Introduzione
Il modulo “Mansionario” consente di organizzare le mansioni e le attività aziendali e associarle al personale.
Una mansione è un insieme di compiti omogenei realizzati da un singolo individuo (Prof. Mario Vavassori), e non vanno confuse con i ruoli. Il termine ruolo, infatti, identifica generalmente l’insieme delle aspettative di comportamento nei confronti di una persona in riferimento agli obiettivi dell’organizzazione (Prof. Mario Vavassori).
Fatte queste precisazioni semantiche, è opportuno chiarire che l’applicazione utilizza i termini Ruolo e Mansione assegnando loro anche un significato gerarchico, per cui un ruolo può essere visto anche come una collezione di mansioni, e quest’ultima come una collezione di attività svolte.
Il mansionario pertanto è un sistema di classificazione dei compiti e delle attività svolte finalizzato a identificare in modo particolare i rischi a questi connessi, al fine di individuare le misure di prevenzione necessarie per ridurre questi rischi al minimo, secondo quanto previsto dalle norme vigenti in merito alla sicurezza nei luoghi di lavoro.
Una mansione non dovrebbe mai identificare tutti i compiti svolti da una persona, ma focalizzarsi il più possibile su uno o pochi compiti omogenei. Questo significa definire in modo preciso i rischi e configurare azioni efficaci in termini di formazione, sorveglianza sanitaria e dotazioni di protezione. Da questo si evince che i compiti svolti da una persona devono trovare rappresentazione in un insieme di mansioni, ciascuna delle quali avente caratteristiche proprie.
Il modulo è integrato con l’applicazione Ufficio Web per rendere consultabili alcuni dati sia a livello di singolo dipendente, sia a livello di responsabile di settore.
Illustriamo subito gli archivi preposti alla gestione del mansionario così da comprendere quali sono le informazioni in gioco e agevolare la fase iniziale di start-up dell’impianto.
Menù relativo alle mansioni
- Mansionario
- Mansioni
- Assegnazione mansioni ai ruoli
- Assegnazione mansioni al personale
- Mansioni del personale
- Cambio mansioni al personale
- Elementi associati alle mansioni
- Formazione
- Visite mediche/vaccinazioni
- Attrezzature
- DPI
- Sostanze
- Preparati
- Zone di lavoro X
- Scheda riassuntiva delle mansioni
- Stampe
Mansioni
Definisce le mansioni, l’ambito a cui appartiene, la qualifica e il livello di riferimento, la professione associata (quest’ultima collegata alla gestione delle competenze).
Le mansioni sono tipicamente aziendali, pertanto vanno classificate per ogni azienda gestita dall’applicazione.
Dal percorso: Moduli –> Mansionario –> Mansioni è possibile visualizzare, attraverso l’albero grafico alla sinistra dello schermo, l’elenco delle mansioni già inserite. Per crearne di nuove premere il pulsante “Nuova” ed compilare i campi descrittivi di seguito elencati:
- Descrizione: nome con cui viene identificata la mansione
- Descrizione breve: descrizione breve della mansione
- Ambito: ambito a cui appartiene la mansione
- Tipo mansione: Mansione o Abilitazione. L’abilitazione si differenzia dalla mansione in quanto per il suo esercizio è necessaria una formazione specifica per l’utilizzo di macchinari particolari o sono necessarie delle competenze caratteristiche per il tipo di attività svolta.
- Obbligo nomina: inserire “SI” nel caso in cui il dipendente debba essere nominato per svolgere una determinata mansione (Es.: Mansione di RLS)
- Genera da formazione: inserire “SI” se per l’espletamento della mansione è necessaria una formazione preventiva (ad es. per l’utilizzo di macchinari o su procedure operative specifiche)
- Compiti: descrizione dei compiti che competono alla mansione
- Rapporti funzionali interni
- Rapporti funzionali esterni
- Qualifica
- Contratto
- Livello
Gli ultimi tre campi si riferiscono a dati relativi al mondo paghe. Al termine dell’inserimento dati premere “Salva” per salvare la mansione inserita.
Assegnazione mansioni ai ruoli
Il modulo Mansionario è completamente integrato con il modulo “Organizzazione del personale”.
Attraverso questa interfaccia è possibile associare una o più risorse al personale.
Nella sezione “Filtro mansioni” è possibile inserire diversi filtri per scegliere quali mansioni visualizzare nella finestra sottostante.
Nelle sezioni sottostanti, a sinistra, è possibile visualizzare l’elenco dei ruoli precedentemente inserite a cui è possibile associare la mansione, mentre a destra l’elenco di tutte le mansioni non ancora associate al ruolo selezionato.
