HR – Manuale delle competenze

Introduzione

Il modulo “Competenze” consente di gestire la mappatura e la valutazione delle competenze del personale. La gestione delle competenze in azienda può avere diversi obiettivi:

• Analizzare eventuali gap formativi del dipendente e pianificare la loro formazione;
• Valutare l’adeguatezza del dipendente al ruolo;
• Gestire eventuali piani di carriera con obiettivi individuali (MBO)
• Gestire processi di selezione verso l’esterno o ricerche di personale interno attraverso le c.d. “Tavole di rimpiazzo”

Il passo primario per definire le competenze di un’azienda è la mappatura delle competenze, ossia l’elenco delle competenze che possono essere manifestate all’interno del contesto lavorativo.

Menù del modulo competenze

• Gestione competenze
• Ricerca competenze tra il personale
• Genera valutazioni per competenza
• Genera valutazioni per persona
• Archivio valutatori
• Archivio valutazione competenze del personale
• Gestisci le valutazioni delle competenze del personale

Gestione competenze

La maschera di gestione competenze permette di creare nuove competenze e aree competenze e visualizzare le competenze già create.

Tutte le maschere per la gestione delle competenze sono disponibili nella sezione “Risorse Umane -> Competenze”

Per creare una nuova area di competenza accedere al menù “Gestione aree di competenze“.
Per inserire una nuova area, cliccare su “Nuova Area“. La finestra che comparirà richiederà di inserire il codice area competenza e la sua descrizione.
Le aree possono essere create anche in forma gerarchica, quindi, nel caso in cui si stia creando una “sotto-area”, dovrà essere indicata anche l’area di competenza superiore.

Per creare una nuova competenza accedere al menù “Competenze -> Mappatura delle competenze -> Archivio Competenze“.
Per inserire una nuova competenza, cliccare nel menù “Nuovo elemento competenze -> Competenza“.

La finestra che comparirà richiederà di inserire la descrizione, la tipologia di competenza*, una descrizione estesa e l’area della competenza di cui questa fa parte.

*La tipologia di competenza può essere di 4 tipi:

• Conoscenza: indicano il risultato dell’assimilazione di informazioni (fatti, principi, teorie e pratiche, relative ad un ambito disciplinare) attraverso l’apprendimento
• Abilità: indicano le capacità di applicare le conoscenze per portare a termine compiti e risolvere problemi; le abilità sono descritte come cognitive (uso del pensiero logico, intuitivo e creativo) e pratiche (che implicano l’abilità manuale e l’uso di metodi, materiali, strumenti).
• Atteggiamento: indica il differente modo di un soggetto di approcciarsi a diversi contesti.
• Competenza generica: indicano la capacità di usare in un determinato contesto conoscenze, abilità e capacità personali, sociali e/o metodologiche, in situazioni di lavoro o di studio e nello sviluppo professionale e/o personale; il complesso delle competenze dà la padronanza in termini di autonomia e responsabilità.

La figura di seguito mostra un elenco di aree formative e competenze.

Leggenda simboli:

• Matita: per modificare i dati inseriti all’interno di una competenza/area competenza
• Icona con simbolo +: consente di aggiungere dei “figli” all’area competenza selezionata. Questi possono essere aree di competenza inferiori o competenze rientranti nell’area selezionata
• X: consente di eliminare la competenza/area di competenza.

Nella parte superiore della schermata è presente un campo di ricerca che permette di ricercare le competenze con l’utilizzo di parole chiave.

Competenze

All’interno della maschera delle competenze possono essere gestiti i diversi elementi che possono essere associati a questa:

• Livelli di competenza
• Personale
• Formazione
• Ruoli

Di seguito un esempio delle diverse schede che gestiscono le varie associazioni.

a) Livelli di competenza

I livelli di competenza possono essere decisi dall’azienda e possono essere configurati accedento al tab “Livelli”.
I livelli utilizzati per la gestione delle competenze sono generalmente 3 (base, intermedio, avanzato), ma possono essere anche aumentati, a seconda della scala di valutazione utilizzata dall’azienda.

b) Personale

In questa maschera è possibile assegnare la competenza al personale. Questa, generalmente è un’operazione che viene fatta in sede di mappatura delle competenze al personale.

