Quando si ha la necessità di tracciare la formazione obbligatoria di un dipendente svolta in un rapporto di lavoro precedente, si possono seguire due diverse strade, a seconda delle differenti necessità aziendali.
La fattispecie può essere quella relativa ad un dipendente che ha conseguito l’attestato di un corso base in un rapporto di lavoro precedente (presso altra azienda), che è valevole anche nel rapporto di lavoro in corso. L’utente ha quindi la necessità di tracciare l’attestazione del corso al fine di:
- Caricare l’attestato come allegato;
- Disattivare le scadenze relative a tale corso obbligatorio che non risultano evase in azienda;
- Mostrare le scadenze relative ad un corso collegato in propedeuticità (ad es. l’aggiornamento).
Opzione 1 – Creazione di un’edizione ad hoc
Per evadere l’obbligo formativo può essere creata un’edizione ad hoc per il dipendente in questione, inserendo come data evento la data presente nell’attestato del corso stesso.
Nella fattispecie, per questa operazione vanno seguiti i seguenti step:
1 – Creazione di un nuovo Evento formativo. Alla finestra “Edizione eventi formativi” si può accedere mediante due percorsi:
- Moduli –> Formazione –> Edizione eventi formativi –> “Nuova”
- Da Gestione della formazione in scadenza, selezionando il corso da evadere e il dipendente per cui verrà creata l’edizione;
2 – Compilare i campi proposti dalla schermata “Eventi formativi”. In particolare, la data dell’edizione dovrà essere la stessa presente nell’attestato in possesso del dipendente. Si consiglia inoltre di inserire tra le note il fine per cui è stato creato l’evento, come promemoria per ricordare che questo non è stato organizzato dall’azienda stessa.
3 – Nella sezione “Partecipanti”, associare il dipendente per cui si sta creando l’edizione, cliccando “Associa”.
4 – Procedere alla registrazione cliccando “Registra”. All’interno della finestra “Registrazione esito delle edizioni”, selezionare il dipendente e impostare l’evento come frequentato ed evaso, attraverso le spunte presenti nella sezione sottostante.
5 – Se in possesso dell’utente, è possibile caricare l’attestato dalla finestra “Eventi formativi”, attraverso l’icona della graffetta (in alto a destra).
Opzione 2 – Utilizzare lo stato “Evaso forzatamente”
Un’altra possibilità prevista dall’applicativo è quella di evadere forzatamente una scadenza proposta dall’applicativo. Questa opzione risponde ad esigenze diverse rispetto alla precedente, in quanto non rimarrà traccia della frequenza del corso, ma verrà solo evasa la scadenza.
Per questo procedimento è necessario:
- Accedere alla scheda personale del dipendente in oggetto, all’interno della scheda “Formazione”;
- Cliccare il tasto “Formazione in scadenza”;
- Fare doppio click sulla scadenza del corso che si intende evadere forzatamente.
- All’interno della scheda “Scadenza della formazione” impostare il flag dello stato come “Evaso forzatamente”
- Confermare l’operazione e generare nuovamente le scadenze
Questo percorso consente solamente di “bypassare” la scadenza di un corso, con la conseguenza che lo stesso non sarà visibile nella scheda personale del dipendente, all’interno della sezione della “Formazione svolta”. Allo stesso modo, non comparirà il corso di formazione all’interno della pagina di Ufficio Web del dipendente.
Può tuttavia essere inserito l’allegato dell’attestato che non verrà collegato al corso (non essendo presente un’edizione specifica). Questo può essere caricato dalla finestra dell’anagrafica del dipendente. A questa si può accedere da due differenti percorsi:
- Archivi –> Dipendenti –> Anagrafica –> Doppio click sull’icona rossa della graffetta (in alto a destra).
- Scheda personale –> Selezionare dipendente dall’albero –> Aprire sezione “Anagrafica” –> Doppio clik su un qualsiasi campo della sezione per aprire la finestra –> Doppio click sull’icona rossa della graffetta (in alto a destra).