Introduzione
Il modulo “Attrezzature e DPI” consente di organizzare le le Attrezzature e i Dispositivi di protezione individuale (DPI) presenti in azienda.
Prima di procedere all’analisi delle funzionalità del modulo è necessario fare una precisazione terminologica in merito alle risorse che andremo a trattare.
Per Attrezzatura di lavoro si intende qualsiasi macchina, apparecchio, utensile o impianto destinato ad essere utilizzato durante il lavoro (ex. Art. 69 D.lgs. 81/08).
Il Dispositivo di protezione individuale è qualsiasi attrezzatura destinata ad essere indossata e tenuta dal lavoratore allo scopo di proteggerlo contro uno o più rischi suscettibili di minacciarne la sicurezza o la salute durante il lavoro, nonche’ ogni complemento o accessorio destinato a tale scopo (ex Art. 74 D.lgs. 81/08).
Questo modulo nasce dall’esigenza per il datore di lavoro, di sottoporre le attrezzature di lavoro ai necessari controlli e interventi di manutenzione. Il software permette infatti la programmazione e la gestione di piani di intervento specifici su ogni categoria di attrezzatura presente in azienda e gestisce lo scadenziario dei DPI.
L’applicativo offre inoltre la possibilità di associare le risorse ad un singolo dipendente o ad un insieme di dipendenti individuabili in relazione alla mansione, all’attività svolta o al rischio a cui sono soggetti. Tutto ciò sarà fruibile mediante un centro di controllo che restituirà una visione attuale e reale sullo stato di consegna delle risorse.
Questo modulo gioca infatti un ruolo fondamentale nella gestione degli obblighi sulla sicurezza e dei rischi a cui è soggetto il personale, individuati dal Documento di Valutazione dei Rischi aziendale, secondo quanto previsto dal Testo Unico sulla sicurezza 81/08.
Il modulo è integrato con l’applicazione Ufficio Web per rendere consultabili alcuni dati sia a livello di singolo dipendente, sia a livello di responsabile di settore.
Menù delle voci “Attrezzature e DPI”
- Attrezzature e DPI
- Tipologia di categorie di Attrezzature/DPI
- Categorie di Attrezzature/DPI
- Attrezzature
- Associazione attrezzature al personale
- Gestione interventi delle attrezzature
- DPI
- Consegna DPI al personale
- Rischi associati a categorie di risorse
- Gestione dotazioni assegnate alle attrezzature
- Frequenza delle dotazioni delle risorse
- Archivio dotazioni assegnate
- Stampe
Tipologia di categorie di Attrezzature/DPI
Il nuovo archivio “Tipi intervento” è raggiungibile dal percorso di menù “Moduli” – “Attrezzature e DPI” – “Configurazione tipi di intervento”. La tipologia di intervento (revisione, bollo, assicurazione, controllo annuale, ecc.) può essere inserita in questo archivio per la gestione degli interventi e dei piani di intervento.
Categorie di Attrezzature/DPI
In questa scheda è possibile visualizzare le Attrezzature e i DPI già distinti in due diversi insiemi. All’interno di ciascuna famiglia, le risorse vengono divise in tipologie (come visto poc’anzi) e infine in categorie.
In questa schermata (fig. 2), suddividendo le tipologie di attrezzature già create, è possibile creare nuove categorie di risorse quali possono essere, ad esempio, specifici tipi di macchinari, gru, videoterminali, automezzi, ecc.
Come per la schermata precedente, la creazione di una nuova categoria di attrezzatura può essere fatta cliccando su “nuova” dalla barra degli strumenti in alto. Nella schermata verrà richiesto di inserire:
-
- Descrizione: breve descrizione dell’attrezzatura/DPI;
-
- Norma: riportare l’eventuale norma di riferimento nel caso di DPI;
-
- Tipo di categoria: in questo campo dovrà essere selezionata la tipologia entro la quale far rientrare tale categoria di attrezzatura/DPI;
-
- DPI: selezionare SI se la risorsa descritta è un DPI, o NO se è un’attrezzatura;
-
- Tipo di protezione: il flag si attiva solo nel caso in cui la risorsa creata sia un DPI. Può essere selezionato il tipo di protezione del DPI creato;
- Da restituire: in questo campo è possibile inserire la durata per cui l’attrezzatura/DPI può venire assegnata (es. temporaneamente, multiuso, monouso o da restituire).
