Con la revisione Risorse Umane 04.17.0103 è stato implementato un processo che permette di gestire le scadenze delle date di validità delle abilitazioni sulla base delle scadenze degli obblighi formativi collegati.
Le abilitazioni vengono generate al dipendente sulla base della formazione obbligatoria che deve essere svolta.
Esistono due modi per gestire le abilitazioni:
- Associare il dipendente all’abilitazione (come se fosse una mansione)
- Generazione automatica dell’abilitazione al dipendente sulla base del corso svolto.
Configurazione abilitazioni
Affinchè l’abilitazione venga correttamente configurata è necessario:
1 – Creare l’abilitazione impostando il campo “Genera da formazione” come SI e valorizzare il campo “Tipo Mansione” con voce 1= Abilitazione (come in Figura 1).
2 – Inserire la formazione obbligatoria relativa all’abilitazione. Cliccare sul tab “Formazione” all’interno della scheda relativa all’abilitazione. Normalmente, la formazione obbligatoria legata ad un’abilitazione è composta da:
- un corso base con frequenza = 0 (deve essere svolto una volta sola). Questo è il corso che fa nascere l’abilitazione in capo al dipendente.
- un corso di aggiornamento con frequenza variabile (normalmente 60 mesi). Questo è il corso che deve essere svolto per mantenere attiva l’abilitazione (come in Figura 2).
I corsi devono essere impostati in propedeuticità tra loro (si veda manuale della formazione).
Questi sono i passaggi comuni per i due tipi di gestione precedentemente descritti. Nel caso in cui si intenda procedere come da p.to 1 è necessario un’ulteriore passaggio: associare i dipendenti all’abilitazione.
3 – Associare i dipendenti all’abilitazione. Cliccare sul tab “Dipendenti” all’interno della scheda relativa all’abilitazione, quindi associare i dipendenti (come in Figura 3).
Questa operazione non deve essere eseguita nel caso in cui si decida di generare l’abilitazione dalla formazione. In questo secondo caso si procederà direttamente a far svolgere al dipendente i corsi di formazione previsti dall’abilitazione.
Gestione scadenze dell’abilitazione
Secondo la nuova gestione delle abilitazioni, è previsto che, sulla base delle scadenze della formazione, vengano aggiornate le date di validità dell’abilitazione. I casi sono i seguenti:
- Il dipendente è stato associato all’abilitazione senza svolgere il corso base: la data fine dell’abilitazione sarà impostata al 31/12/2049
- Il dipendente ha svolto il corso base e presenta, negli obblighi in scadenza, il corso di aggiornamento: la data fine dell’abilitazione coinciderà con la data scadenza del corso di aggiornamento. Superato tale data l’abilitazione risulterà sospesa e verrà riattivata solo nel momento in cui verrà svolto il corso di aggiornamento.
- Se si decide di chiudere definitivamente l’abilitazione al dipendente (es. viene variata la sua mansione), è necessario, non solo impostare la data fine validità della relativa abilitazione (come succede per la mansione), ma è anche necessario modificare lo stato della stessa in “Non attiva”.