Importazione certificati di malattia (nuova versione)

Start up

Per attivare la nuova procedura per l’importazione dei certificati di malattia è necessario contattare l’ufficio assistenza per le procedure di start up che consisteranno nel verificare la presenza di certificati importati con la vecchia procedura ma non elaborati ed eventualmente processarli.

Successivamente verranno migrati tali certificati all’interno dei nuovi archivi.

La nuova gestione opererà solamente attivando la proprietà libera AP_MAL_ImportCertificatiVers (valorizzata a 1) in “Ambiente” – “Configurazione generale” – “varie”. Una volta attivata la proprietà libera, riavviare l’applicativo.

 

Import dei certificati

L’import dei certificati può essere fatto dalla maschera “Certificati Malattia: Aziende” raggiungibile dal percorso di menù “Applicazioni” – “Gestione certificati di malattia” – “Importazione certificati” o da “Pratiche” – “Eventi” – “Certificati di malattia” – “Importazione certificati”.

La maschera mostra un riepilogo dei certificati elaborati e non dall’azienda. 

Per importare i certificati cliccare il link “Importa“. L’importazione legge tutti i file .xml presenti nella cartella specificata in ordine di data di creazione e nome file, salva tutti gli attestati all’interno dell’archivio associandoli all’azienda in base al campo CodiceFiscale\Matricola Inps.
Una volta eseguita l’operazione viene aperta una maschera che indica per ogni file il numero di attestati importati, specificando il numero di certificati di inizio, continuazione, ricaduta, rettifica, ricovero, dimissioni, annullati e annullamenti. 

Elaborazione dei certificati

I certificati importati verranno quindi evidenziati in corrispondenza della colonna “Certificati da elaborare”. L’importazione non genera alcuna pratica, importa solamente i certificati nell’archivio. Sarà compito dell’utente eseguire l’elaborazione degli stessi cliccando il bottone “Elabora selezionati“.

In un momento antecedente l’elaborazione è possibile visualizzare il dettaglio dei certificati importati e non ancora processati facendo doppio click all’interno della cella contenente i certificati da elaborare. La maschera che si aprirà mostrerà l’elenco dei certificati indicando il lavoratore a cui si riferiscono e lo stato di elaborazione (come da immagine)

All’interno di questo elenco vengono anche descritte eventuali anomalie che l’utente potrà risolvere manualmente. Per l’elenco delle anomalie consultare il paragrafo “Anomalie“.

ATTENZIONE: L’azienda 0 contiene tutti i certificati che sono risultati anomali perché non associabili ad un’azienda tramite il campo Codice Fiscale e\o Matricola Inps del certificato. Questi certificati dovranno essere verificati e presi in carico singolarmente dall’utente. 

 

Casistiche gestite e configurazioni alternative

L’automatismo che permette l’elaborazione dei certificati e in particolare la concatenazione degli stessi opera solamente con l’ultima pratica presente per quel dipendente e non con le pratiche precedenti. Ciò si traduce nel fatto che, se viene importato un certificato di continuazione senza che esista una pratica “recente” con date compatibili, questo certificato verrà segnalato come anomalo e sarà a carico dell’utente l’onere di creare una nuova pratica e agganciare il relativo certificato. 

Di seguito elencate le casistiche possibili suddivise in base alla tipologia di certificato.

Elaborazione certificato: il certificato di inizio, continuazione o ricaduta viene elaborato solo se la data di rilascio dello stesso non è superiore ad un giorno rispetto alla data di inizio della malattia. Nel caso in cui questo valore non venga rispettato all’interno del certificato, viene segnalata un’anomalia (anomalia n. 11). Il valore di un giorno (imposto dall’INPS) può essere modificato impostando la proprietà libera “AP_MAL_MaxGGDiffInizioRilascio“. La proprietà libera opera a livello generale, azienda e dipendente (in tal caso, la proprietà libera va in deroga solo per quel dipendente al default impostato).

Nel caso in cui siano presenti più certificati di inizio immediatamente successivi (data inizio del secondo uguale al giorno successivo la fine del primo evento) l’utente può scegliere, attraverso la proprietà libera “AP_MAL_CollegaIniziSusseguenti“, se generare una sola pratica o due pratiche distinte. Di default la procedura genera un solo evento, se attivata a livello azienda con valore “0”, la procedura genera due eventi/pratiche distinte. 

Certificato di continuazione: il certificato di continuazione viene elaborato e automaticamente agganciato all’ultima pratica di malattia solo se la data inizio dello stesso non supera il giorno successivo rispetto alla data fine della pratica.

Certificato di ricaduta: il certificato di ricaduta viene elaborato e automaticamente agganciato all’ultima pratica di malattia solo se la data di inizio non supera i 30  giorni rispetto alla data fine della pratica considerata. I 30 giorni sono stati configurati a standard e il superamento degli stessi darà origine ad una anomalia (anomalia n. 14 dell’elenco riportato di seguito) Per modificare tale valore è possibile impostare la proprietà libera “AP_MAL_MaxGGSospensioneRicaduta“. La proprietà libera opera a livello generale, azienda e dipendente (in tal caso, la proprietà libera va in deroga solo per quel dipendente al default impostato).

