Gestione Congedi è il Modulo del Portale Ufficio Web con cui puoi gestire il caricamento, la verifica di conformità e l’archiviazione delle richieste di congedo.

 

Il modulo consente agli Uffici HR di monitorare tutte le tipologie di congedo, con la possibilità di attivare l’utilizzo, da parte dei dipendenti, di specifiche tipologie di congedo.

 

Con Gestione Congedi hai la possibilità un blocco a fronte della richiesta di assenza non conformi alla domanda di congedo approvata.

 

All’interno del Portale web il dipendente può gestire in autonomia le operazioni di compilazione e caricamento degli allegati, mentre l’Ufficio HR è in grado di:

 

 

Funzioni a disposizione dell’Ufficio HR

Configurazione delle pratiche di congedo

Il modulo consente di configurare le pratiche di congedo, consentendo di:

• attivare le pratiche
• configurare l’obbligatorietà del codice fiscale
• configurare la richiesta del valore dei giorni usufruiti dal coniuge: può essere non prevista, facoltativa oppure obbligatoria
• configurare la causale associata alla pratica per abilitare il dipendente ad effettuare una richiesta di assenza con la causale corretta
• decidere se un tipo di pratica può essere inserita dal dipendente o deve essere gestita dall’ufficio del personale
• verificare se al dipendente sono associate le causali della pratica e, in caso non lo siano, associarle rapidamente
• configurare l’obbligatorietà della pratica in fase di richiesta di assenza, obbligando il dipendente ad allegare il documento relativo alla tipologia di assenza
• dare al Tipo Pratica una descrizione comprensibile per l’utente

E’ disponibile centro di controllo in Ufficio Web accessibile dal menù “Dipendenti -> Pratiche di congedo” di tutte le domande di congedo pervenute dal dipendente e/o inserite dall’ufficio del personale per conto del dipendente.
Attraverso il centro di controllo è possibile consultare le domante e solo dopo aver verificato la correttezza dei dati, approvare o rifiutare le domande pervenute da parte del dipendente.
Il sistema consente di inviare notifiche automatiche al dipendente sullo stato di elaborazione della richiesta.

 

Il dipendente può comunicare all’ufficio del personale le pratiche di congedo attraverso Ufficio Web tramite il menù “Richieste -> Pratiche di congedo“.

Il modulo consente, attraverso una procedura guidata, di pubblicare la pratica completa di informazioni a corredo quali codice fiscale dell’assistito, date di validità ed infine allegando il documento fornito dall’ente, in formato PDF o Immagine.

 

Il dipendente riceve via e-mail dall’ufficio del personale, l’esito della verifica dello stato di elaborazione della richiesta.

Una volta accettata la pratica, il dipendente potrà inserire una richiesta di assenza, selezionando la causale che verrà associata alla pratica stessa.

In caso contrario, non sarà possibile inserire la richiesta di assenza.

 

Il dipendente può inserire alcune tipologie di pratiche anche in fase di richiesta di assenza. Ad esempio la richiesta di permesso per donazione sangue potrebbe essere inserita in fase di richiesta.

 

Differenze tra Servizi

In Ufficio Web vi sono due diversi Servizi attivabili al Dipendente:

• Visualizzazione Pratiche di Congedo: consente la visualizzazione della pagina relativa alle Pratiche con la visualizzazione delle stesse e dei relativi dettagli
• Gestione Pratiche di Congedo: consente consente la visualizzazione della pagina relativa alle Pratiche con la visualizzazione delle stesse e dei relativi dettagli ed inoltre dà la possibilità al Dipendente di inserire una Pratica dalla pagina stessa, senza passare per il modulo Richieste di Autorizzazione.

Anche in assenza di entrambi i Servizi il Dipendente può inserire una Pratica di Congedo contestualmente ad una Richiesta di Autorizzazione, se la Causale selezionata lo prevede.

In nessun caso il Dipendente può inserire una Pratica di Congedo relativa ad una tipologia gestita solo dall’ufficio del personale (nemmeno con il Servizio di Gestione Pratiche attivo).

Approvazione automatica Richieste di Autorizzazione “contestuali”

Ufficio Web permette l’approvazione automatica delle Richieste di Autorizzazione qualora vi sia la presenza di almeno una Pratica di Congedo del Dipendente interessato attiva nello stesso periodo, legata alla Causale della Richiesta.

E’ sufficiente utilizzare una Causale di richiesta autoapprovante.

L’approvazione automatica si verificherà nelle seguenti situazioni:

• All’approvazione di una Pratica di Congedo da parte dell’ufficio del personale (se la relativa Richiesta di Autorizzazione è già stata inserita)
• Al momento dell’inserimento di una Pratica di Congedo da parte dell’ufficio del personale (se la relativa Richiesta di Autorizzazione è già stata inserita)
• Al momento dell’inserimento della Richiesta di Autorizzazione (se la Pratica di Congedo è già presente e attiva)