Introduzione
Con il D.Lgs. 112/2008 (convertito in Legge n.133 del 06-08-2008) sono state dettate nuove regole per la tenuta dei libri relativi al personale dipendente e collaboratori dell’azienda.
Il Libro Matricola, il Libro Paga e il Registro d’Impresa sono abrogati e dal 1° gennaio 2009 diventerà obbligatorio il Libro Unico del lavoro.
Il decreto, operando nel senso della semplificazione e con l’obiettivo di alleggerire le aziende di una parte degli adempimenti, elimina tutti i registri, tranne il Libro Infortuni.
Il Libro Unico, in sostanza riunirà in un solo registro le informazioni che oggi sono presenti in più registri: Libro Matricola, Registro d’Impresa, Registro Presenze e Libro Paga.
Nel Libro Unico confluiscono i dati anagrafici, contrattuali, previdenziali e fiscali dei lavoratori dipendenti, dei titolari di contratti di collaborazione, degli associati in partecipazione o soci di cooperative con apporto lavorativo.
Le soluzioni offerte in risposta alla nuova normativa sono tre:
- La gestione completa delle presenze presso l’azienda mediante il software Presenze, che consente l’automazione di tutti i processi legati alla gestione delle presenze e delle assenze del personale;
- La gestione dei fogli presenze on-line mediante il servizio UfficioWeb, che consente alla singola aziena di introdurre autonomamente i dati relativi ai propri dipendenti eliminando ogni supporto cartaceo e riducendo i tempi di gestione;
- La gestione dei fogli presenze direttamente in Paghe, che consente al personale dell’Ufficio di introdurre i fogli presenze cartacei inviati dalle aziende.
Impostazioni preliminari per tutti i tipi di gestione
E` necessario configurare le filiali dell’azienda indicando la modalità con la quale ciascuna di esse gestisce le presenze dei propri dipendenti. Il campo in questione si chiama “Tipo gestione presenze” e si trova in “Archivi” – “Aziende” – “Inquadramento filiali/cantieri“.
Questa impostazione potrà essere richiamata in vari punti della gestione dei fogli presenze, e ad essa faremo riferimento semplicemente con il termine “Gestione” (vedi il paragrafo successivo che chiarisce alcune definizioni).
Impostazioni preliminari per la gestione delle presenze mediante il servizio UfficioWeb o direttamente in Paghe
Configurare l’orario di ciascun dipendente entrando in “Archivi” – “Dipendenti” – “Orario di lavoro“.
L’orario può essere di due tipi:
- Orario settimanale semplificato, che si ottiene indicando nell’archivio di ogni dipendente le ore che questo lavora nei vari giorni della settimana;
- Orario rappresentato da un ciclo orario aziendale, che consente di gestire periodi di lavoro diversi dalla settimana ma che presuppone a monte la configurazione degli orari e dei clicli orari aziendali per poi agganciarli a ciascun dipendente. Gli orari aziendali si trovano in “Archivi” – “Aziende” – “Orari di lavoro” e i cicli in “Archivi” – “Aziende” – “Cicli orari“.
Impostazioni preliminari per l’acquisizione delle presenze da un’applicazione esterna via file ascii
Configurare il collegamento tra il codice dipendente in Paghe e il codice con il quale lo stesso dipendente viene esportato nel file generato dal software di gestione delle presenze. Entrare in “Archivi” – “Dipendenti” – “Inquadramento” e compilare il campo “Cod. dip. file presenze” indicando il codice di cui sopra.
Alcune definizioni
Significato del termine Gestione
Il termine “Gestione” indica la modalità con la quale l’azienda gestisce le presenze dei propri dipendenti.
Può assumere i seguenti significati:
0 = Nessuna gestione oppure Paghe e Presenze interne
1 = Paghe interne e Presenze esterne (“Presenze“)
2 = Foglio presenze in Paghe (“FP-Paghe“)
3 = Foglio presenze web collegato a Paghe (“FP-Web“)
Significato del termine Stato
Il termine “Stato” indica lo stato nel quale si trova il foglio presenze di ciascun dipendente.
Può assumere i seguenti significati:
0 = Mancante
1 = Preparato
2 = Pubblicato in UfficioWeb
3 = Completo (Calcolato e/o Acquisito da UfficioWeb)
4 = Liquidato (confluito in cedolino paga)
Lo stato, oltre ad informare l’operatore sulla situazione corrente, determina anche quali operazioni possono essere effettuate su un certo foglio presenze. Alcuni esempi:
- Lo stato Mancante consentirà solo la preparazione;
- Lo stato Preparato consentirà agli utenti abilitati la pubblicazione in UfficioWeb, agli altri la gestione e il calcolo del foglio presenze direttamente in paghe;
- Lo stato Pubblicato consentirà solo l’acquisizione da UfficioWeb dei fogli presenze dichiarati “completi” dal cliente;
- Lo stato Completo indica che il foglio presenze è stato acquisito da UfficioWeb oppure che è stato calcolato internamente alle paghe; se la configurazione lo prevede, questo foglio presenze può far confluire le proprie causali nel cedolino.
