Configurazione degli archivi

Dati fondamentali

Quali dati servono per rendere operativa l’azienda?

Per il primo avviamento di un’azienda si ha bisogno, oltre ai dati dell’azienda stessa e dei suoi dipendenti, anche di configurare l’ufficio/soggetto responsabile dell’elaborazione, i badge e gli orari di lavoro.
Solo successivamente è possibile impostare i parametri di acquisizione delle timbrature e iniziare a operare.
La sequenza fondamentale da seguire è la seguente:

Creare l’ufficio/soggetto responsabile dell’elaborazione

Andare su Archivi – Ufficio/soggetto responsabile – Anagrafica ufficio/soggetto responsabile dell’elaborazione e cliccare sul tasto Nuova
Assegnare un codice numerico univoco all’ufficio/soggetto
Compilare tutti i campi e salvare. Il nuovo ufficio comparirà ora nell’albero a sinistra (cliccando sul pulsante Aggiorna)

Creare manualmente l’azienda

Andare su Archivi – Aziende – Anagrafica Azienda e cliccare sul tasto Nuova
Assegnare un codice numerico univoco all’azienda
Compilare tutti i campi e salvare. La nuova azienda comparirà ora nell’albero a sinistra (cliccando sul pulsante Aggiorna)
In pagina 4 indicare obbligatoriamente il codice dell’ufficio/soggetto che fa l’elaborazione
La creazione dell’anagrafica genera automaticamente anche tutti gli altri archivi fondamentali: Filiale, Luogo di lavoro, Inquadramento
Entrare nei menù Archivi – Aziende – Anagrafica filiali/cantieri, Archivi – Aziende – Luoghi di lavoro, Archivi – Aziende – Inquadramento e modificare o integrare i valori presenti.

Per poter eseguire la stampa vidimata dei fogli presenze è necessario caricare le posizioni Inps e Inail dell’azienda.
Introduzione delle posizioni Inps:

Andare su Archivi – Aziende – Posizioni contributive e cliccare sul tasto Nuova
Impostare il codice azienda
Impostare il code ente 1 (Inps), il progressivo della posizione e le date di inizio e fine attività (salvo casi particolari basta impostare 1/1/1950 e 31/12/2099)
Compilare gli estremi della posizione e salvare. La nuova posizione Inps comparirà ora nell’albero a sinistra (cliccando sul pulsante Aggiorna)
Ripetere l’operazione per ciascuna le posizione Inps dell’azienda incrementando il progressivo (campo “Prog. Posiz. contrib.“)

Introduzione delle posizioni Inail:

Nello stesso archivio delle posizioni Inps cliccare sul tasto Nuova
Impostare il codice azienda
Impostare il code ente 2 (Inail), il progressivo della posizione e le date di inizio e fine attività (salvo casi particolari basta impostare 1/1/1950 e 31/12/2099)
Compilare gli estremi della posizione e salvare. La nuova posizione Inail comparirà ora nell’albero a sinistra (cliccando sul pulsante Aggiorna)
Ripetere l’operazione per ciascuna le posizione Inail dell’azienda incrementando il progressivo (campo “Prog. Posiz. contrib.“)

Creare manualmente i dipendenti

Andare su Archivi – Dipendenti – Anagrafica e cliccare sul tasto Nuova
Compilare obbligatoriamente il codice numerico che identificherà il dipendente e l’azienda di appartenenza.
Compilare almeno il nome, il cognome e il codice fiscale del nuovo dipendente. Altri dati vengono dedotti dal codice fiscale.
La creazione dell’anagrafica genera automaticamente anche gli archivi fondamentali: Inquadramento e Orario di lavoro.
Entrare in ciascuno di essi dal menu Archivi – Dipendente e modificare o integrare i valori presenti.

Per poter eseguire la stampa vidimata dei fogli presenze è necessario che anche il dipendente abbia le proprie posizioni Inps e Inail.
Introduzione della posizione Inps del dipendente:

Andare su Archivi – Dipendenti – Posizioni contributive e cliccare sul tasto Nuova
Impostare il codice azienda
Impostare il codice dipendente
Impostare il code ente 1 (Inps), il progressivo della posizione e le date di inizio e fine attività (salvo casi particolari basta impostare 1/1/1950 e 31/12/2099)
Compilare gli estremi della posizione e salvare. La nuova posizione Inps comparirà ora nell’albero a sinistra (cliccando sul pulsante Aggiorna)
Ripetere l’operazione per ciascuna le posizione Inps dell’azienda incrementando il progressivo (campo “Prog. Posiz. contrib.“)

Introduzione della posizione Inail del dipendente:

Nello stesso archivio delle posizioni Inps cliccare sul tasto Nuova
Impostare il codice azienda
Impostare il code ente 2 (Inail), il progressivo della posizione e le date di inizio e fine attività (salvo casi particolari basta impostare 1/1/1950 e 31/12/2099)
Compilare gli estremi della posizione e salvare. La nuova posizione Inail comparirà ora nell’albero a sinistra (cliccando sul pulsante Aggiorna)
Ripetere l’operazione per ciascuna le posizione Inail dell’azienda incrementando il progressivo (campo “Prog. Posiz. contrib.“)