L’associazione avviene selezionando una o più mansioni, quindi cliccando sulla freccia azzurra . La mansione sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una mansione dal ruolo è necessario cliccare sulla X rossa.
Assegnazione mansioni al personale
L’interfaccia “Assegnazione mansioni al personale” è richiamabile del menu generale mediante la scelta “Moduli” – “Mansionario” – “Assegnazione mansioni al personale” e permette di attribuire una certa mansione a uno o più dipendenti, filtrando i soggetti per data si assunzione, qualifica e raggruppamenti vari.
Risulta utile soprattutto in sede di avviamento dell’impianto quando la mole di dati da caricare può essere cospicua.
L’interfaccia è divisa in due parti: quella di sinistra filtra la mansione che si intende assegnare (o consultare) mediante la sezione di campi denominata “Filtro Mansioni”, e visualizza i soggetti già associati a quella mansione nella sezione sottostante denominata “Soggetti già associati”. I soggetti visualizzati sono quelli la cui mansione risulta valida alla data indicata nel campo “Mansione valida al”.
La coppia di date denominata “Assegna periodo” serve a definire l’inizio e la fine della validità dell’associazione che andremo a creare, quella tra la mansione selezionata nella parte sinistra dell’interfaccia e i soggetti selezionati nella parte destra.
La sezione di destra serve a identificare i soggetti a cui vogliamo assegnare una certa mansione, si avvale di alcune opzioni di filtro configurabili nella sezione denominata “Filtro soggetti” ed elenca il personale a cui è possibile assegnare la mansione nella sezione “Soggetti non associati”.
L’associazione avviene selezionando uno o più dipendenti, quindi cliccando sulla freccia azzurra . Il dipendente sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una mansione dal ruolo è necessario cliccare sulla X rossa.
L’associazione delle mansioni a ciascun dipendente può essere effettuata anche dall’interfaccia “Mansioni del Personale” descritta di seguito.
Mansioni del personale
L’interfaccia si attiva con la scelta “Moduli” – “Mansionario” – “Assegnazione mansioni/compiti al personale”.
Questa associazione esprime l’insieme delle mansioni collegate a ciascuna persona, e la validità di tali mansioni espressa mediante una data di inizio e una data di fine attribuzione.
Sono visualizzati anche i compiti tipici della mansione.
L’associazione delle mansioni a ciascun dipendente può essere effettuata anche da questa interfaccia cliccando sul pulsante “Nuova” e compilando i dati richiesti. Infine premere “Salva” per salvare la nuova mansione.
Elementi associati alle mansioni
Oltre agli obblighi connessi direttamente alla mansione ci sono altri elementi connessi indirettamente alla mansione perché collegati mediante altre entità:
- Formazione
- Visite Mediche / Vaccinazioni
- Dotazioni
- Risorse/Attrezzature
- Sostanze
- Preparati
- Zone di lavoro
Le interfacce che gestiscono queste entità si presentano tutte con un’analoga struttura:
- Nella sezione superiore dell’interfaccia è possibile inserire i filtri delle mansioni e i filtri dell’entità da associare, che si intende visualizzare nella parte sottostante;
- Nella sezione inferiore dell’interfaccia sono visualizzabili, divisi in tre diverse aree: le mansioni (a sinistra), le entità associabili (a destra), le entità associate alla mansione selezionata (al centro);
- L’associazione avviene selezionando una o più mansioni, quindi cliccando sulla freccia azzurra. La mansione sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
- Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una mansione dall’associazione con l’entità, è necessario cliccare sulla X rossa.
Scheda riassuntiva delle mansioni
L’interfaccia “Scheda riassuntiva mansioni” sintetizza tutte le configurazioni e gli elementi correlati a una certa mansione, inclusi i dipendenti ad essa associati.
È richiamabile sia del menu generale mediante la scelta “Moduli” – “Mansionario” – “Scheda riassuntiva delle mansioni”, sia dalla toolbar attraverso il pulsante “Mansioni”.
Stampe
Il modulo “Mansionario” offre alcune stampe predefinite, ma è chiaro che l’attività di rendicontazione dovrà adattarsi alle esigenze aziendali, pertanto andrà analizzata e sviluppata durante l’avviamento. Queste le stampe predefinite:
- Scheda riassuntiva mansioni
- Elenco dipendenti per mansione
- Elenco mansioni per azienda
- Elenco dipendenti con mansioni prive di nomina
- Elenco idoneità del personale per mansioni
Integrazione con la piattaforma Ufficio Web
Il modulo “Mansionario” si integra con Ufficio Web perché pubblica nella scheda personale del soggetto tutte le mansioni ad esso associate. Queste informazioni sono visibili non solo dal soggetto titolare ma anche dai suoi responsabili.
