Introduzione
Il modulo “Mansionario” consente di organizzare le mansioni e le attività aziendali e associarle al personale.
Una mansione è un insieme di compiti omogenei realizzati da un singolo individuo (Prof. Mario Vavassori), e non vanno confuse con i ruoli. Il termine ruolo, infatti, identifica generalmente l’insieme delle aspettative di comportamento nei confronti di una persona in riferimento agli obiettivi dell’organizzazione (Prof. Mario Vavassori).
Fatte queste precisazioni semantiche, è opportuno chiarire che l’applicazione utilizza i termini Ruolo e Mansione assegnando loro anche un significato gerarchico, per cui un ruolo può essere visto anche come una collezione di mansioni, e quest’ultima come una collezione di attività svolte.
Il mansionario pertanto è un sistema di classificazione dei compiti e delle attività svolte finalizzato a identificare in modo particolare i rischi a questi connessi, al fine di individuare le misure di prevenzione necessarie per ridurre questi rischi al minimo, secondo quanto previsto dalle norme vigenti in merito alla sicurezza nei luoghi di lavoro.
Una mansione non dovrebbe mai identificare tutti i compiti svolti da una persona, ma focalizzarsi il più possibile su uno o pochi compiti omogenei. Questo significa definire in modo preciso i rischi e configurare azioni efficaci in termini di formazione, sorveglianza sanitaria e dotazioni di protezione. Da questo si evince che i compiti svolti da una persona devono trovare rappresentazione in un insieme di mansioni, ciascuna delle quali avente caratteristiche proprie.
Il modulo è integrato con l’applicazione Ufficio Web per rendere consultabili alcuni dati sia a livello di singolo dipendente, sia a livello di responsabile di settore.
Illustriamo subito gli archivi preposti alla gestione del mansionario così da comprendere quali sono le informazioni in gioco e agevolare la fase iniziale di start-up dell’impianto.
- Mansionario
- Attività/lavorazioni
- Assegnazione attività/lavorazioni alle mansioni
- Assegnazione attività/lavorazioni al personale
- Attività/lavorazioni del personale
- Elementi associati alle attività/lavorazioni
- Formazione
- Visite mediche/vaccinazioni
- Attrezzature
- DPI
- Sostanze
- Preparati
- Zone di lavoro
- Scheda riassuntiva delle attività/lavorazioni
- Stampe
Attività/lavorazioni
Questa interfaccia definisce le attività e l’ambito a cui appartengono.
Dal percorso: Moduli –> Mansionario –> Attività/lavorazioni è possibile visualizzare, attraverso l’albero grafico alla sinistra dello schermo, l’elenco delle attività/lavorazioni già inserite. Per crearne di nuove premere il pulsante “Nuova” ed compilare i campi descrittivi di seguito elencati:
- Descrizione: nome con cui viene identificata l’attività
- Descrizione breve: descrizione breve dell’attività/lavorazione
- Ambito: ambito a cui appartiene l’attività
Assegnazione attività/lavorazioni alle mansioni
Attraverso questa interfaccia è possibile associare una o più attività/lavorazioni alla mansione.
Nella sezione “Filtro mansioni” è possibile selezionare l’ambito per definire le mansioni da visualizzare nella finestra sottostante.
Nelle sezioni sottostanti, a sinistra, è possibile visualizzare l’elenco delle mansioni precedentemente inserite a cui è possibile associare l’attività (per la creazione di nuove mansioni si veda Manuale del mansionario: MANSIONI), mentre a destra l’elenco di tutte le attività non ancora associate alla mansione selezionata.
L’associazione avviene selezionando una o più mansioni, quindi cliccando sulla freccia azzurra. La mansione sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una mansione dal ruolo è necessario cliccare sulla X rossa.
Assegnazione attività/lavorazioni al personale
L’interfaccia “Assegnazione attività/lavorazioni al personale” è richiamabile del menu generale mediante la scelta “Moduli” – “Mansionario” – “Assegnazione attività/lavorazioni al personale” e permette di attribuire una certa attività a uno o più dipendenti, filtrando i soggetti per data di assunzione, qualifica e raggruppamenti vari.
