Cos’è l’MBO
L’MBO (Management by Objectives) è un modo di gestione per obiettivi basato sui risultati raggiunti, ovvero su input oggettivi e misurabili, al raggiungimento dei quali viene riconosciuto un bonus in aggiunta alla retribuzione annua lorda. Il valore del premio è conosciuto e variabile perché dipende dal raggiungimento di un mix di obiettivi assegnati all’inizio del periodo di riferimento.
Per costruire un MBO è necessario definire:
- Gli obiettivi
- Il peso degli obiettivi
- Il valore del premio
Gli obiettivi
L’identificazione degli obiettivi è il momento cruciale del processo. Gli obiettivi possono essere di due tipi:
- individuali: sono gli obiettivi personali, “disegnati” sul dipendente al raggiungimento dei quali concorre egli soltanto
- aziendali (o condivisi): sono gli obiettivi definiti dai vertici o dal top management dell’organizzazione. Il loro scopo è integrare gli sforzi di tutta la struttura manageriale in direzione di obiettivi aziendali strategici. Al raggiungimento di questi obiettivi non concorre un dipendente singolarmente, ma tutti i soggetti aziendali.
Normalmente l’MBO di un dipendente è costituito dal raggiungimento di più obiettivi, individuali e aziendali.
Il peso degli obiettivi
Ad ogni obiettivo assegnato al dipendente verrà attribuito un peso percentuale diverso in ragione della rilevanza. E’ necessario che gli obiettivi siano misurabili e controllabili affinché i manager e i dipendenti stessi possano monitorare le proprie performance.
Il valore del premio
Altro elemento determinante per l’efficacia del sistema di incentivazione per obiettivi è il valore che viene attribuito al premio. Il valore del premio viene determinato sul punto percentuale che, moltiplicato per la percentuale totale del raggiungimento degli obiettivi del dipendente, costituisce il valore del bonus spettante al dipendente.
Struttura MBO
Premessa
Il piano di obiettivi viene predisposto dall’ufficio del personale. Generalmente ha validità annuale (Es. piano obiettivi 2017) e rappresenta la struttura aziendale degli obiettivi definita per un periodo di tempo.
Per ogni dipendente viene creato un Modulo contenente più obiettivi, ai quali è assegnato un proprio peso percentuale. Il totale degli obiettivi contenuti nel modulo deve essere del 100%. Gli obiettivi, a loro volta, possono essere valutati secondo metodi di valutazione differenti (es. può essere relativa alle tempistiche di consegna di un progetto, piuttosto che l’importo di fatturato raggiunto).
La valutazione può essere strutturata secondo diverse fasce che rappresentano la percentuale di raggiungimento dell’obiettivo (es. 25%, 50%, 75%, 100%). Ogni fascia viene definita in modo chiaro (es. può corrispondere ad una data di presentazione del progetto o a un certo importo di fatturato raggiunto).
Ad ogni punto percentuale corrisponde un valore in euro che verrà moltiplicato per la percentuale di obiettivi effettivamente raggiunta. Il totale corrisponderà al premio che verrà riconosciuto al dipendente.
Di seguito viene riportato il procedimento per la creazione del MBO.
1 – Creare un piano MBO
Il piano non è altro che un contenitore di obiettivi con valenza temporale determinata (generalmente un anno). La creazione del piano MBO può essere fatta dall’Ufficio del personale dal menù: Dipendenti – Gestione MBO, quindi cliccando il bottone “Nuovo Piano” e compilando i tre campi richiesti: descrizione, data inizio e data fine. Salvare al termine dell’operazione.
Dalla stessa schermata è anche possibile consultare, modificare o eliminare i piani già creati.
2 – Definizione delle categorie di obiettivi
All’interno di ogni piano possono essere create delle categorie di obiettivi, che rappresentano un insieme di obiettivi dello stesso contesto (Es. aziendali, reparto acquisti, reparto vendite).
Per creare una nuova categoria cliccando l’icona (rappresentata dalla cartella), in corrispondenza della colonna “Categorie di obiettivi”, all’interno di un piano, quindi cliccare “Nuova categoria”. Per la sua creazione è sufficiente inserire la descrizione e specificare, spuntando la casella, se è previsto che gli obiettivi contenuti nella categoria siano aziendali.
Da questa schermata è anche possibile consultare, modificare o eliminare le categorie precedentemente create, cliccando le rispettive icone presenti. In particolare, attraverso l’ultima icona è possibile consultare gli obiettivi già creati e crearne di nuovi.
3 – Creazione dei moduli
Il modulo è l’insieme di obiettivi che vengono affidati ad un dipendente. Ogni obiettivo avrà un peso percentuale e, l’insieme di obiettivi del modulo deve essere 100.
Il modulo viene creato da: “Dipendenti” – “Gestione MBO”, cliccando l’icona del modulo in corrispondenza della rispettiva colonna, all’interno di un Piano di obiettivi già creato. Quindi cliccare “Nuovo modulo” e valorizzare i seguenti campi:
- Dipendente: selezionare il dipendente titolare del modulo;
- Stato: lo stato, nel momento della creazione rimane “Bozza”. Una volta creato tutto il modulo, lo stato può venire configurato come:
- Da compilare: il modulo è pronto per essere valutato dal responsabile
- Compilato: il modulo è stato valutato dal responsabile
- Definitivo: quando l’ufficio del personale decide che il modulo non può più essere modificato, quindi sono precluse nuove valutazioni.