Da questa interfaccia, selezionando la seconda scheda, è inoltre possibile la visualizzazione nonché la creazione dei piani di intervento associati alla categoria di attrezzatura (fig. 3). Per la creazione dei piani di intervento si veda il paragrafo “Piani di intervento”.
Piani di intervento
Per piani di intervento si intendono tutti gli interventi e manutenzioni che sono associati alla vita di un’attrezzatura. Questi possono essere richiesti da una specifica normativa o previsti facoltativamente dall’utente.
Per i DPI non è prevista la creazione di piani di interventi.
I Piani di intervento vengono associati ad una categoria di attrezzature e non alla singola attrezzatura. Si distingue dunque dal singolo intervento (vedi paragrafo…) che può essere previsto per un’attrezzatura specifica.
Prima di procedere alla creazione di un piano di intervento è necessario creare un catalogo di TIPOLOGIE DI INTERVENTO, dal menù → tabelle → generali → codici personalizzati, quindi selezionare “Tipi intervento manutenzione” e procedere alla creazione di nuovi codici di intervento come in Fig. 4.
La stessa operazione deve avvenire per ENTI DI CONTROLLO SICUREZZA.
Successivamente a ciò sarà possibile creare il piano di intervento. Questa operazione può essere fatta seguendo due diversi percorsi:
- Menù → Attrezzature e DPI → Piani di intervento
- Dalla finestra di “categorie di attrezzature/DPI”, all’interno della scheda “Piani di intervento” → “Nuovo intervento” (Fig. 3).
Per la creazione del piano di intervento, cliccando il pulsante “Nuova” verrà aperta una scheda in cui viene richiesto di compilare diversi campi (Fig. 5) di seguito descritti:
-
- Categoria risorsa: inserire la categoria della risorsa a cui si intende associare il Piano di intervento
-
- Descrizione: breve descrizione del tipo di intervento;
-
- Anzianità: questo campo, espresso in mesi, serve a definire temporalmente il piano di intervento in relazione alla vita della singola attrezzatura. Se ad esempio il piano di intervento deve essere fatto solo per i primi 5 anni di vita dell’attrezzatura, il campo verrà compilato come segue: da 0 a 60 mesi;
-
- Frequenza: anch’essa espressa in mesi, indica la periodicità con cui l’intervento deve ripetersi (entro il range di anzianità descritta sopra);
-
- Tipologia di intervento: selezionare il tipo di intervento tra quelli già proposti, o creati in precedenza come descritto all’inizio di questo paragrafo (Fig. 4);
-
- Controllo interno/esterno: serve ad indicare se il tipo di intervento debba essere svolto internamente o esternamente all’azienda;
- Ente di controllo: selezionare l’ente preposto al controllo tra quelli creati in precedenza come descritto all’inizio di questo paragrafo;
Al termine dell’operazione cliccare “salva” per salvare. In alternativa, chiudendo la finestra, verrà chiesto automaticamente dall’applicativo di registrare le modifiche.
Attrezzature
Da questa voce del menù è possibile visualizzare tutte le singole Attrezzature presenti all’interno dell’azienda mediante l’albero nell’interfaccia alla sinistra dello schermo, mentre a destra, per ogni attrezzatura, è possibile consultarne i dettagli.
Per la creazione di una nuova attrezzatura, selezionando verrà aperta una scheda vuota in cui viene richiesto di compilare diversi campi (Fig. 6) di seguito descritti:
-
- Azienda: il nome dell’azienda comparirà automaticamente;
-
- risorsa: il codice della nuova risorsa creata viene creato automaticamente dal sistema;
-
- Descrizione: Breve descrizione dell’attrezzatura creata in modo che sia di facile individuazione nel momento in cui questa dovrà essere gestita (Es. nome, modello specifico dell’attrezzatura, ecc.);
-
- Categoria risorsa: selezionare la categoria della risorsa a cui appartiene l’attrezzatura dall’elenco di categorie create.