L’associazione avviene attraverso il link “Assegna personale”. Nel momento dell’associazione viene richiesto di indicare:

• il periodo di assegnazione
• il livello espresso: il livello di competenza effettivamente posseduto dal dipendente
• il livello potenziale: il livello di competenza che il dipendente può raggiungere

c) Formazione

All’interno di questa schermata è possibile assegnare la formazione alla competenza.
Qui è possibile associare una formazione specifica a una competenza desiderata. All’interno di questa schermata, l’utente ha la possibilità di associare la formazione a una competenza specifica. Questo passaggio risulta utile quando il corso di formazione ha il potenziale di generare o migliorare le competenze del personale che partecipa al corso. Un esempio concreto potrebbe essere un corso tecnico focalizzato su una particolare tecnologia, il quale conferisce al personale le competenze necessarie per utilizzare con successo quella specifica tecnologia.

Nel momento di assegnazione della formazione alla competenza viene richiesto di definire:

• Il livello di competenza generata dalla formazione
• Il tipo variazione, ossia:
  • se si sostituisce al livello espresso
  • se si somma al livello espresso
  • se si sostituisce al livello potenziale
  • se si somma al livello potenziale

d) Ruoli

Da questa schermata possono essere associati i ruoli alle competenze. Questa funzione ti permette di stabilire il livello minimo di competenza richiesto per il personale assegnato a ciascun ruolo.

NB: non basta associare la competenza al ruolo perchè questa si propaghi sui dipendenti del ruolo stesso. Quando viene associata una competenza al ruolo, senza che sia stata assegnata al personale, questa risulterà “mancante” nella scheda personale dei dipendenti.

Quando viene associato il ruolo alla competenza, viene richiesto di indicare il livello minimo di competenza per lo svolgimento del ruolo.

Ricerca competenze tra il personale

Dalla maschera “Ricerca competenze tra il personale” è possibile ricercare i dipendenti che possiedono una determinata competenza.

a) Ricerca per competenza – La ricerca per competenza permette di individuare tutti i dipendenti che possiedono la competenza ricercata. Possono essere ricercate anche più competenze contemporaneamente: in questo caso verranno mostrati tutti i dipendenti che possiedono almeno una delle competenze ricercate (Esempio nella Figura riportata di seguito).

b) Ricerca per ruolo – In questo caso, l’utente seleziona il ruolo desiderato dall’apposita tendina e clicca il pulsante di ricerca. La funzione di ricerca visualizzerà tutte le competenze necessarie per il ruolo e, inoltre, evidenzierà eventuali lacune tra le competenze dei dipendenti che ricoprono quel ruolo ma non hanno ancora acquisito le competenze richieste.

c) Ricerca mista – All’utente viene data la possibilità di effettuare una ricerca che tenga conto delle competenze minime per il ruolo e di altre che possono essere selezionate direttamente dall’utente.

I risultati della ricerca sono esportabili in Excel.

Facendo doppio click nel risultato della ricerca, in corrispondenza del livello, il sistema consente di creare il corso di formazione per incrementare quella competenza.

Genera valutazioni per competenza

La valutazione delle competenze è il momento centrale di questo processo. L’applicativo permette di generare delle valutazioni per competenza o per persona. Nel primo caso, al valutatore viene data la possibilità di valutare una o più competenze possedute da qualsiasi dipendente (il caso può essere quello di una competenza tecnica, che può essere valutata da un soggetto che conosce la tecnologia stessa). Nel secondo caso, la valutazione viene effettuata per dipendente, ossia il valutatore esprime un giudizio su tutte le competenze del dipendente selezionato (il caso può essere quello del responsabile diretto dei dipendenti sottoposti a valutazione).