Creare l’azienda e i dipendenti attraverso la duplicazione

Il software Presenze consente la duplicazione di aziende e dipendenti in modo semplice e veloce. Prima della duplicazione si possono selezionare gli archivi che si desidera copiare. Le selezioni per una duplicazione standard sono già attivate.
La duplicazione si effettua tramite la funzionalità di duplicazione ed eliminazione in Utilità – Cancella\Duplica Azienda e Dipendenti.
Per duplicare un’azienda procedere come segue:

Selezionare nell’elenco dei tipi di operazione da effettuare l’opzione “Duplica azienda“
Selezionare un’azienda che sia compatibile con quella nuova che si vuole creare e scegliere il codice da assegnargli, inserendolo sul campo Destinazione
Selezionare gli archivi da duplicare (nel dubbio confermare le sezioni predefinite)
Eseguire la duplicazione cliccando sul tasto OK

Per duplicare un dipendente procedere come segue:

Selezionare nell’elenco dei tipi di operazione da effettuare l’opzione “Duplica dipendente“
Selezionare l’azienda di origine e di destinazione
Selezionare un dipendente che sia il più possibile compatibile con quello nuovo che si vuole creare e scegliere il codice da assegnargli, inserendolo nel campo Destinazione
Selezionare gli archivi da duplicare (nel dubbio confermare le sezioni predefinite)
Eseguire la duplicazione cliccando sul taso OK
Ripetere l’operazione per altri dipendenti se necessario

Una volta duplicate le tabelle riconfiguare i campi che si desidera variare dalla tabella da cui è stata fatta la duplicazione.

Badge

Il badge consente di associare le timbrature ad un certo dipendente. Il codice deve essere univoco e utilizzato da un solo dipendente per volta.
Il codice badge inoltre è validato da delle date di validità. Qualsiasi timbratura effettuata con un badge non valido verrà scartata, così come qualsiasi timbratura effettuata con un badge non riconosciuto.
La creazione e assegnazione di un badge si fa in Archivi – Dipendente – Badge e cliccare sul tasto Nuova

Configurare orari e cicli orari

Gli orari di lavoro si basano sui turni, la minima entità che si può definire. Un insieme di turni costituisce un orario di lavoro; un insieme di orari che si ripete nel tempo costituisce un ciclo di lavoro. Per poter creare un orario completo da associare ai dipendenti procedere come segue:

Definire uno o più turni da Archivi – Orari – Turni, cliccando sul tasto Nuova
Per ogni turno definire obbligatoriamente l’azienda, l’identificativo univoco del turno, l’ora di entrata e di uscita
Definire uno o più orari di lavoro da Archivi – Orari – Orari di lavoro, cliccando sul tasto Nuova
Per ogni orario di lavoro definire obbligatoriamente Azienda, identificativo univoco dell’orario, una descrizione, indicare se l’orario è rigido o flessibile, i turni che compongono l’orario e il tempo di presenza nella giornata.
Definire un ciclo orario da Archivi – Orari – Cicli orari, cliccando sul tasto Nuova; in pagina 1 completare obbligatoriamente il codice azienda, l’identificativo del ciclo e la data di inizio; in pagina 2 per ogni giorno della settimana specificare quale turno di lavoro effettuare.

Collegare il dipendente a un ciclo orario specificandone le caratteristiche:

Posizionarsi in Archivi – Dipendenti – Orario di lavoro, e cliccare sul tasto Nuova
Assegnare 1 o 2 come Tipologia di orario a seconda della gestione scelta
Assegnare un intervallo di validità (Data inizio e data fine)
Su codice ciclo orario inserire il ciclo che si vuole associare al dipendente

Acquisire le timbrature

All’acquisizione delle timbrature concorrono tre fattori:

Un dispositivo hardware (anche più di uno per azienda) Va opportunamente installato e alimentato. Può comunicare in vari modi a distanza con il PC, tipicamente attraverso una connessione ethernet, ma anche mediante una connessione senza fili GSM o GPRS (necessitano delle apposite Sim Card).
I parametri fondamentali da configurare sul terminale sono il suo identificativo, che deve essere univoco e la modalità di comunicazione.
Un software di acquisizione delle timbrature E’ un software installato sul PC e fornito insieme al terminale. Serve per scaricare le timbrature dal terminale al PC. Alcuni software permettono la ricezione automatica delle timbrature, in modo che
non serva eseguire l’operazione manualmente. La timbratura tipicamente è rappresentata da una riga all’interno di un file di testo, secondo un tracciato preimpostato.
Il software di gestione presenze, che prende i dati delle timbrature, li riporta sul cartellino e apporta gli opportuni calcoli sulla base delle regole impostate.

Configurare i terminali

La configurazione dei terminali dal lato software si effettua dal menu Archivi – Terminali – Terminali. Cliccare sul tasto Nuova per inserire un nuovo terminale in archivio
Compilare tutti i campi e salvare. Ripetere l’operazione per ogni terminale presente in azienda, ogni terminale deve avere però un ID univoco. Salvare
La configurazione del tracciato si effettua dal menu Archivi – Terminali – Tracciati file transazioni
In Pag.1 configurare un ID per il tracciato e la lunghezza del tracciato
In Pag.2 configurare i singoli campi che compongono il tracciato.