Gestione dei fogli presenze
Per gestire i fogli presenze bisogna utilizzare la scelta “Pratiche” – “Presenze” – “Elaborazione Fogli Presenze“, che consente di eseguire tutte le operazioni tranne la stampa.
La form presenta una serie di campi che costituiscono i filtri primari:
- Il soggetto che elabora (che fa riferimento al campo “Cod. ufficio che elabora” presente nell’anagrafica dell’azienda);
- L’anno e il mese;
- Le aziende (consente di restringere l’intervallo di aziende da elaborare);
- I soggetti elaborabili (che fa riferimento al campo “Tipologia generale” presente nell’inquadramento del dipendente);
- Il tipo di gestione (che fa riferimento al campo “Tipo gestione presenze” presente nell’inquadramento della filiale);
- Il momento del pagamento (che fa riferimento all’omonimo campo presente nell’inquadramento del dipendente).
L’impostazione di questi campi influenza l’elenco sottostante, che mostra l’insieme dei soggetti sui quali eseguire una delle operazioni riepilogate nel riquadro in alto a destra.
In ogni caso, sono esclusi sempre dall’elenco i seguenti soggetti:
- Le aziende e i dipendenti non attivi (vedi apposite flag in anagrafica);
- I soggetti cessati a titolo definitivo (tipologia elaborativa>=23);
- I pensionati (tipologia generale=1), i soci e collaboratori familiari (tipologia generale=4) e i lavoratori autonomi (tipologia generale=9);
- Gli eredi di lavoratori dipendenti deceduti (vedi apposito campo nell’inquadramento dipendente);
Per eseguire una qualunque di queste operazioni bisogna prima selezionare i soggetti dall’elenco, scegliere l’operazione che si desidera effettuare, quindi cliccare sul pulsante OK.
E` anche possibile selezionare l’intera lista cliccando su seleziona tutto, oppure selezionare solo alcuni soggetti utilizzando il tasto CTRL.
Le intestazioni della lista consentono di ordinare la stessa secondo il campo cliccato, permettendo al contempo di filtrare uno tra i valori possibili per quel campo.
Calcolo dei fogli presenze
Il calcolo del foglio presenze ridetermina sempre la causale PRE (Ore di presenza) partendo dalla causale TEO (Ore teoriche) e sottraendo i tempi di tutte le causali che appartengono a una delle seguenti tipologie: XASG (Assenze giustificate), XASI (Assenze ingiustificate) e XAIE (Assenze indennizzate da enti).
E` possibile disattivare questo automatismo in modo da poter gestire manualmente la causale PRE. Bast impostare la proprietà libera “AP_FP_NonCalcolaPRE” a qualsiasi livello (globale, di ufficio, di azienda, di filiale, di dipendente) indicando il valore “1“.
Per quanto riguarda lo straordinario, l’attività di ripartizione secondo le fasce di maggiorazione previste dal contratto di lavoro non è configurabile in Paghe, perchè viene gestita dal software di Rilevazione Presenze.
Generazione automatica eventi di Malattia, Maternità e Infortunio
La generazione degli eventi di Malattia, Maternità e Infortunio a partire dalle causali espresse nel foglio presenze avviene in modo automatico durante la fase di acquisizione dei fogli presenze stessi da UfficioWeb, oppure durante il calcolo del foglio presenze stesso per chi utilizza la sola gestione interna alle paghe.
E` possibile disattivare questo automatismo mediante una Proprietà Libera configurabile a livello generale (“Ambiente” – “Configurazione generale“) oppure a livello di singola azienda (“Archivi” – “Aziende” – “Proprietà libere Filiali/Cantieri“).
La proprietà da impostare è “AP_FP_NonGeneraPratiche” e va indicato il valore “1“.
Confluenza dei fogli presenze nel cedolino paga
La confluenza delle causali dei fogli presenze nel cedolino paga avviene in modo automatico, a patto che siano configurate le ventilazioni delle causali nelle voci di cedolino.
E` possibile disattivare questo automatismo mediante una Proprietà Libera configurabile a livello generale (“Ambiente” – “Configurazione generale“) oppure a livello di singola azienda (“Archivi” – “Aziende” – “Proprietà libere Filiali/Cantieri“).
