Gestione Agenda

Premessa

Dal menù “Sicurezza” – “Sorveglianza sanitaria” – “Agenda visite mediche” è possibile accedere all’Agenda, strumento per la gestione degli appuntamenti delle visite mediche. Da questa schermata è possibile:

• Definire la durata delle visite mediche e configurare gli intervalli in cui queste possono essere effettuate
• Programmare qualsiasi tipo di visita medica per i dipendenti inserendo appuntamenti precisi in base all’orario di visita stabilito
• Evadere le visite e generare le relative idoneità sanitarie

Funzionalità

Come creare una nuova giornata di visita

Per creare una giornata di vista cliccare sulla voce “Aggiungi giornata” posizionata sul riquadro a sinistra. I dati da compilare sono i seguenti:

• Data*: selezionare la data in cui devono essere effettuate le visite mediche
• Medico*: Selezionare uno tra i medici inseriti nell’archivio raggiungibile dal percorso “Sicurezza” – “Sorveglianza sanitaria” – “Medici”.
• Luogo visita*: Selezionare uno tra i luoghi di visita inseriti nell’archivio raggiungibile dal percorso “Sicurezza” – “Sorveglianza sanitaria” – “Luoghi visite”
• Configurazione intervalli: gli intervalli sono suddivisi in Fasce orarie. Queste vanno valorizzate con i “turni di visita” in cui il medico effettuerà le visite (esempio: dalle 9.00 alle 12.00 e dalle 14.00 alle 17.00)
• Durata appuntamenti: definire la durata di ogni appuntamento (in minuti). In base alla durata verrà creata l’agenda degli appuntamenti.

*: i campi sono obbligatori per la creazione della giornata.

Cliccare sulla giornata per visualizzare l’agenda che verrà generata nella sezione centrale della schermata.

NOTA BENE: una volta creata la giornata questa non sarà modificabile. Per modificare la giornata è necessario eliminarla e ricrearla ex novo.

Come aggiungere gli orari di visita

Dopo l’inserimento della giornata di visita è possibile inserire degli altri orari di visita all’interno degli intervalli in cui non sono stati inseriti appuntamenti (esempio dalle 13.00 alle 14.00). Questo può essere fatto all’interno del riquadro posizionato nella parte superiore dell’agenda (“Aggiungi gli orari di visita“). In questo caso sarà necessario definire l’orario dell’intervallo all’interno del quale aggiungere le visite mediche e la durata degli appuntamenti (questa può essere differente rispetto a quella definita all’interno della giornata). Cliccare quindi il bottone “Inserisci fasce orarie”.

NOTA BENE: non è possibile inserire nuove visite mediche all’interno di intervalli temporali in cui sono già stati creati degli appuntamenti (nel nostro caso dalle 10.00 alle 11.00). E’ tuttavia possibile eliminare gli appuntamenti creati in tale intervallo di tempo e aggiungerli nuovamente. Questa procedura può essere utilizzata per gestire appuntamenti con durata differente da quelli già generati dalla giornata.

Di seguito si riporta una gif che mostra come gestire le casistiche appena descritte.

Per eliminare un singolo orario di visita sarà sufficiente cliccare l’icona della X in corrispondenza dell’orario da eliminare. Se si desidera invece eliminare più appuntamenti è possibile selezionare le righe interessate, quindi cliccare “Elimina/Annulla”

Associazione dei dipendenti agli appuntamenti

Una volta creati gli orari dell’agenda è possibile associare i dipendenti agli appuntamenti generati.

I dipendenti associabili si trovano nella sezione destra della schermata. La visualizzazione di questi dipendenti può essere filtrata mediante il set di filtri posizionati nella parte superiore della schermata (Tipo evento, tipo visita, e arco temporale della scadenza). In questa sezione verranno visualizzati solo i dipendenti che presentano visite in scadenza (stato visita “non specificato”) o sospese (stato visita “sospeso”).

Per visualizzare tutte le visite evase o programmate è necessario consultare il centro di controllo delle visite mediche raggiungibile dal bottone “Visite mediche” situato nella tool bar.

Una volta selezionate le visite dei dipendenti da programmare ed evidenziata la riga in corrispondenza del primo appuntamento, vengono associati i dipendenti selezionati agli appuntamenti creati cliccando la freccia azzurra. Questa operazione può essere fatta in modo massivo (selezionando più dipendenti) o singolarmente (un dipendente alla volta). Nel caso l’operazione venga fatta in modo massivo, i dipendenti verranno inseriti all’interno degli appuntamenti uno di seguito all’altro in ordine alfabetico.