-
- Stato risorsa: attraverso il flag è possibile specificare se la risorsa sia attiva, ferma per guasto, ferma per manutenzione o dismessa definitivamente;
-
- Data di acquisto: questa data è importante per definire il campo di anzianità dei piani di intervento;
-
- Data di scadenza della garanzia: il campo è utile per conoscere eventuali interventi che possono rientrare all’interno del periodo di garanzia dell’attrezzatura;
-
- Zona di lavoro: se definita, indica la collocazione dell’attrezzatura all’interno dell’azienda. Questo campo può essere utile se associato alla definizione dei rischi per zone di lavoro.
-
- Referente: indicare, se definita, la persona che ha la responsabilità della risorsa stessa, altrimenti lasciare “0”;
-
- Conformità: campo descrittivo che indica la conformità della risorsa ad una cerca normativa;
-
- Matricola/targa: utile per identificare con precisione l’attrezzatura in esame
-
- Cod. inventario: numero codice inventario
- Note: inserimento eventuale di note di promemoria o altre utili.
Da questa schermata ho anche la possibilità di accedere a due schede: Interventi (Fig. 7) e Registro di utilizzo (Fig.8).
Interventi (Fig. 9)
La scheda serve a visualizzare i piani di intervento e gli interventi che sono stati associati alla categoria di attrezzatura, quindi alla singola risorsa. E’ inoltre possibile creare un nuovo intervento singolo cliccando sulla scritta in alto a destra “nuovo intervento”.
Si aprirà una finestra (Fig. 9) da compilare con i seguenti dati:
- Azienda: il nome dell’azienda comparirà automaticamente;
- Cod. risorsa: il codice della nuova risorsa creata viene creato automaticamente dal sistema;
- Tipo intervento: possibilità di selezionare il piano di intervento entro cui si colloca il singolo intervento. Per la creazione di un piano di intervento si veda il paragrafo “Piani di intervento”.
- Data scadenza: data entro la quale deve essere fatto l’intervento
- Origine
- Data richiesta: data in cui è stato richiesto l’intervento;
- Data intervento: data in cui viene effettivamente evaso l’intervento
- Stato evasione: selezionare lo stato tra le diverse opzioni proposte:
- Programmato: se l’intervento è stato programmato
- Evaso: quando l’intervento è stato effettuato;
- Restituito;
- Sospeso;
- Annullato: quando l’intervento non è più necessario;
- Evaso forzatamente: l’intervento viene considerato evaso anche se non è effettivamente stato fatto l’intervento (questo campo evade il naturale workflow della gestione degli interventi)
-
- Intervento in garanzia: se l’intervento rientra tra quelli previsti in garanzia o meno;
-
- Esito positivo: si/no;
- Ente/luogo svolgimento: selezionare, nel caso in cui siano stati già caricati, gli enti/luogo preposti all’intervento di manutenzione.
Registro di utilizzo (Fig. 10)
Questa interfaccia mostra l’elenco dei dipendenti a cui è stata assegnata la risorsa e il periodo temporale di assegnazione.
Da questa finestra, cliccando sul link “nuova consegna” si potrà accedere al centro di controllo delle prenotazioni, dove sarà possibile gestire le consegne delle attrezzature ai dipendenti (si veda prenotazioni attrezzature).
Attenzione: le attrezzature non possono essere consegnate a più dipendenti contemporaneamente!
Associazione attrezzature al personale
Attraverso questa interfaccia (Fig. 11) è possibile associare una o più risorse al personale.
Nella sezione “Filtro soggetti” è possibile inserire diversi filtri per scegliere quali dipendenti visualizzare nell’elenco sottostante”.
