Introduzione
Il modulo “Organizzazione aziendale” consente di definire e rappresentare la struttura organizzativa dell’azienda.
La struttura organizzativa dell’azienda è caratterizzata:
• dalla divisione del lavoro (attività, processi e ruoli)
• dalla divisione in unità organizzativa (grouping)
• dai meccanismi di coordinamento
Pertanto, col termine organizzazione aziendale intendiamo la rappresentazione di un insieme complesso di persone associate per uno scopo unitario (gli obiettivi aziendali) fra cui si dividono le attività da svolgere (in base alle competenze a alla professionalità), secondo certe norme (procedure scritte, prassi, autonomia decisionale), stabilendo dei ruoli collegati tra loro in modo gerarchico.
Illustriamo subito gli archivi preposti alla gestione dell’organizzazione aziendale così da comprendere quali sono le informazioni in gioco e agevolare la fase inziale di start-up dell’impianto.
Interfacce di gestione
Gestione filiali – luoghi di lavoro – zone di lavoro
Attraverso il percorso di menù: Moduli –> Organizzazione aziendale si accede alla maschera “Gestione Filiali – Luoghi di lavoro – Zone di lavoro”, utile per avere una visualizzazione e gestione completa della gerarchia filiali – luoghi di lavoro – Zone di lavoro.
La maschera si presenta come in Figura 1 e permette all’utente la creazione, la modifica e l’eliminazione delle tre diverse entità aziendali, strutturate in modo gerarchico:
- Filiali: rappresentano l’insieme più ampio, al cui interno possono essere creati uno o più luoghi di lavoro.
- Luoghi di lavoro: rappresentano un’entità più piccola rispetto alla filiale, al cui interno, a loro volta, possono essere create una o più zone di lavoro. Anche i luoghi di lavoro, come le filiali, possono essere geo localizzati.
- Zone di lavoro: rappresentano l’ultima voce della gerarchia. Queste possono essere gestite e configurate in modo differente in base alle specifiche esigenze di organizzazione aziendale.
Le ZONE DI LAVORO, a loro volta, possono avere una struttura ad albero, ossia possono essere costituite a loro volta da una zona di lavoro “padre” e più sotto-zone di lavoro a cascata.
Dalla maschera di gestione Filiali – Luoghi di lavoro – Zone di lavoro può essere creata solo la zona di lavoro padre, mentre le sotto zone di lavoro possono essere create da una maschera analoga a quella in esame, accessibile dal percorso di menù: Moduli –> Organizzazione aziendale –> Zone di lavoro –> Gestione zone di lavoro.
Dal centro di controllo in esame è possibile:
- Creare nuove filiali attraverso il link in alto “Nuova filiale”
- Modificare i dati delle filiali/luoghi di lavoro/zone di lavoro attraverso l’icona della matita, in corrispondenza della voce selezionata
- Creare nuovi luoghi di lavoro e zone di lavoro attraverso l’icona con il segno più visualizzata nella seconda colonna. A seconda della voce in cui ci si posizione, cliccando su tale pulsante, vengono create le entità inferiori (luoghi di lavoro e zone di lavoro). Ad esempio, se ho la necessità di creare una nuova zona di lavoro, dovrò selezionare il luogo di lavoro all’interno del quale desidero crearla, quindi clicco l’icona).
- Eliminare filiali, luoghi di lavoro e zone di lavoro mediante l’icona della X.
Attraverso la funzionalità di drug & drop, è inoltre possibile spostare un’entità (zona di lavoro o luogo di lavoro) all’interno di altre entità (luoghi di lavoro o filiali) semplicemente trascinando la voce selezionata.
Unità organizzative aziendali
Da questa voce di menù è possibile creare nuove Unità organizzative aziendali che verranno associate, in un momento successivo, ai singoli dipendenti dalla maschera di associazione del personale ai ruoli aziendali.
L’unità organizzativa aziendale è strutturata in modo gerarchico, così come i ruoli aziendali. I campi da compilare sono i seguenti:
- Descrizione: nome dell’unità organizzativa
- Ambito
- Unità organizzativa superiore: si intende l’U.O. a cui fa capo l’unità organizzativa che si sta inserendo;
- Assistente o staff: campo da valorizzare nel caso in cui l’unità organizzativa sia posta in modo non gerarchico ma parallelo ad un’altra unità organizzativa (indicata nel campo precedente)
- Entità da elencare nell’organigramma: il campo permette di scegliere gli elementi da visualizzare all’interno dell’organigramma: le persone associate al ruolo, i ruoli sottoposti, entrambe o elenco statico (in quest’ultimo caso deve essere inserito manualmente nella stringa inferiore il nome o il messaggio che si desidera far comparire nell’organigramma).