Certificato di rettifica: il certificato di rettifica viene gestito in modo automatico solamente se fa riferimento all’ultima pratica. Perchè sia tale deve avere una data fine coerente con quella della pratica. In caso contrario verrà segnalata anomalia (anomalia n. 8 e 9)

Certificato di ricovero: il certificato di ricovero non genera alcuna pratica di malattia se non viene importato contestualmente al certificato di dimissioni in quanto è solo in quest’ultimo che è presente la data di fine. Nel caso in cui venga importato singolarmente, verrà segnalata l’anomalia (anomalia n. 12) e la pratica dovrà essere eventualmente creata manualmente.

Certificato di dimissioni: il certificato di dimissioni, se viene importato senza il certificato di ricovero, genera comunque la pratica di malattia in quanto sono presenti tutte le date (inizio e fine ricovero).  Al momento non viene gestito il caso del certificato di dimissioni ospedaliere con campo “tipo certificato” diverso da INIZIO. 

Certificato annullato: il certificato annullato (annullato dall’INPS) di per sè non genera alcuna pratica ma verrà comunque importato e associato, ove possibile, al dipendente per tenere il dato nell’archivio storico. 

Certificato di annullamento: il certificato di annullamento viene direttamente elaborato dalla procedura solo se contestualmente si sta elaborando anche il certificato di origine a cui fa riferimento. L’annullamento, al contrario, non viene elaborato se il certificato originario è già confluito in una pratica. In questo caso la procedura produce un’anomalia (anomalia n. 7) e l’utente dovrà procedere manualmente alla gestione della pratica.

Elenco anomalie e possibili soluzioni

 2 - Type: AnomaliaAziendeMultiple 
Descrizione: Il codice fiscale([codFiscale]\la matricola insp ([MatricolaInsp]) indicato nel certificato è associabile a più aziende [Elenco IDAzi]) 
Note: questo tipo di anomalia è visibile solamente consultando i certificati da elaborare dell'azienda 0.

Soluzione: l'unica soluzione è verificare il codice fiscale e\o la matricola inps indicata nel certificato e verificare i codici fiscali\matricole inps delle aziende indicate. Al momento non è possibile correggere questo tipo di anomalia indicando manualmente l'azienda. 

1 - Type: AnomaliaAziendaMissing  Descrizione: Il codice fiscale([codFiscaleAzi]) e/o la matricola([matricolaInps]) indicate nel certificato non appartengono all'azienda elaborata Note: questo tipo di anomalia è visibile solamente consultando i certificati da elaborare dell'azienda 0.

Soluzione: l'unica soluzione è verificare il codice fiscale e\o la matricola inps indicata nel certificato.   

 3 - Type: AnomaliaDipendenteMissing 
Descrizione: Il codice fiscale del lavoratore indicato nel certificato([CodFiscale]) non è associabile ad alcun dipendente 
Note: capita quando, in base alla data inizio del certificato, non è stato trovato alcun dipendente attivo in base al codice fiscale del lavoratore indicato nel certificato. 

Soluzione: Verificare il codice fiscale indicato nel certificato, se non si tratta di un dipendente attivo, sopprimere il certificato. 

 4 - Type: AnomaliaMultiDip 
Descrizione: Sono stati trovati più rapporti di lavoro([Elenco IDDip]) associabili al certificato in base al codice fiscale del lavoratore([CodFiscale]) e alla data inizio([DataInizio]) 
Note: capita quando in base alla data inizio del certificato e al codice fiscale indicato sono stati trovati più dipendenti in forza.

Soluzione: Probabilmente si tratta di dipendenti duplicati a cui non è stato cambiato il codice fiscale, verificare!(Al momento non gestiamo casi di omocodia) 

 5 - Type: AnomaliaMaxGG 
Descrizione: Il numero di giorni([Numero giorni]) di malattia (Inizio: [DataInizio] Fine: [DataFine]) supera il limite consentito([Numero giorni massimi]) 
Note: questa anomalia serve solo come sanity check per evitare casi in cui il medico abbia sbagliato le date, il numero massimo di giorni è impostato tramite la proprietà libera "AP_MAL_MaxGG"

Soluzione: Se le date sono corrette, aprire il certificato in modifica e cliccare sul tasto "Ingora Anomalia" quindi rilanciare l'elaborazione. In caso contrario aggiornare le date! 

 6 - Type: AnomaliaPraticaMissing 
Descrizione: Non è presente alcuna pratica 
Note: questa anomalia capita quando viene elaborata una ricaduta o continuazione ma non è presente alcuna pratica.

Soluzione:  a) Trasformare il tipo in Inizio, se il medico ha sbagliato 
b) Capire che fine ha fatto il certificato di inizio. 

 7 - Type: AnomaliaAnnullamentoConfluito 
Descrizione: Il certificato da annullare(Cod.Inps: [Codice Certificat]) è già confluito in una pratica di malattia 
Note: capita quando viene elaborato l'annullamento di un certificato che è già confluito in una pratica. 

Soluzione: Applicare manualmente l'annullamento eliminando o modificando la pratica e sopprimere l'annullamento. 

