1- Introduzione
Il modulo “Sorveglianza sanitaria” consente di organizzare e gestire le visite mediche, le indagini specialistiche e di laboratorio, i provvedimenti adottati dal medico, al fine di garantire la protezione sanitaria dei lavoratori nei confronti del rischio lavorativo.
Il modulo è integrato con l’applicazione Ufficio Web per rendere consultabili, sia a livello di singolo dipendente, sia a livello di responsabile di settore, le informazioni relative alle idoneità relative a ciascuna mansione.
Illustriamo subito gli archivi preposti alla gestione della sorveglianza sanitaria così da comprendere quali sono le informazioni in gioco e agevolare la fase inziale di startup dell’impianto.
2 – Processo di gestione delle visite mediche
In questa sezione viene descritto il processo di gestione delle visite mediche nella sua totalità.
- Censimento del medico (opzionale)
- Censire le visite / protocolli
- Associazione delle visite con : Mansioni, Attività, Rischi
- Gestione scadenze automatica (Obblighi previsiti / Scadenze-storico visite mediche)
- Creazione Obblighi
- Creazione Istanze di visite mediche ( semplici / relative ad un evento specifico)
- Gestione scadenze manuale (Obblighi previsiti / Scadenze-storico visite mediche)
- Programmazione / evasione visite mediche
- Gestione Idoneità delle visite mediche collegate alle mansioni
- Allegare il documento di idoneità
- Inserire l’esito della visita medica
- Integrazione con Ufficio Web
3 – Le funzionalità del processo in dettaglio
In questa sezione verranno descritte nel dettaglio le varie funzionalità del processo di gestione delle visite mediche.
Censimento del medico (opzionale)
Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –> Medici
Attraverso questa funzionalità, è possibile censire i medici che verranno associati alle visite mediche. I campi da compilare sono visibili nella figura 1 e 2.
I medici possono essere associati alla filiale di competenza dal menù, attraverso:
Archivi –> Aziende –> Inquadramento filiali
La figura 2A, rappresenta la maschera di censimento del medico del lavoro.
Censimento delle visite / protocolli
Il censimento di una visita medica, richiede come premessa, la defizione della tipologia di visita medica che si intende classificare.
Il censimento delle tipologie, viene effettuato dalla maschera raggiungibile alla seguente voce di menù:
Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –>Tipologie di Visite Mediche/Vaccinazioni
I campi da valorizzare per il censimento di una visita medica sono:
- Descrizione: è la descrizione della tipologia.
- Visita / Vaccinazione: indica se la tipologia corrisponde a visita o vaccinazione.
- Motivo della visita: la motivazione della visità, può permettere la gestione automatica della generazione delle visite medica ad esempio a fronte del cambio mansione.
- Tipo categoria: è un dato personalizzabile per categorizzare le tipologie di visite mediche
- Flag protocollo: indica se si tratta di protocollo o visita medica singola. Un protocollo rappresenta un insieme di visite mediche.
- Durata Standard: indica la durata in ore della visita medica.
Il sistema permette anche di gestire la configurazione dei protocolli sanitari: selezionando Flag Protocollo a “SI”, è possibile creare un protocollo sanitario.
Associazione delle visite con : Mansioni, Attività, Rischi
Affinchè possa essere generata automaticamente la visita medica è necessario associare le visite di controllo alla mansione (oppure alla singola attività o lavorazione) nel caso di un approccio alla sicurezza di tipo mansiocentrico, ai rischi nel caso di un approccio alla sicurezza di tipo rischiocentrico.
E’ fondamentale concludere il processo assegnando a ciascun dipendente le proprie mansioni e/o attività (approccio mansiocentrico), oppure associare a ciascuna mansione e attività i propri rischi (approccio rischiocentrico).
Il percorso per l’associazione alle mansioni è il seguente: Moduli –> Mansionario –> Elementi associati alle mansioni/compiti –> Visite mediche/vaccinazioni
Il percorso per l’associazione alle attività è invece: Moduli –> Mansionario –> Elementi associati alle attività/lavorazioni –> Visite mediche/vaccinazioni
Attraverso la maschera indicata in figura 4, è possibile associare le visite mediche / vaccinazioni ad una o più mansioni/attività lavorazioni (la Fig. 4 fa riferimento all’associazione alle mansioni ma è analoga a quella dell’associazione con attività/lavorazioni) o rimuovere le associazioni già effettuate.