Risulta utile soprattutto in sede di avviamento dell’impianto quando la mole di dati da caricare può essere cospicua.
L’interfaccia è divisa in due parti: quella di sinistra filtra l’attività che si intende assegnare (o consultare) mediante la sezione di campi denominata “Filtro Attività”, e visualizza i soggetti già associati a quella mansione nella sezione sottostante denominata “Soggetti già associati”. I soggetti visualizzati sono quelli la cui attività risulta valida alla data indicata nel campo “Attività valida al”.
La coppia di date denominata “Assegna periodo” serve a definire l’inizio e la fine della validità dell’associazione che andremo a creare, quella tra l’attività selezionata nella parte sinistra dell’interfaccia e i soggetti selezionati nella parte destra.
La sezione di destra serve a identificare i soggetti a cui vogliamo assegnare una certa attività, si avvale di alcune opzioni di filtro configurabili nella sezione denominata “Filtro soggetti” ed elenca il personale a cui è possibile assegnare l’attività nella sezione “Soggetti non associati”.
L’associazione avviene selezionando una o più attività, quindi cliccando sulla freccia azzurra. L’attività sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una attività dalla mansione è necessario cliccare sulla X rossa.
L’associazione delle mansioni a ciascun dipendente può essere effettuata anche dall’interfaccia “Attività del Personale” descritta di seguito.
Attività/lavorazioni del personale
L’interfaccia, utile per consultare le attività associate al personale, si attiva con la scelta “Moduli” – “Mansionario” – “Attività/lavorazioni del personale”.
Questa associazione esprime l’insieme delle mansioni collegate a ciascuna persona, e la validità di tali attività espressa mediante una data di inizio e una data di fine attribuzione.
L’associazione delle attività a ciascun dipendente può essere effettuata anche da questa interfaccia cliccando sul pulsante “Nuova” e compilando i dati richiesti. Infine premere “Salva” per salvare la nuova mansione.
Elementi associati alle attività
Anche alle attività, come alle mansioni, possono essere collegate diverse entità, quali:
- Formazione
- Visite Mediche / Vaccinazioni
- Dotazioni
- Risorse/Attrezzature
- Sostanze
- Preparati
- Zone di lavoro
Le interfacce che gestiscono queste entità si presentano tutte con un’analoga struttura:
- Nella sezione superiore dell’interfaccia è possibile inserire i filtri delle attività e i filtri dell’entità da associare, che si intende visualizzare nella parte sottostante;
- Nella sezione inferiore dell’interfaccia sono visualizzabili, divisi in tre diverse aree, le attività (a sinistra), le entità associabili (a destra), le entità associate all’attività selezionata (al centro);
- L’associazione avviene selezionando una o più attività, quindi cliccando sulla freccia azzurra. L’attività sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
- Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una attività dall’associazione con l’entità, è necessario cliccare sulla X rossa.
Scheda riassuntiva delle attività/lavorazioni
L’interfaccia “Scheda riassuntiva attività/lavorazioni” sintetizza tutte le configurazioni e gli elementi correlati a una certa attività, inclusi i dipendenti ad essa associati.
Da questo centro di controllo è anche possibile creare nuove attività (cliccando sul tasto “Nuova attività”) o associare le diverse entità attraverso il tasto “Associa”, presente in ogni scheda relativa all’entità associabile.
È richiamabile sia del menu generale mediante la scelta “Moduli” – “Mansionario” – “Scheda riassuntiva delle attività/mansioni”, sia dalla toolbar attraverso il pulsante “Attività”.
Stampe
Il modulo “Mansionario” offre alcune stampe predefinite, ma è chiaro che l’attività di rendicontazione dovrà adattarsi alle esigenze aziendali, pertanto andrà analizzata e sviluppata durante l’avviamento. Queste le stampe predefinite relative alle attività:
- Scheda riassuntiva attività
- Elenco attività
Integrazione con la piattaforma Ufficio Web
Il modulo “Mansionario” si integra con Ufficio Web perché pubblica nella scheda personale del soggetto tutte le attività ad esso associate. Queste informazioni sono visibili non solo dal soggetto titolare ma anche dai suoi responsabili.