Gestione ruoli aziendali
La maschera in esame permette di visualizzare la struttura gerarchica aziendale relativamente ai ruoli e di svolgere diverse operazioni, quali:
- Creare nuovi ruoli aziendali attraverso il link posizionato nella parte superiore della maschera;
- Visualizzare i dettagli dei ruoli già creati cliccando nell’icona di modifica. Cliccando questa icona verrà aperta la scheda riassuntiva dei ruoli da cui è possibile consultare:
- I vari livelli creati
- I dipendenti associati al ruolo;
- Le mansioni associate al ruolo
- Le competenze associate al ruolo.
- Creare un ruolo di livello inferiore al ruolo cliccando l’icona con il simbolo “+”
- Eliminare un ruolo cliccando l’icona con il simbolo della X.
Assegnazione dei ruoli al personale
L’interfaccia “Assegnazione del personale ai ruoli” è richiamabile del menu generale mediante la scelta “Moduli” – “Organizzazione aziendale” – “Assegnazione personale ai ruoli” e permette di attribuire un ruolo a uno o più dipendenti, con l’ausilio dei filtri presenti nella parte superiore della maschera.
La sezione di destra serve ad identificare i ruoli aziendali già presenti a sistema a cui si vuole associare il personale. Il filtro superiore è di ausilio nella ricerca dei ruoli interessati.
La sezione di destra che serve a identificare i soggetti a cui vogliamo assegnare il ruolo, si avvale di alcune opzioni di filtro configurabili nella sezione denominata “Filtro soggetti” ed elenca il personale a cui è possibile assegnare il ruolo nella sezione “Soggetti non associati”.
L’associazione avviene selezionando uno o più dipendenti, quindi cliccando sulla freccia azzurra . Il dipendente sarà dunque visibile nella finestra centrale dell’interfaccia.
Nel momento dell’associazione, comparirà un plug-in in cui viene chiesto di specificare:
- il livello da assegnare (se viene gestito dall’utente);
- Unità organizzativa da assegnare;
- Data inizio e fine ruolo.
Per annullare l’associazione fatta o rimuovere una mansione dal ruolo è necessario cliccare sulla X rossa.
Organigramma
Anche l’interfaccia “Organigramma” è richiamabile sia del menu generale mediante la scelta “Moduli” – “Organizzazione aziendale” – “Organigramma”, sia dalla toolbar dell’applicazione: .
Mediante questa interfaccia è possibile rappresentare graficamente gli organigrammi aziendali secondo le tre possibilità previste:
- Un organigramma delle sole Unità Organizzative (nell’esempio)
- Un organigramma dei soli ruoli
- Un organigramma delle singole persone
L’organigramma personale consente anche di esporre la foto della persona. Per attivare questa modalità è necessario procedere come segue:
- Individuare una cartella nella quale riporre le foto in formato JPG; qualora vi fossero più postazioni di Risorse Umane, la cartella deve risiedere in un server e deve essere raggiungibile da tutte le postazioni mediante lo stesso percorso (path)
- Impostare nell’archivio “Ambiente” – “Configurazione generale” la proprietà libera “AP_DirFoto” indicando il percorso della cartella contenente le foto per personale (esempio: \\Server\Foto); in assenza della proprietà libera “AP_DirFoto” le foto vengono salvate nel database
- Associare la foto alle persone mediante la scelta “Archivi” – “Dipendenti” – “Foto”.
Stampe
Il modulo “Organizzazione aziendale” offre le seguenti stampe predefinite:
- Elenco dei ruoli aziendali
- Elenco dei ruoli aziendali (sintetico)
- Ruoli dei dipendenti
- Dipendenti per unità organizzative
- Elenco dipendenti per zona lavoro
- Zone di lavoro dei dipendenti
- Unità organizzative aziendali
Integrazione con la piattaforma Ufficio Web
Il modulo “Organizzazione aziendale” si integra con Ufficio Web perché pubblica nella scheda personale del soggetto tutti i ruoli ai quali è associato. Queste informazioni sono visibili non solo dal soggetto titolare ma anche dai suoi responsabili.