Il momento valutativo per competenza è generato per creare il momento stesso di valutazione. Questa generazione avviene tramite un wizard che guida l’utente nei passaggi necessari per la creazione. Ecco i passaggi da seguire:

1. Selezionare la competenza per cui verrà effettuata la valutazione
2. Selezionare la data di scadenza entro la quale dovrà avvenire la valutazione
3. Selezionare i dipendenti da valutare tra quelli proposti dall’applicativo. L’applicativo propone solo i dipendenti che possiedono già la competenza
4. Impostare i valutatori tra quelli proposti dalla lista. Se non è ancora presente una lista di valutatori, cliccare “Nuovo valutatore” per crearne ex novo*. Se la valutazione dovrà essere effettuata da più valutatori, selezionare quale tra questi sarà il valutatore finale, ossia quello che avrà maggior peso nella valutazione.

*I valutatori possono anche essere creati dall’Archivio Valutatori (voce presente nel menù competenze). Anche in questo caso è sufficiente cliccare “Nuova”, inserire il nome del valutatore e cliccare poi su “Salva” per salvare.

Con questa operazione si termina il processo di generazione del momento valutativo. Il prossimo passo sarà quello della valutazione stessa.

Genera valutazioni per persona

La valutazione per dipendente è il secondo metodo di generazione del momento valutativo. Anche in questo caso un wizard guiderà l’utente al termine del processo. Le operazioni da seguire sono le seguenti:

1. Selezionare la persona da valutare
2. Selezionare la data di scadenza entro la quale dovrà avvenire la valutazione
3. Selezionare le competenze da valutare tra quelle proposte dall’applicativo. L’applicativo propone solo le competenze già possedute dal dipendente.
4. Impostare i valutatori tra quelli proposti dalla lista. Se non è ancora presente una lista di valutatori, cliccare “Nuovo valutatore” per crearne ex novo*. Se la valutazione dovrà essere effettuata da più valutatori, selezionare quale tra questi sarà il valutatore finale, ossia quello che avrà maggior peso nella valutazione.*I valutatori possono anche essere creati dall’Archivio Valutatori (voce presente nel menù competenze). Anche in questo caso è sufficiente cliccare “Nuova”, inserire il nome del valutatore e cliccare poi su “Salva” per salvare.Con questa operazione si termina il processo di generazione del momento valutativo. Il prossimo passo sarà quello della valutazione stessa.

Gestione valutazioni delle competenze del personale

Questa maschera consente all’utente di effettuare le valutazioni del personale. La schermata si presenta come nella figura riportata di seguito.

Partiamo dall’esempio della figura per capire come procedere. In questo caso la valutazione è possibile solo per la dipendente Maria Bianchi, per cui è attiva l’icona del play e l’icona della “i” blu.

Per le altre due dipendenti la valutazione è già stata effettuata, quindi comparirà l’icona della spunta.

Come procedere:

1. Cliccare play per avviare il processo di valutazione. Comparirà una matita accanto al nome del dipendente che sta a significare che la valutazione è in corso. Nel caso in cui questo debba essere sospeso, cliccare la stessa icona del play, che sarà però raffigurata dal simbolo “stop”.
2. Una volta avviato il processo di valutazione cliccare l’icona della cartella in corrispondenza del dipendente. Si aprirà la schermata riportata

   

3. Per valutare la competenza è sufficiente selezionarla e inserire il giudizio per ogni valutatore, espresso nel livello di competenza che si vuole attribuire.
4. Cliccare genera competenza per attribuire la valutazione al dipendente. In questo caso accanto alla competenza valutata comparirà l’icona di spunta verde e verrà valorizzato il livello successivo.

Effettuare lo stesso procedimento per tutte le competenze dell’elenco per completare la valutazione.

E’ possibile verificare le competenze del dipendente all’interno della sua Scheda Personale, come nell’esempio della figura riportata di seguito.