- Scadenza: data entro la quale devono essere effettuate le valutazioni
- Valore per punto percentuale: importo in euro che viene assegnato ad ogni punto percentuale. Il valore, moltiplicato per cento darà il valore massimo del premio spettante al dipendente che raggiunge tutti gli obiettivi.
All’interno di ogni modulo devono essere creati (o importati gli obiettivi) come descritto nel paragrafo successivo.
Se il modulo è valido per più dipendenti può essere duplicato utilizzando la rispettiva icona e indicando il dipendete destinatario della duplicazione.
4 – Creazione degli obiettivi
La creazione degli obiettivi può essere avvenire:
- All’interno della categoria di obiettivi – questa procedura può essere più agevole se utilizzata nel caso in cui si stia creando ex novo degli obiettivi che saranno utilizzati per più dipendenti
- All’interno del singolo modulo del dipendente
Creazione degli obiettivi dalla categoria di obiettivi
All’interno della categoria di obiettivi, cliccando l’ultima icona è possibile creare nuovi obiettivi compilando semplicemente due campi: la descrizione e il metodo di valutazione. Una volta salvato l’obiettivo, questo sarà visibile nella stessa schermata e potrà essere completato creando le fasce di valutazione.
Cliccando le rispettive icone è possibile modificare, eliminare, duplicare un obiettivo. E’ inoltre possibile creare delle fasce di valutazione (vedi paragrafo successivo) e, se si tratta di obiettivi condivisi, è possibile inserire la valutazione finale.
Creazione degli obiettivi dal modulo del dipendente
Gli obiettivi del dipendente possono essere creati anche all’interno della gestione moduli del dipendente:”Dipendenti” – “Gestione MBO” – cliccare l’icona in corrispondenza dei moduli, quindi cliccare l’icona in corrispondenza della colonna “Obiettivi legati al modulo”, infine, “Nuovo obiettivo”.
Quando viene creato un nuovo obiettivo i campi da valorizzare sono:
- Descrizione: descrizione breve dell’obiettivo
- Categoria: categoria a cui deve essere associato
- Percentuale: peso percentuale che viene affidato all’obiettivo all’interno del modulo
- Metodo di valutazione: metodo con cui verrà valutato il raggiungimento dell’obiettivo (es.: può essere relativo alle tempistiche di consegna di un progetto, piuttosto che l’importo di fatturato raggiunto).
Importa obiettivi
In fase di creazione del modulo MBO di un dipendente, se gli obiettivi sono già stati creati è possibile importarli. Sarà questo il caso degli obiettivi condivisi che vengono sicuramente utilizzati per più dipendenti.
Dalla maschera “Gestione obiettivi modulo MBO” (il percorso per raggiungere questa schermata è lo stesso descritto poc’anzi), cliccare “Importa obiettivi”. Questa funzionalità permette di importare uno o più obiettivi già creati da una categoria (es. categoria ACQUISTI) o di ricercare gli obiettivi da importare attraverso una ricerca per testo. Per importare gli obiettivi all’interno del modulo del dipendente sarà sufficiente selezionarli con l’apposita spunta e salvare.
Quando gli obiettivi verranno importati sarà comunque necessario assegnare il peso percentuale rispettivamente al modulo in cui sono stati inseriti. Gli obiettivi possono inoltre essere modificati nella descrizione e nel metodo di valutazione.
5 – Creazione di fasce di valutazione
La valutazione può essere strutturata secondo diverse fasce che rappresentano la percentuale di raggiungimento dell’obiettivo (es. 25%, 50%, 75%, 100%). Ogni fascia viene definita in modo chiaro (es. può corrispondere ad una data di presentazione del progetto o a un certo importo di fatturato raggiunto).
Ad ogni punto percentuale di raggiungimento degli obiettivi, moltiplicato per la percentuale corrispondente al peso di ogni obiettivo, corrisponderà un valore in euro che rappresenterà il premio riconosciuto al dipendente.
L’icona per la creazione delle fasce di valutazione è presente in corrispondenza di ogni obiettivo già creato, sia all’interno di un modulo, sia all’interno di una categoria.
Può essere creata una fascia di valutazione per ogni obiettivo, cliccando l’icona “fasce di valutazione”, quindi “Nuova fascia di valutazione”. Ogni fascia è composta da:
- Descrizione: descrizione della valutazione
- Percentuale: percentuale di raggiungimento dell’obiettivo che corrisponde alla valutazione.
Ad ogni obiettivo possono essere associate almeno due fasce di valutazione che possono comunque variare dal modulo di un dipendente ad un altro.
La fascia di valutazione può essere anche essere duplicata mediante l’apposita icona.
La valutazione dei moduli MBO
Il responsabile può accedere alla visualizzazione e valutazione degli obiettivi dei dipendenti dalla voce di menù MBO. Il responsabile può cliccare l’icona di valutazione in corrispondenza del dipendente desiderato, come riportato nella Figura che segue.
Cliccando l’icona di valutazione si aprirà una pagina con il dettaglio degli obiettivi del dipendente e le fasce di valutazione. Per ogni obiettivo il responsabile può apporre una valutazione per obiettivo semplicemente cliccando una tra le fasce di valutazioni presenti.
Il responsabile può valutare solo gli obiettivi personali del dipendente in quanto gli obiettivi condivisi (aziendali) possono essere valutati solo dall’HR manager e/o dall’ufficio del personale.
Al termine della valutazione il Responsabile lo stato del modulo varierà da “da compilare” a “compilato”. Quando l’ufficio del personale avrà portato lo stato a “definitivo”, non sarà più possibile, per il responsabile variare le valutazioni già effettuate e il modulo sarà visibile in sola lettura.