o ad un POT.
- Profilo orario: con questo termine si definisce la configurazione complessiva associata al dipendente per la gestione del suo orario di lavoro (vedi “Archivi” – “Dipendente” – “Orario di lavoro“);
- Orario flessibile: è un tipo di orario in cui prevale la quantità di tempo lavorato sul momento della giornata in cui il dipendente è presente al lavoro (QUANTO LAVORO).
- Orario rigido: è un tipo di orario in cui è importante solo il momento della giornata in cui il dipendente è presente al lavoro (QUANDO LAVORO).
- Orario rigido elastico: è un orario rigido che può consentire entrate in ritardo, uscite anticipate e uscite dopo l’orario previsto che si compensano tra loro all’interno di limiti prestabiliti.
Gestione della presenza mediante orari strutturati
La gestione della presenza mediante orari strutturati è possibile quando l’orario si ripete in modo costante nel tempo e da esso dipende la presenza del dipendente nel luogo di lavoro.
Un orario strutturato è quindi l’insieme di uno o più turni di lavoro che definiscono il tempo lavorabile in una giornata (orario di lavoro), che a sua volta deve poter far parte di un ciclo di giornate che si ripetono a intervalli di tempo regolari.
Qualora vi fossero differenze quantitative (numero di ore nella giornata) e/o temporali (orari di entrata e/o di uscita) tra le giornate che rappresentano il ciclo di lavoro del dipendente è necessario definire più orari di lavoro componendoli utilizzando i turni a disposizione.
Le seguenti sono, in linea generale, le attività necessarie per configurare un orario strutturato:
- Definire le fasce orarie lavorative con le principali configurazioni di gestione per l’assenza e lo straordinario (“Archivi” – “Orari” – “Turni“);
- Creare tanti orari (rigidi o flessibili a seconda della necessità) quante sono le giornate del ciclo orario che presentato diversità di orario in entrata o in uscita; configurare tutti i parametri relativi alla giornata e associare all’orario appena creato i turni precedentemente definiti (“Archivi” – “Orari” – “Orari di lavoro“);
- Definire un ciclo orario della durata desiderata, quindi associare a ciascun giorno l’orario pertinente oppure un POT (“Archivi” – “Orari” – “Cicli orari“);
- Compilare l’opzione “Tipologia di orario” presente in “Archivi” – “Dipendente” – “Orario di lavoro” indicando il valore “1” (Orario rappresentato dal ciclo orario aziendale referenziato di seguito) e associare il ciclo orario al dipendente.
Gestione del servizio o della presenza mediante orari destrutturati
La gestione della presenza mediante orari destrutturati si rende necessaria per soddifare almeno uno dei seguenti requisiti:
- Il dipendente cambia spesso orario e/o luogo di lavoro in una certa giornata della settimana (caso tipico le cooperative di pulizia)
- L’azienda deve garantire la copertura di un servizio e l’orario del personale è in funzione di questo obiettivo (autoferrotranvieri, strutture ospedaliere, case di riposo, ecc.)
Un orario destrutturato viene definito solo teoricamente come insieme di parametri sulla giornata e sul periodo ma non è direttamente legato ad alcun turno.
La definizione dei turni è legata alle giornate di calendario, ed è a tutti gli effetti non tanto una pianificazione di orari di lavoro quanto una pianificazione delle risorse umane.
L’applicazione consente di pianificare in anticipo i turni di lavoro di ciascun dipendente, indicando il periodo di validità di ciascun turno configurato. A supporto di questa pianificazione vi sono comunque strumeti avanzati che consentono di intervenire sulla stessa o di ridefinirla in tempo reale.
Le seguenti sono, in linea generale, le attività necessarie per configurare un orario destrutturato:
- Definire le fasce orarie lavorative con le principali configurazioni per la gestione di assenza e straordinario (“Archivi” – “Orari” – “Turni“);
- Creare un orario rigido con 0 ore di presenza e configurare i parametri a livello di giornata senza associare all’orario alcun turno (“Archivi” – “Orari” – “Orari di lavoro“);
- Definire un ciclo orario della durata di 7 giorni, quindi associare a ciascun giorno l’orario precedentemente creato (“Archivi” – “Orari” – “Cicli orari“);
- Compilare l’opzione “Tipologia di orario” presente in “Archivi” – “Dipendente” – “Orario di lavoro” indicando il valore “2” (Orario rappresentato da turni) e associare il ciclo orario al dipendente;
- Assegnare ai dipendenti i turni giorno per giorno (“Presenze” – “Calendario turni” – “Gestione turni multi-dipendente” o “Gestione turni per singolo dipendente“) oppure configurare dei turni predefiniti per ciscun dipendente (“Archivi” – “Dipendenti” – “Turni predefiniti“).
Per approfondire questo aspetto consultare la guida sul “Calendario turni”.