Cenni Preliminari
Il modulo aggiuntivo Gestione Attività e Trasferte permette di Gestire e manipolare le richieste di rimborsi effettuate in ufficio web.
Per utilizzare al meglio il modulo è necessario effettuare delle importanti configurazioni a livello di archivi, ed in particolare
- L’anagrafica delle banche
- La configurazione dei conti correnti di azienda e dipendenti
- La configurazione delle causali da pubblicare in ufficio web per l’inserimento della richiesta di rimborso
Anagrafica delle Banche
Le Banche e le filiali legate ad esse sono identificate tramite i codici ABI e CAB. Il codice ABI (Associazione Bancaria Italiana) è un numero composto da cinque cifre e rappresenta l’istituto di credito. Ogni banca possiede un codice ABI che viene assegnato proprio dall’Associazione bancaria italiana.
All’interno dell’archivio “Tabelle” – “Geografiche/Amministrative” – “Banche/Posta: Codice ABI” sono presenti una serie di codici ABI relativi alla banche Nazionali. È consigliato di verificare la presenza dei codici ABI dei conti correnti dei propri dipendenti e della propria banca in questo archivio.
Il codice CAB (Codice di Avviamento Bancario) è un numero composto da cinque cifre e rappresenta l’agenzia o specifica filiale dell’istituto di credito identificato dal codice ABI. Con l’accoppiata ABI e CAB quindi si può già facilmente identificare la banca dove risiede il conto corrente. Può prevedere una sesta cifra (codice di controllo o codice efficienza sportello) All’interno dell’archivio “Tabelle” – “Geografiche/Amministrative” – “Banche/Posta: Codice CAB” sono presenti una serie di codici CAB rappresentanti le filiali delle Banche precaricate con codice ABI. È consigliato di verificare la presenza di tutte le filiali necessarie in questo archivio. Se necessario creare un nuovo record facendo attenzione all’associazione ABI – CAB.
Conti Correnti azienda e dipendenti
Per generare il file telematico, è necessario inserire i conti correnti di azienda e dipendenti.
Il codice IBAN (International Bank Account Number) è definito a livello internazionale e consiste in:
- 2 lettere rappresentanti la Nazione (IT per l’Italia)
- 2 cifre di controllo o CIN Europeo
- il codice BBAN nazionale.
Quindi per l’Italia il codice IBAN è lungo 27 caratteri. L’IBAN è dedotto dal numero di conto corrente interno della banca e identifica univocamente un conto corrente a livello mondiale.
Per inserire il conto corrente dell’azienda cliccare su Applicazioni” – “Gestione Attività e trasferte” – “Conti correnti bancari azienda” e compilare i campi assegnati facendo attenzione che codice ABI e codice CAB siano correttamente selezionabili dal menu a tendina.
Nel caso in cui il codice ABI e/o CAB non fossero presenti all’interno del menu a tendina, è necessario inserirli nelle Anagrafiche delle Banche.
È possibile specificare più conti correnti per l’azienda semplicemente creando un nuovo record e incrementando di uno il campo “Prog C/C azienda”
Prima di inserire il conto corrente del dipendente, è importante configurare il tipo pagamento spese a livello di inquadramento dipendente. Senza aver configurato questa impostazione, il dipendente nonostante abbia tutti gli archivi corretti, non viene considerato in sede di generazione del file telematico.
Cliccare su “Archivi” – “Dipendente” – “Inquadramento” e impostare a pagina 5 il valore “1” sul campo Tipo Pagamento Spese. In questo modo abilitiamo il dipendente alla gestione di rimborso spese con bonifico.
La configurazione del conto corrente del dipendente si effettua da Applicazioni” – “Gestione Attività e trasferte” – “Conti correnti bancari Dipendenti“.
Nel riquadro “dati anagrafici” compilare il campo “flag nota spese” per abilitare il conto corrente ad essere utilizzato per il rimborso diretto delle spese.
Nel riquadro “Conto Corrente Bancario” compilare i campi assegnati facendo attenzione che codice ABI e codice CAB siano correttamente selezionabili dal menu a tendina.Nel caso in cui il codice ABI e/o CAB non fossero presenti all’interno del menu a tendina, è necessario inserirli nelle Anagrafiche delle Banche.
I campi importo o Percentuale non sono considerati da questo modulo, per cui possono essere lasciati a 0.
Nel riquadro “Conto corrente bancario dall’azienda”, agganciare il conto corrente dell’azienda da cui far pervenire l’eventuale bonifico di rimborso spese.
Pubblicare le causali di rimborso spesa su ufficio web
Per consentire al dipendente di compilare il modulo per il riborso spese, l’ufficio del personale deve pubblicare in ufficio web le tipologie di spesa rimborsabile.
Il mezzo attraverso il quale è possibile fornire un elenco di spese rimborsabili al dipendente è la causale di rilevazione presenze
Per creare una nuova causale cliccare su “Tabelle” – “Presenze” – “Causali” e premere il tasto “Nuova” per creare un nuovo record. Le tre caratteristiche principali che deve avere la causale per essere utilizzata come nota spese sono:
- Tipologia di causale (Pag1): deve essere di tipo XTOT
- Flag escludi da ufficio web (Pag2): Pubblicabile in ufficio web
- Flag nota spese (Pag2): Utilizzabile come spesa, anche in ufficio Web
Create le causali, l’utente deve far si che il dipendente possa visualizzarle in ufficio web. Occore perciò una sincronizzazione.
Per pubblicare/aggiornare le causali in ufficio web cliccare su “Applicazioni” – “Ufficio Web” – “Centro di Controllo Ufficio Web” e cliccare su Aggiorna Tabella Causali. Ora le causali sono a disposizione dei dipendenti.
Gestione degli Automezzi per i rimborsi spesa
La gestione degli automezzi nei rimborsi spesa permette di gestire in modo automatico il calcolo del rimborso chilometrico di un automezzo associato ad un dipendente. Per creare un nuovo automezzo cliccare su “Archivi” – “Aziende” – “Automezzi“. Creare un nuovo automezzo facendo particolare attenzione alla compilazione dei campi:
- Codice Automezzo: deve essere univoco, rappresenta un codice progressivo.
- Proprietario: è il dipendente a cui va associato il mezzo. Il veicolo viene visualizzato tra i rimborsi chilometrici solamente al dipendente associato. Se 0 viene visualizzato da tutti i dipendenti.
- Rimborso ACI: è l’importo per cui vengono moltiplicati i chilomentri percorsi. Se zero non vi sarà mai rimborso.
- Flag Attivo: impostare a 1 se l’automezzo è utilizzabile, 0 altrimenti.
Compilare i restanti campi e salvare.
Anche in questo caso, è necessaria una sincronizzazione degli automezzi su Ufficio Web.
Per pubblicare/aggiornare gli automezzi cliccare su “Applicazioni” – “Ufficio Web” – “Centro di Controllo Ufficio Web” e cliccare su Aggiorna Tabella Automezzi per rendere disponibili gli automezzi inseriti.