Caso A – Nell’appuntamento viene effettuata una sola visita medica

Se nella giornata programmata verrà svolta solo una visita medica per ogni appuntamento (es. spirometria) sarà sempre necessario filtrare i dipendenti che presentano scadenze riferite a tale visita, utilizzando il filtro “Codice visita” (e selezionando, nel caso dell’esempio, l’esame spirometrico). Di seguito viene riportata una gif di esempio.

Caso B – Nell’appuntamento vengono effettuate più visite mediche

Se nella giornata programmata verranno svolti più esami/visite per ogni dipendente, queste verranno inserite tutte all’interno del medesimo appuntamento associato al dipendente.

In questo caso si può operare in due modi:

1. Filtrare per codice visita come descritto nel caso A) e associare i dipendenti agli appuntamenti per il tipo di visita filtrato. Successivamente, filtrare un’altra esame/vista e associare nuovamente i dipendenti agli appuntamenti. In questo caso, la procedura raggrupperà gli esami per dipendente all’interno dello stesso appuntamento.
2. Non filtrare per codice visita e inserire direttamente tutte le visite/esami che dovrà effettuare il dipendente all’interno dell’appuntamento. Anche in questo caso la procedura provvederà a raggruppare gli eventi del dipendente nello stesso appuntamento.

In questi casi, in corrispondenza della colonna “dettagli” dell’agenda, verrà evidenziata la nota “Sono presenti 2 eventi“. Per la visualizzazione dei singoli eventi sarà sufficiente cliccare l’icona della lente posta in corrispondenza dell’appuntamento.

Non è mai possibile creare due appuntamenti diversi per lo stesso dipendente all’interno della stessa giornata di visita. Di seguito una gif di esempio.

L’associazione delle visite in scadenza dei dipendenti in agenda comporta la modifica dello stato della visita da “non specificato” a “programmato“.

• Per eliminare un singolo appuntamento di visita sarà sufficiente cliccare l’icona della X in corrispondenza della visita interessata.
• Se si desidera invece eliminare più appuntamenti è possibile selezionare le righe interessate, quindi cliccare “Elimina/Annulla”.
• Per eliminare una delle due visite programmate per il dipendente, cliccare l’icona della lente di ingrandimento, quindi la X in corrispondenza della visita da eliminare.

Evasione delle visite mediche

Le visite mediche programmate possono essere evase singolarmente o in modo massivo. Possono configurarsi tre casistiche:

1. Evasione dell’unica visita del dipendente
2. Evasione di una delle due o più visite del dipendente
3. Evasione massiva di tutte o più visite della giornata

a. Evasione dell’unica visita del dipendente

Per evadere l’unica visita del dipendente è necessario cliccare l’icona della freccia azzurra in corrispondenza della visita. In automatico verrà aperta la maschera per la gestione dell’idoneità sanitaria. Per dettagli sulla generazione delle idoneità sanitarie, consultare l’apposito documento.

b. Evasione di una o più visite del dipendente

Nel caso in cui siano state programmate più visite per il dipendente, queste potranno essere evase singolarmente o in modo massivo:

• Singolarmente: clicco la lente di ingrandimento in corrispondenza dell’appuntamento del dipendente per visualizzare le visite programmate, quindi clicco l’icona della freccia azzurra della visita che dovrà essere evasa.
• Massivamente: come già descritto nel punto a., è possibile cliccare direttamente l’icona della freccia azzurra in corrispondenza dell’appuntamento del dipendente. In questo modo verranno evase tutte le visite programmate per lo stesso.

c. Evasione massiva di tutte o più visite della giornata

Per evadere tutte o parte delle visite mediche della giornata è possibile selezionare più appuntamenti (le quali possono contenere a loro volta più visite mediche da evadere), quindi cliccare sulla voce “Evadi”. Se è spuntata la voce “visualizza idoneità all’evasione”, si aprirà automaticamente la maschera per la gestione delle idoneità sanitarie.

Di seguito una gif riepilogativa delle diverse modalità di evasione

Stampa agenda

E’ possibile stampare il riepilogo dell’agenda utilizzando l’icona della stampante posizionata in corrispondenza della giornata di appuntamenti.

E’ inoltre possibile esportare la giornata degli appuntamenti in Excel cliccando il link “Excel”.