Gestione attività: programmazione e rendicontazione del responsabile

Programmazione attività

I responsabili abilitati alla programmazione delle attività dei dipendenti, hanno accesso alla voce “Gestione attività” raggiungibile da Menù –> Dipendenti –> Gestione Attività.

All’interno di questo modulo è possibile sia programmare che rendicontare le attività dei dipendenti e le risorse utilizzate per svolgere l’attività stessa.

Programmazione attività sui dipendenti

La gif seguente mostra i passaggi per la programmazione di un’attività.

Gif 1 - Programmazione nuova attività
Gif 1 – Programmazione nuova attività

Gli step da seguire sono i seguenti:

  1. Cliccare sul bottone “Nuova attività”
  2. Compilare il campo descrizione e selezionare il tipo attività dall’elenco delle attività caricate. Se il valore relativo all’attività non è stato forzato in sede di configurazione, va selezionato anche il valore tra quelli già configurati.
  3. Salvare l’attività programmata
  4. Assegnare i dipendenti all’attività cliccando l’icona verde (+)
  5. Inserire le ore programmate per ogni giorno in corrispondenza della colonna P (= Programmate).
  6. Salvare la programmazione con il bottone “Salva“.

Nel caso in cui la stessa programmazione dell’attività sia valida per altri dipendenti, si può procedere a “duplicare” la programmazione su altri dipendenti. Questo può essere utile nel caso in cui si debba programmare l’attività utilizzando gli stessi valori (le stesse ore di programmazione) per diversi dipendenti. Per farlo è sufficiente:

  1. Inserire nel campo “Copia valori predefiniti dal dipendenti” il dipendente da cui si intendono copiare i valori;
  2. Inserire uno o più dipendenti utilizzando l’icona verde (come già precedentemente descritto).

La gif che segue mostrerà il caso.

Gif 2 - Copia valori su più dipendenti
Gif 2 – Copia valori su più dipendenti

Le ore inserite verranno colorate al momento del salvataggio: potranno essere rosse, gialle o blu, a seconda delle ore di lavoro lavorabili (secondo contratto) del dipendente:

  • Rosse se maggiori delle ore teoriche lavorative
  • Gialle se minori delle ore teoriche lavorative
  • Blu se uguali alle ore teoriche lavorative

Programmazione Risorse

Nel programmare un’attività, l’utente può anche prevedere l’utilizzo di un determinato automezzo o macchinario necessario all’espletamento dell’attività. All’interno del modulo possono essere inserite le ore di utilizzo previsto per la risorsa.

La gif 3 mostra l’inserimento delle ore di utilizzo previsto della risorsa all’interno dell’attività.

Gif 3 - Programmazione risorse
Gif 3 – Programmazione risorse

Come per i dipendenti, per inserire una risorsa è sufficiente:

  1. Cliccare sulla scheda “Risorse”
  2. Cliccare l’icona verde per aggiungere una risorsa da selezionare tra l’elenco delle risorse disponibili
  3. Inserire le ore programmate in corrispondenza delle caselle con la lettera “P”
  4. Salvare.

Pannello di controllo

Una volta programmate o rendicontate delle attività, attraverso la schermata di gestione attività sarà possibile consultare e modificare le attività inserite. La schermata si presenta come in Figura 1.

Figura 1 - gestione attività
Figura 1 – gestione attività

Attraverso l’ausilio del calendario è possibile individuare il periodo ed è possibile visualizzare solo le attività programmate inserendo l’omonima spunta.

In corrispondenza delle attività elencate si trovano 4 icone con cui è possibile effettuare diverse operazioni:

screen-shot-11-08-16-at-10-37-am  Serve per utilizzare i dettagli dell’attività: descrizione, tipo attività, data di inizio e fine e lo stato (programmata, rendicontata o annullata)
screen-shot-11-10-16-at-10-27-am Serve per copiare un’attività in più giorni. Con l’utilizzo delle tendine possono essere selezionate le date in cui vanno copiate le attività.
 screen-shot-11-10-16-at-10-27-am-001  Mostra i dipendenti coinvolti nell’attività inserita e i tempi programmati o rendicontati.
screen-shot-11-10-16-at-10-27-am-002 Attraverso questa icona possono essere modificati i valori orari inseriti per i dipendenti. E’ quindi possibile programmare o rendicontare l’attività del dipendente e le ore di utilizzo delle risorse coinvolte.

Rendicontazione attività

I responsabili hanno la possibilità di rendicontare le attività assegnate ai dipendenti siano esse già state programmate o meno.

La rendicontazione può essere fatta seguendo il work flow ordinario, quindi accedendo alla maschera della singola attività e valorizzando i campi “C” e “S” delle giornate lavorative dei dipendenti. La rendicontazione può essere fatta allo stesso modo dal dipendente abilitato al modulo. Si veda rendicontazione ordinaria.

Se si desidera invece rendicontare la stessa attività per più dipendenti, può essere utilizzata la rendicontazione rapida.

Rendicontazione rapida

Dalla finestra di gestione delle attività, cliccando il bottone “Rendicontazione rapida”, la schermata mostrerà un “calendario” con una lista di dipendenti.

Questa funzionalità consente di programmare/rendicontare la stessa attività per più dipendenti contemporaneamente ma non per più giorni. Ovviamente, la programmazione è consentita solo per i giorni futuri e non quelli già trascorsi per cui è possibile solo rendicontare le attività.

Per programmare/rendicontare un’attività a più dipendenti vanno seguiti i seguenti passaggi:

  1. Selezionare uno o più dipendenti attraverso la spunta
  2. Cliccare “aggiungi” nella casella corrispondente al giorno in cui si intende programmare/rendicontare l’attività
  3. Inserire i dettagli dell’attività come mostrato in Figura 2. La stessa attività sarà aggiunta per i dipendenti precedentemente selezionati.
Figura -
Figura 2 – Inserimento attività

Una volta salvata l’attività, questa verrà mostrata come in Figura 3, e da questa schermata, sarà eventualmente possibile apportare modifiche per un singolo dipendente cliccando in corrispondenza dell’attività che si intende modificare.

Figura 2 - Attività rendicontate
Figura 3 – Attività rendicontate

Nell’esempio riportato in figura, è stato programmato e rendicontato un Corso di Formazione per Bianchi Luigi e Rossi Mario della durata di 4 ore. Nel caso in cui Rossi Mario abbia frequentato il corso per 5 ore, è possibile cliccare l’attività in corrispondenza di Rossi Mario e modificarne la rendicontazione.

 

 

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