Nella sezione “Risorse” è invece possibile inserire i filtri per la visualizzazione delle diverse risorse. Spuntanto la voce “visualizza solo le attrezzature associate alla Mansione/attività del dipendente selezionato”, il programma non proporrà l’elenco completo delle attrezzature, ma solo di quelle precedentemente associate alla mansione/attività (sono le attrezzature che il dipendente è abilitato ad utilizzare). Questa operazione è possibile dal seguente percorso:
Menù → Mansionario → Elementi associati alle mansioni/Elementi associati alle attività/lavorazioni → Attrezzature. Per questa operazione si veda http://kb.hunext.com/knowledge-base/hr-manuale-del-mansionario/
Questa casistica può essere utilizzata nel caso in cui si voglia associare solo le attrezzature per cui il dipendente presenti un’abilitazione valida. Nel caso della fig. 12, vengono visualizzate solo le attrezzature che, in base alle configurazioni sulle mansioni/abilitazioni, il dipendente può utilizzare. Nel caso di specie, Mario Rossi presenta un’abilitazione all’uso della motosega perchè ha svolto l’apposito corso di abilitazione e di conseguenza, a lui potranno essere associate le attrezzature presenti nella lista.
Per gestire l’associazione dei dipendenti abilitati alle attrezzature si rimanda al documento.
Nelle sezioni sottostanti, a sinistra, è possibile visualizzare l’elenco di dipendenti a cui è possibile associare l’attrezzatura, mentre a destra l’elenco di tutte le attrezzature non ancora associate a quel dipendente.
L’associazione avviene selezionando il dipendente e una o più risorse, quindi cliccando sull’icona . La risorsa sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia. Con doppio click sull’attrezzatura associata comparirà la finestra in cui è possibile inserire i dettagli come precedentemente descritto (si veda paragrafo precedente e Fig. 8).
Per annullare l’associazione fatta o togliere un’attrezzatura è necessario cliccare sull’icona
Al termine di questa operazione, o in un momento successivo, è possibile consultare il registro di utilizzo dell’attrezzatura, da cui è possibile visualizzare l’elenco dei dipendenti e il periodo temporale in cui è stata associata la risorsa. Questa operazione è possibile dal seguente percorso: Menù → Attrezzature e DPI → Attrezzature → Registro di utilizzo, come precedentemente illustrato (vedi paragrafo “Attrezzature” e Fig. 8).
Gestione interventi delle attrezzature
Questa interfaccia (Fig. 13) rappresenta un centro di controllo degli interventi da programmare, programmati o evasi. Da questa schermata è infatti possibile visualizzare e gestire lo scadenziario dei piani di intervento e dei singoli interventi delle attrezzature.
In questa schermata, non selezionando alcun filtro di quelli proposti nel riquadro “Filtro risorse”, è possibile visualizzare tutti gli interventi che sono stati creati manualmente o in modo automatico dal sistema.
I filtri servono a selezionare gli interventi di nostro interesse, in base alla categoria di risorsa, alla singola attrezzatura, allo stato dell’intervento o all’interno di un arco temporale predefinito.
Quanto allo stato dell’intervento, come si è già visto nel paragrafo “Attrezzature” alla voce “INTERVENTI”, questo può essere:
- Da programmare: quando l’intervento è stato solo pianificato dal sistema ma non è stato ancora preso in carico dall’utente che dovrà occuparsene;
- Programmato: se l’intervento è stato effettivamente programmato dall’utente
- Effettuato: quando l’intervento è stato effettuato;
- In corso di svolgimento: voce utile nel caso in cui l’intervento richieda più giorni.
Selezionando una risorsa e cliccando due volte si aprirà una nuova finestra da cui è possibile gestire i dettagli dell’intervento. La finestra è la stessa da cui si accede per la creazione di un nuovo intervento (vedi paragrafo “Attrezzature, voce INTERVENTI, Fig. 9).
Il workflow naturale di un intervento è il seguente: Creazione dell’intervento (da programmare) → Intervento programmato → Intervento evaso.
DPI
Da questa voce del menù è possibile visualizzare tutti i Dispositivi di Protezione individuali (DPI) presenti all’interno dell’azienda mediante l’albero nell’interfaccia alla sinistra dello schermo, mentre a destra, per ogni DPI, è possibile consultarne i dettagli (Fig. 14).