Facendo doppio clik sulla visita medica associata, comparirà una nuova schermata come in Figura 4a in cui è possibile definire la frequenza della visita medica in riferimento alla mansione/attività. E’ importante sottolineare che la frequenza fa sempre riferimento alla mansione e queste possono essere diverse tra loro a seconda delle diverse mansioni.
L’associazione delle visite ai rischi è possibile in due modi:
- Dalla tool bar, voce Rischi –> Tab Visite Mediche, si trova il link associa (vedi figura 5)
- Dal menù: Moduli –> Sicurezza sul lavoro –> Misure di prevenzione –> Associa le visite mediche ai Rischi
Entrambe le opzioni portano alla figura 6. L’associazione della visita con la mansione genera :
- l’obbligo (Visita medica prevista) [Conf].
- La prima scadenza
Gli obblighi vengono spalmati per dipendenti e vengono rigenerati ogni volta che associo una visita medica.
La visita generata (Scad) non è associata all’obbligo. La prima scadenza, se è in stato non specificato, viene cancellata e ricreata quando riassocio una visita medica, oppure dal’utility “Generazione scadenze”.
4 – Frequenza delle visite mediche
Una volta definite le visite mediche e associate alle varie entità, è possibile configurare la periodicità delle varie visite.
Tale funzionalità è accessibile dal menù: Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –> Frequenza delle visite mediche
La frequenza definisce la periodicità con cui vanno svolte le visite mediche e le vaccinazioni esprimendola in mesi a partire da una prima scadenza che va indicata nel campo “Data prima scadenza”.
In caso di vaccinazione nel campo “Farmaco” è possibile specificare le caratteristiche della medicina da assumere (nome del farmaco, produttore, ecc.).
Qualora esista una configurazione che associa degli obblighi di sorveglianza sanitaria a dei rischi alle mansioni, e le mansioni siano state associate al personale, queste informazioni sono generate automaticamente.
L’utente può, in ogni caso, configurare delle attività di sorveglianza sanitaria specifiche per ciascun soggetto indipendentemente dal suo profilo aziendale.
5 – Gestione inizio visite mediche
Per gestire in modo più agevole e per più dipendenti l’inizio delle visite mediche previste, è stata prevista la funzione specifica raggiungibile dal seguente menù: Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –> Gestione inizio visite mediche
Tale funzionalità porta alla maschera rappresentata in figura 8.
Attraverso questa maschera è possibile configurare per più dipendenti, i campi:
- Frequenza
- Data prima scadenza
- Campo note
- Tutte le scadenze collegate
E’ possibile inoltre gestire un nuovo obbligo dal link “Nuovo Obbligo” presente nella maschera in alto a destra.
La generazione delle scadenze può avvenire anche dal menù : Utilità –> Generazione scadenze, selezionando “Scadenze” in corrispondenza della sezione “Visite mediche” (Figura 9).
Tale funzionalità analizza le mansioni, le attività e i rischi e predispone, per ciascun dipendente, gli obblighi previsti, indicando come “Data prima scadenza” la data di inizio della mansione o la data di inizio del rischio (o, in assenza di entrambe, la data di assunzione).
6 – Programmazione / Evasione delle visite mediche
La gestione delle visite mediche è accessibile da due differenti percorsi che portano entrambi alla schermata visibile in Figura 10. I percorsi sono i seguenti:
- dal menù: Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –> Gestione visite mediche / vaccinazioni
- dalla toolbar cliccando sul tasto “Visite mediche”.
Questa funzionalità permette di gestire gli stati delle visite in modo del tutto flessibile. Gli stati previsti dalla maschera sono:
- Non specificato: è lo stato in cui si presenta la scadenza della visita medica generata automaticamente dall’applicativo
- Programmato: quando viene programmata la visita medica a una data specifica
- Evaso: quando la visita è stata effettuata
- Non evaso: quando la visita non è stata evasa
- Sospeso: quando si vuole sospendere la scadenza di una visita medica
- Annullato: quando viene annullata una visita medica
- Evaso forzatamente: quando la visita medica non è stata effettivamente evasa, ma si vuole evadere la scadenza. Questo stato può essere utilizzato solo per casistiche particolari di organizzazione aziendale.
