Acquisire le timbrature
L’acquisizione timbrature permette di importare nel software Presenze le timbrature ricevute dai terminali. La procedura di acquisizione si occupa anche di preparare i cartellini mensili dei dipendenti che hanno effettuato timbrature in quel mese.
- Cliccare sul pulsante Timbrature presente nella Toolbar oppure dal menu Presenze – Acquisizione timbrature
- Selezionare l’azienda per la quale importare i dati
- Specificare il file delle timbrature solo se diverso da quello impostato al momento della configurazione del terminale
- Cliccare su Acquisisci. A questo punto le timbrature sono presenti all’interno del software.
La funzione Presenti/Assenti consente di verificare lo stato dei dipendenti nella singola giornata. Per ogni dipendente sono visualizzate delle informazioni riepilogative sullo stato della giornata, sulle timbrature e sull’inquadramento del dipendente.
- Cliccare sul pulsante Presenti/Assenti presente nella Toolbar oppure dal menu Presenze – Presenti/Assenti
- Selezionare la data da controllare
- Selezionare l’azienda
- Selezionare lo stato da verificare: verranno mostrati i dipendenti che rispondono a quella particolare condizione, per esempio tutti gli assenti in quella specifica data. Per visualizzare tutti gli stati scegliere ‘tutti’
- Selezionare eventualmente anche il Tipo di Raggruppamento se si desidera effettuare una ricerca su un insieme di dipendenti specifico
- L’utility permette anche di preparare/calcolare i cartellini dei dipendenti nel caso non sia stato già fatto in precedenza o giustificare eventuali assenze cliccando sugli appositi tasti Prepara,Calcola e Giustifica
Cartellino
Il cartellino è un’ interfaccia che permette di visualizzare l’attività mensile di un dipendente. Tramite il cartellino è possibile gestire le timbrature e le causali, calcolare e ripreparare le giornate, modificare l’orario associato alla singola giornata, eseguire procedure posteriori al calcolo, gestire le giustificazioni, stampare il cartellino e il foglio presenze del dipendente per il periodo correntemente visualizzato.
Preparare cartellino
- Cliccare su Elaborazione cartellini
- Selezionare per che periodo effettuare la preparazione, selezionando la data di inizio e di fine
- Selezionare l’azienda
- Selezionare uno o più dipendenti
- Cliccare sul tasto Prepara
Calcolare cartellino
- Cliccare su Elaborazione cartellini
- Selezionare per che periodo effettuare la preparazione, selezionando la data di inizio e di fine
- Selezionare l’azienda
- Selezionare uno o più dipendenti
- Cliccare su Calcola
- Terminato il calcolo, è possibile consultare/modificare i risultati aprendo il cartellino facendo doppio click su un singolo dipendente o, in alternativa, cliccare sul pulsante Cartellino nella Toolbar e selezionare attraverso l’albero il cartellino desiderato.
- Cliccando sulla singola giornata si potranno vedere i dati calcolati secondo i parametri impostati ed eventualmente apportare modifiche, dopo aver cliccato sul tasto Attiva modifiche.
- Se si vogliono variare le timbrature, fare doppio click sulla giornata, modificare le timbrature necessarie, cliccare sul tasto Conferma e rilanciare il calcolo della giornata modificata.
Le stampe di base che si possono effettuare sono la stampa del libro presenze (anche vidimato) e quella del cartellino. Le due stampe hanno un funzionamento analogo.
- Cliccare sul menù Stampe
- Scegliere la stampa da effettuare
- Indicare azienda, filiale, dipendente (o più di uno), anno e mese
- Cliccando su OK viene prodotta un’anteprima della stampa che potrà in seguito essere effettivamente stampata