In Ufficio Web, se la configurazione lo prevede, è possibile inserire dei modelli personalizzati relativi alle email di promemoria delle Visite mediche programmate e scadenze, che vengono inviate ai singoli Dipendenti.
Questi modelli si applicano a:
Visite mediche:
- le email di promemoria che vengono inviate ai Dipendenti il giorno prima ed una settimana prima della Visita (se è attivo l’invio della comunicazione Visite mediche programmate, configurabile attraverso l’apposita pagina Configurazione email periodiche Risorse Umane)
- le email di promemoria che vengono inviate manualmente ai Dipendenti dall’applicativo Risorse Umane, dalla visualizzazione Agenda
Scadenze:
- le email di promemoria che vengono inviate ai dipendenti il giorno prima ed una settimana prima del giorno della scadenza per consegnare la visita medica da allegare al rinnovo della patente dopo il 60mo anno di età
Entrando nel portale come ufficio del personale e recandosi alla pagina Configurazione email periodiche Risorse Umane disponibile sotto l’apposito menu Risorse Umane, si vedrà un pulsante di collegamento Gestione modelli email, attraverso il quale sarà appunto possibile raggiungere la pagina di Gestione modelli.
Tale pagina dà la possibilità di inserire o modificare un modello personalizzato.
Prima di tutto è necessario selezionare la Categoria di Visita medica desiderata o di scadenza (a seconda del tab selezionato): i modelli infatti si applicano diversamente per ogni Categoria.
Grazie alle funzionalità presenti nel tab Mail Merge è possibile inserire dei campi relativi ad informazioni della Visita medica o Scadenza in oggetto (pulsante Insert Merge Field) oppure visualizzare un’anteprima delle stesse (View Merged Data). Sono disponibili varie informazioni contestuali tra cui ad esempio (nel caso di una visita medica) il cognome ed il nome del Dipendente, la descrizione della Visita, la data prevista, il luogo, ecc…
Nel tab Home invece, sono presenti tutte le classiche funzionalità di personalizzazione dello stile del testo: carattere, allineamento, stile grassetto o corsivo, colore, ecc…
Una volta terminate le modifiche, ricordarsi di premere l’apposito pulsante di salvataggio presente in fondo alla pagina.
Per le Categorie per le quali non è stato configurato nessun modello personalizzato, il testo dell’email di promemoria che riceverà il Dipendente è il seguente:
VISITE MEDICHE PROGRAMMATE:
TIPO DESCRIZIONE DATA [tipologia Visita medica] [descrizione categoria Visita medica] [data prevista] [link calendario Outlook] – [link calendario Google]
SCADENZE:
Spett.le «CognomeNomeDipendente»,
ti ricordiamo di consegnare il documento relativo alla visita medica dell’ultimo rinnovo della patente.