Il workflow naturale di una visita medica, prevede di impostare gli stati nel seguente ordine :
- Programmato
- Evaso: la transazione allo stato evaso, prevede la generazione di due ulteriori eventi:
- La possibilità di aggiornare le scadenze: se la visita prevede una periodicità, spuntando la voce “Aggiorna scadenze visite mediche” viene generata in automatico la visita successiva.
- La possibilità di aggiornare le idoneità: se la visita medica è associata a una mansione, spuntando la voce “Aggiorna idoneità collegate” vengono generate automaticamente le idoneità per la visita medica per cui ho variato lo stato in “Evaso” (vedi Figura 11).
7 – Gestione idoneità sanitarie
La gestione delle idoneità è accessibile anche dal menù: Moduli –> Sorveglianza Sanitaria –> Gestione idoneità sanitarie
Le idoneità rappresentano l’abilitazione Medico/Sanitaria per una determinata Mansione e vengono generate nel momento in cui viene evasa una visita medica.
Il risultato della sorveglianza sanitaria viene espresso dal medico incaricato mediante dei certificati di idoneità che evidenziano l’esito delle visite effettuate con riferimento a ciascuna mansione, in merito alla quale viene espresso un giudizio che può essere:
- Idoneo (il lavoratore è ritenuto idoneo all’espletamento dell’attività lavorativa, senza la necessità di interventi correttivi su ambiente, organizzazione del lavoro e uomo)
- Idoneo con Prescrizioni (quando l’esposizione ai rischi può essere consentita ai lavoratori che hanno particolare suscettibilità verso quei rischi, solo con particolari precauzioni, ad es. mediante l’uso dei dispositivi di protezione individuale – DPI); si compila il campo “Prescrizioni”
- Idoneo con Limitazioni (quando vengono esclusi alcuni compiti previsti della mansione); si compila il campo “Limitazioni”
- Idoneo con Prescrizioni e Limitazioni (vedi punti 2. e 3.); si compilano i campi “Prescrizioni” e “Limitazioni”
- Inidoneo temporaneamente (determinata da condizioni patologiche che impediscono lo svolgimento temporaneo della mansione lavorativa)
- Inidoneo permanentemente (determinata da condizioni patologiche che impediscono lo svolgimento temporaneo della mansione lavorativa)
Il campo “Visita successiva” permette di agganciare all’idoneità il codice che identifica la successiva visita medica che va effettuata per rivalutare l’idoneità alla mansione.
E` possibile allegare a ciascuna registrazione il certificato di idoneità originale debitamente scansionato, in modo che sia consultabile in qualsiasi momento.
La transizione dello stato delle idoneità in Idoneo, genera l’aggiornamento dello stato e lo stato dell’idoneità sanitaria della mansione a cui è associata la visita medica, prendendo l’ultima idoneità in ordine di data. Nel caso in cui a una mansione vengano associate più visite mediche, lo stato viene determinato dalla più grave.
8 – Integrazione con Ufficio Web
Il modulo “Sorveglianza sanitaria” si integra con Ufficio Web perché pubblica nella scheda personale del soggetto l’idoneità a ciascuna mansione assegnata al lavoratore, con specificate le eventuali prescrizioni e/o limitazioni. Queste informazioni sono visibili non solo dal soggetto titolare ma anche dai suoi responsabili.
9 – Stampe
Il modulo “Sorveglianza sanitaria” offre alcune stampe predefinite, ma è chiaro che l’attività di rendicontazione dovrà adattarsi alle esigenze aziendali, pertanto andrà analizzata e sviluppata durante l’avviamento. Queste le stampe predefinite:
- Visite mediche : Riepilogo per azienda e tipologia
- Visite mediche : Riepilogo per dipendente
- Visite mediche : Riepilogo per medico
- Vaccinazioni : Riepilogo per azienda e tipologia
- Elenco visite mediche e protocolli
- Protocollo sanitario aziendale per mansione