Acquisizione
Le spese effettuate dai dipendenti in trasferta inserite in Ufficio Web possono essere importate in procedura dall’ufficio del personale. Dal menu “Applicazioni” – “Gestione Attività e Trasferte” – “Archivio attività e spese” è possibile acquisire, visualizzare ed eventualmente modificare, i dati inseriti sul Web.
Cliccando sul pulsante “Acquisisci da Uff. Web” vengono importate tutte le trasferte approvate dal responsabile con data precedente a quella odierna.
I dati importati sono poi visualizzati nella griglia centrale sulla base dei filtri Data – Azienda – Dipendente – Aut. Uff. Web impostati.
Cliccando su “Apri maschera con navigatore ad albero” in basso a destra, è possibile avere una visualizzazione gerarchica dei dati importati.
Modifica
Non tutte le spese inserite dal dipendente, per un motivo o per un altro, possono essere rimborsabili. L’operatore ha la facoltà di decidere cosa il dipendente riceve come rimborso e cosa eventualmente non concedere.
Facendo doppio click su una trasferta si aprono i dettagli di quest’ultima.
I dettagli di una trasferta sono divisi in tre pagine.
In Pagina 1 vi sono i riferimenti principali quali Azienda, Dipendente, Descrizione, Data di inizio e fine ed il luogo della trasferta.
In Pagina 3 vengono visualizzate le spese inserite dal dipendente. L’utente può eliminare una spesa oppure rendere non rimborsabile una spesa effettuata anticipata dal dipendente (Tipo 0). Le spese sostenute con un metodo di pagamento a carico dell’azienda (carta di credito aziendale, contante anticipato ecc.), sono etichettati come rimborsabili (Flag Rimb. a 1) ma non vengono considerati nella produzione del file per i bonifici.
Creare una nuova trasferta
È possibile creare manualmente da procedura un nuovo record “Trasferta” cliccando sul pulsante nuova.
Compilare i campi necessari facendo attenzione ai codici azienda e dipendente e al periodo di riferimento.
Compilare inoltre le spese indicando con il tipo “0” e “Rimborsabili” le spese che generano un rimborso per il dipendente.