La proprietà da impostare è “AP_FP_NonAcquisiceCausali” e va indicato il valore “1“.
L’acquisizione delle causali ai fini dell’elaborazione del cedolino alimenta l’archivio consultabile in “Pratiche” – “Presenze” – “Archivio causali da liquidare“. Qualora l’utente disattivi l’automatismo dopo aver già operato l’acquisizione, le causali non verranno più cancellate. Questa operazione dovrà essere eseguita manualmente entrando nell’archivio indicato in precedenza.
Schema riepilogativo della confluenza del foglio presenze nel cedolino paga
| Tipologia di gestione | Foglio presenze (“Pratiche” – “Presenze” – “Elaborazione Foglio Presenze”) |
Pratiche di Mal./Mat./Inf./ecc. (“Pratiche” – “Rapporto di lavoro” – “Malattia/Maternità/Infortunio”) |
Causali totali da liquidare nel cedolino (“Pratiche” – “Presenze” – “Archivio causali da liquidare”) |
| Acquisizione da file delle causali mensili totali | Non può essere generato | Non possono essere generate (gli eventi vanno caricati manualmente) | Genera le causali totali da liquidare nel cedolino in sede di acquisizione del file. Il mese di liquidazione rispecchierà quanto indicato nel campo Momento del pagamento presente nell’inquadramento del dipendente. |
| Acquisizione da file delle causali giornaliere | Genera l’intero foglio presenze in sede di acquisizione del file | Genera le pratiche in sede di acquisizione del file, basandosi quindi sul foglio presenze | Genera le causali totali da liquidare nel cedolino in sede di acquisizione del file. Il mese di liquidazione rispecchierà quanto indicato nel campo Momento del pagamento presente nell’inquadramento del dipendente. |
| Gestione del Foglio Presenze in Paghe | Il foglio presenze è predisposto dall’applicazione Paghe | Genera le pratiche durante l’acquisizione in Paghe dei fogli presenze presenti in Ufficio Web | Genera le causali totali da liquidare nel cedolino durante il calcolo del foglio presenze. Il mese di liquidazione rispecchierà quanto indicato nel campo Momento del pagamento presente nell’inquadramento del dipendente. |
| Gestione del Foglio Presenze in Ufficio Web | Il foglio presenze è predisposto dall’applicazione Paghe, completato e confermato in Ufficio Web, acquisito in Paghe in forma completa | Genera le pratiche durante l’acquisizione in Paghe dei fogli presenze presenti in Ufficio Web | Genera le causali totali da liquidare nel cedolino durante l’acquisizione in Paghe dei fogli presenze presenti in Ufficio Web. Il mese di liquidazione rispecchierà quanto indicato nel campo Momento del pagamento presente nell’inquadramento del dipendente. |
| Gestione delle Presenze e delle Paghe con software GEA Softech | Il foglio presenze in Paghe è integrato con l’applicazione Presenze, quindi è disponibile una volta che il cartellino è calcolato | Le pratiche vengono generate durante la preparazione del cedolino, e richiedono che il campo Tipo gestione presenze, collocato nell’inquadramento della filiale, sia configurato con valore zero.
In caso di acquisizione dei certificati di malattia dal file telematico dell’Inps, le sole malattie vengono preparate e calcolate (solo al momento della prima acquisizione) durante la preparazione del cedolino, per operare con la retribuzione aggiornata. Qualora l’evento abbia una continuazione o una ricaduta comunicata all’interno di successivi file telematici, sarà il processo stesso di acquisizione che si farà carico del ricalcolo della pratica. |
Le causali totali da liquidare vengono generate durante la preparazione del cedolino, e richiedono che il campo Tipo gestione presenze, collocato nell’inquadramento della filiale, sia configurato con valore zero. Il mese di liquidazione rispecchierà quanto indicato nel campo Momento del pagamento presente nell’inquadramento del dipendente. |
Stampa dei fogli presenze
Con la scelta “Pratiche” – “Presenze” – “Stampa foglio presenze” si può eseguire la stampa dei fogli presenze da includere nel Libro Unico del Lavoro.
In questa sede è possibile anche assegnare la numerazione ai fogli in modo da produrre la stampa ufficiale richiesta dalla normativa corrente. La numerazione si assegna togliendo la spunta da “Anteprima” (è necessario che la destinazione della stampa sia una stampante, anche virtuale come ad esempio PdfCreator, PrimoPdf, ecc.) e impostando il campo “Registro la stampa” col valore “S“.