Per la creazione di un nuovo DPI, premendo il pulsante “Nuova” verrà aperta una scheda vuota in cui viene richiesto di compilare diversi campi di seguito descritti:
-
- Azienda: il nome dell’azienda comparirà automaticamente;
-
- risorsa: il codice della nuova risorsa creata viene creato automaticamente dal sistema;
-
- Descrizione: Breve descrizione del DPI creato in modo che sia di facile individuazione nel momento in cui questa dovrà essere gestito (Es. nome, modello specifico del DPI, ecc.);
-
- Categoria risorsa: selezionare la categoria della risorsa a cui appartiene il DPI dall’elenco di categorie create.
-
- Data di acquisto: data in cui il DPI viene acquistato;
-
- Data di scadenza della garanzia: inserire l’eventuale data di scadenza della garanzia del DPI. Attenzione, questa non è da intendersi come data di scadenza del DPI!;
-
- Conformità: campo descrittivo che indica la conformità della risorsa ad una cerca normativa;
-
- Cod. inventario: codice di riferimento per la gestione del magazzino;
- Note: inserimento eventuale di note di promemoria o altre utili.
DPI assegnati al personale
Da questa interfaccia (Fig. 15) è possibile visualizzare tutti i DPI che sono stati assegnati al personale.
Nell’albero a sinistra compare l’elenco dei dipendenti a cui è già stato assegnato un DPI e cliccando su ciascun dipendente sono elencati tutte le risorse a lui assegnate.
Selezionando la risorsa è possibile consultare, nella finestra a destra dello schermo, i dettagli della stessa e il periodo di assegnazione.
Da questa schermata è inoltre possibile eliminare una dotazione ad un dipendente, selezionando la dotazione interessata e cliccando il bottone “Elimina”. Attenzione, questa operazione non fa parte del workflow naturale dell’assegnazione e rimozione dei DPI al personale. Si può ricorrere a questa operazione solo nel caso di cancellazioni massive per errore in fase di caricamento dei dati.
Associazione del DPI a mansioni o attività/lavorazioni
I DPI, a differenza delle attrezzature, non possono essere consegnate ad un singolo dipendente indipendentemente dalla mansione o dall’attività svolta. La natura stessa del DPI, prevede infatti che questo sia uno strumento a protezione di un soggetto in conseguenza del riconoscimento di un determinato rischio a cui è soggetta l’attività o la mansione da lui svolta.
Nell’applicativo ciò si traduce nella necessità di configurare il DPI in relazione alla mansione/attività o al rischio, a seconda di come siano stati rappresentati i dati aziendali all’interno del software, mediante lo strumento dell’associazione.
Prima di illustrare la consegna dei DPI al personale, è bene chiarire il procedimento di associazione alle mansioni/attività e ai rischi. Questa operazione avviene dal seguente percorso:
Menù → Mansionario → Elementi associati alle mansioni/Elementi associati alle attività/lavorazioni → DPI.
La schermata che si aprirà (Fig. 16), è strutturata in modo analogo a quella per l’associazione delle attrezzature al personale, già descritta in questo manuale (si veda Fig. 9).
Nella sezione “Filtro mansioni” è possibile inserire diversi filtri per decidere quali mansioni visualizzare nella finestra sottostante.
Nelle sezioni sottostanti, a sinistra, è possibile visualizzare l’elenco delle mansioni a cui è possibile associare il DPI, mentre a destra l’elenco di tutti i DPI censiti dall’azienda.
L’associazione avviene selezionando la mansione e una o più risorse, quindi cliccando sulla freccia azzura. Il DPI associato alla mansione evidenziata sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
Con doppio click sul DPI associato comparirà la finestra in cui è possibile inserire i dettagli (Fig. 17).
E’ importante sottolineare che la frequenza del DPI si riferisce sempre alla mansione, ed è infatti in questo contesto che dovrà essere inserita. Uno stesso DPI può avere frequenze diverse in base alla mansione a cui è stato associato, questo per il motivo per cui può esserci un deterioramento diverso nel tempo in base all’utilizzo che una certa mansione può richiedere.
