Cos’è?
La gestione messaggi è una nuova funzionalità che permette una gestione proattiva del programma Risorse Umane, che interagendo con il gestionale Paghe e la piattaforma Ufficio Web, consente l’invio di messaggi e avvisi all’utente (e/o ai responsabili).
Quali casistiche gestisce?
L’implementazione della nuova funzionalità, ad oggi, gestisce due eventi che scaturiscono dal programma Paghe:
- La malattia di durata superiore ai 60 giorni;
- L’infortunio di durata superiore ai 40 giorni.
Come funziona?
Malattia o infortunio superiore a 60 giorni
Nel momento in cui viene inserita la malattia/infortunio superiore ai 60 giorni (o una continuazione di malattia/infortunio che fa superare la durata dei 60 giorni), l’automatismo compie due azioni:
- Invia una mail al Dipendente e al suo Responsabile, per comunicare l’evento (il testo della mail può essere personalizzato dall’ufficio del personale in Ufficio Web);
- Se nel gestionale Risorse Umane è stato configurato l’impianto relativo alle visite mediche (in particolare per le visite mediche superiori a 60 giorni, vedi sotto), nel gestionale verrà creata in automatico la scadenza della visita medica obbligatoria (introdotta dal D.lgs 106/09) per il dipendente interessato dalla malattia. La visita sarà programmata al rientro al lavoro del dipendente.
In particolare, la normativa di riferimento (art. 41 D.lgs. 81/08) inserisce tra la sorveglianza sanitaria, al comma 2/e-ter, “la visita medica precedente alla ripresa del lavoro, a seguito di assenza per motivi di salute di durata superiore ai sessanta giorni continuativi, al fine di verificare l’idoneità alla mansione”. Presupposto per la legittimità della visita medica è l’obbligo, previsto per la mansione, della sorveglianza sanitaria.
Come anticipato, affinché si possa creare la scadenza della visita nel programma Risorse Umane è necessario configurare la tipologia stessa della visita. Per farlo:
Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –> Tipologie di visite mediche/vaccinazioni. Quindi creare un nuovo tipo di visita medica come segue:
- Descrizione: “Visita medica per assenza superiore a 60 giorni” (o altra descrizione che identifichi con chiarezza il tipo di visita medica).
- Visita/Vaccinazione: inserire “visita medica”
- Motivo della visita “visita medica dopo assenza per motivi di salute superiore a 60 gg.”
La spunta “Pubblica in Ufficio Web” che rimane normalmente evidenziata, può essere tolta nel caso in cui non si voglia mostrare la scadenza della visita medica in Ufficio Web. Quindi cliccare “Salva” per salvare le modifiche.
Infortunio superiore a 40 giorni
In questo caso la procedura prevede che, nel momento in cui viene inserito un infortunio di durata superiore ai 40 giorni (o continuazione che comporti il superamento dei 40 giorni), venga inviata in automatico una mail al Dipendente e al suo Responsabile, per comunicarne l’evento. Anche il questo caso il testo può essere personalizzato dall’utente in Ufficio Web).
Come personalizzare la mail di comunicazione?
Il testo predefinito dell’email di comunicazione (uguale per entrambi gli eventi) è il seguente:
| Pratica: { ID Pratica }
Dipendente: { Cognome Nome } Durata: { Durata } Data inizio: { DataInizio } Data fine: { DataFine } |
Il corpo della mail di comunicazione può essere personalizzato dall’ufficio del personale, accedendo ad Ufficio Web con il proprio utente. Questa funzionalità è disponibile alla voce “Gestione Messaggi”, presente all’interno del menu “Azienda”.
All’interno dell pagina è possibile:
- scegliere la tipologia di evento relativa al messaggio da personalizzare
- utilizzare dei “segnaposto”, i quali al momento dell’invio della mail, saranno valorizzati con le informazioni relative all’evento, ad esempio, scrivendo:Il dipendente { CognomeNome }
all’interno della mail verrà visualizzato:
Il dipendente Mario Rossi
Una volta terminato l’inserimento del testo desiderato, è necessario cliccare sul comando Salva per terminare l’operazione.