La voce “Frequenza” viene espressa in mesi e rappresenta la durata massima del DPI in relazione alla mansione a cui è stata associata. Scaduto il periodo di frequenza il DPI risulterà nuovamente “mancante” e si dovrà procedere alla consegna di un nuovo DPI.
Se questa è uguale a 0, significa che la durata del DPI non è prestabilita e non si avranno quindi scadenze di alcun tipo.
Per annullare l’associazione fatta e rimuovere un DPI dalla mansione è necessario cliccare sull’icona con il segno X.
L’associazione dei DPI alle attività/lavorazioni presenta finestre analoghe a quelle viste nelle Figure 16 e 17.
Consegna DPI al personale
Una volta creata l’associazione del DPI alla mansione, all’attività o al rischio, è possibile procedere alla consegna delle risorse ai singoli dipendenti.
La consegna avviene dalla finestra corrispondente alla voce del menù in esame (Fig. 18).
Questa schermata permette di consegnare uno o più DPI a uno o più dipendenti, ma rappresenta anche il principale centro di controllo per la consultazione delle consegne già avvenute.
Nel riquadro superiore è possibile inserire diversi filtri per la visualizzazione dei dipendenti. Spuntando l’opzione “solo dipendenti con almeno un DPI mancante o scaduto” non sarà possibile visualizzare i dipendenti a cui sono stati consegnati tutti i DPI previsti.
Nel riquadro infeririore è presente la lista di dipendenti a cui è possibile associare una risorsa e, nel riquadro accanto, tutte le risorse associabili. In quest’ultimo sono presenti solo quelle che sono state associate alla mansione/attività o a un rischio, rappresentando quindi i DPI necessari per lo svolgimento dell’attività lavorativa del dipendente in esame.
Si sottolinea anche in questo contesto, che non è possibile consegnare dei DPI al dipendente che non siano stati associati alla mansione/attività o a un rischio specifico.
I DPI che devono ancora essere consegnati vengono evidenziati dall’applicativo con la scritta “mancante” in rosso.
Per consegnare un DPI ad un dipendente è sufficiente selezionare il nome del dipendente, una o più risorse tra quelle proposte dal sistema e cliccare sul bottone “Consegna”. Automaticamente la risorsa passa in stato “Consegnato” (verde) e saranno visibili nel riquadro di destra “Istanze di consegna risorse al personale”, in cui sarà inoltre possibile consultare le date della consegna e della scadenza della stessa.
Oltre alla consegna è anche possibile la stampa del modulo della consegna dei DPI da far firmare al dipendente. Questo è possibile in due momenti diversi:
-
- In concomitanza con la consegna – Dopo aver premuto il bottone “consegna” comparirà una schermata di conferma della consegna con la possibilità di salvare e stampare oppure salvare semplicemente.
- In un momento successivo – Nella colonna di destra è possibile selezionare i DPI per cui si intende procedere alla stampa del modulo di consegna, quindi cliccare “Stampa”.
Stampe
Il modulo “Attrezzature e DPI” offre alcune stampe predefinite, ma è chiaro che l’attività di rendicontazione dovrà adattarsi alle esigenze aziendali, pertanto andrà analizzata e sviluppata durante l’avviamento. Queste le stampe predefinite:
- Dotazioni: riepilogo per dipendente;
- Dotazioni: riepilogo per stato scadenza;
- Dotazioni: elenco scadenze non evase;
- Dotazioni: riepilogo per risorsa;
- Stampa l’elenco delle dotazioni DPI;
- Stampa l’elenco delle risorse
- Attrezzature per zone di lavoro
- Elenco interventi in scadenza per categorie di attrezzature
- Attrezzature del dipendente
- Registro di utilizzo delle attrezzature
Integrazione con Ufficio Web
Il modulo “Attrezzature” si integra con Ufficio Web in quanto pubblica nella scheda personale del dipendente tutte le attrezzature a lui associati ed eventuali allegati della risorsa (Es: Manuali di utilizzo). Queste informazioni sono visibili non solo dal soggetto titolare ma anche dai suoi responsabili.