 8 - Type: AnomaliaCertificatoRettificatoConfluito 
Descrizione: Impossibile applicare la rettifica richiesta al certificato(Cod.Inps: [Codice Certificato]) già confluito in pratica. 
Note: capita quando viene elaborata la rettifica di un certificato che è già confluito in pratica e la pratica non è l'ultima malattia del dipendente. 

Soluzione: Applicare manualmente la rettifica e collegare manualmente il certificato alla pratica. 

 9 - Type: AnomaliaInvalidRettifica 
Descrizione: Impossibile applicare la rettifica alla pratica(IDPraMMI: [IDPratica]) 
Note: capita quando la rettifica fa riferimento ad un certificato confluito nell'ultima malattia del dipendente, ma non è possibile applicarla perché la data fine della pratica non è la stessa del certificato rettificato(Pratica toccata a mano oppure rettifica o elaborata in ritardo) 

Soluzione: Applicare manualmente la rettifica e collegare manualmente il certificato alla pratica. 

 10 - Type: AnomaliaContinuazioneMaxGG 
Descrizione: Il numero di giorni({numGG}) intercorsi tra la fine della pratica di malattia(ID: [IDPratica] DataFine:[DataFinePratica]) e la data di rilascio della continuazione([DataRilascioContinazione]) supera il limite consentito({maxGG}) 
Note: Capita quando il certificato di continuazione non è consequenziale rispetto al certificato di inizio. 

Soluzione: Se l'utente ritiene la continuazione corretta può ignorare l'anomalia aprendo il certificato, cliccando sul tasto "Ignora Anomalia" e rielaborando il lavoratore se invece ritiene che si tratti di un inizio cambiare il tipo di certificato. 

 11 - Type: AnomaliaDataRilascio 
Descrizione: Il numero di giorni({numGG}) intercorsi tra la data Inizio({dataInizio} e la data di rilascio({dataRilascio)}) supera il limite consentito({maxNumGG}) 
Note: L'inps indica che la data inizio della malattia può essere al massimo il giorno prima della data del rilascio del certificato, nel nostro caso il numero di giorni di retroattività massima sono impostati tramite la proprietà libera "AP_MAL_MaxGGDiffInizioRilascio" 

Soluzione:  Se l'utente ritiene il certificato comunque corretto può ignorare l'anomalia aprendo il certificato, cliccando sul tasto "Ingora Anomalia" e rielaborando il lavoratore. 

 12 - Type: AnomaliaDimissioniMissing 
Descrizione: Certificato di dimissioni non trovato, impossibile stabilire la fine del ricovero ospedaliero 
Note: Il programma gestisce i ricoveri solamente quando è presente un certificato di dimissioni ospedaliere, perché è l'unico attestato che certifica la data fine del ricovero. 

Soluzione:  a) attendere l'arrivo del certificato di dimissioni b) creare una pratica, agganciarci manualmente il ricovero inserendo una data di fine ricovero 

 13 - Type: AnomaliaDimissioniRicoveroConfluito 
Descrizione: Le dimissioni fanno riferimento ad un ricovero(Cod.Inps: {Codice Certificato Ricovero}) già confluito in una pratica 
Note: Il programma opera solamente sull'ultima malattia del dipendente, se il certificato di dimissioni fa riferimento ad un ricovero collegato ad un'altra pratica (agganciato manualmente dall'utente) viene segnalata questa anomalia. 

Soluzione:  agganciare manualmente le dimissioni alla pratica. 

 14 - Type: AnomaliaInizioPrecLastPratica 
Descrizione: La data inizio della malattia indicata nel certificato({dataInizio}) precede o equivale l'inizio dell'ultima pratica di malattia(ID: {idPraMMI} DataInizio: {dataInizioPratica}) 
Note:  Il programma opera solamente sull'ultima malattia del dipendente, in questo caso la data inizio del certificato elaborato precede o è uguale l'ultima pratica. 

Soluzione:  a) se si tratta di un doppio inizio, sopprimere il certificato b) verificare il caso. 

 15 - Type: AnomaliaInizioPrecLastPratica 
Descrizione: Il numero di giorni({numGG}) intercorsi tra la fine della pratica di malattia(ID: {idPraMMI} DataFine:{dataFinePratica}) e la data di inizio della ricaduta({dataInizio}) supera il limite consentito({maxGG}) 
Note:  Anomalia di verifica per evitare errori nelle date da parte del medico, il numero massimo di giorni è configurabile attraverso la proprietà libera "AP_MAL_MaxGGSospensioneRicaduta" 

Soluzione:  Se l'utente ritiene la ricaduta corretta può ignorare l'anomalia aprendo il certificato, cliccando sul tasto "Ingora" 

Archivio certificati del dipendente

L’archivio certificati del dipendente è consultabile dal percorso di menù “Applicazioni” – “Archivio certificati” o da “Pratiche” – “Eventi” – “Certificati di malattia” – “Archivio certificati”.

Con l’utilizzo dei filtri posti nella parte superiore della maschera è possibile selezionare il dipendente e il periodo. 

La griglia mostra le informazioni principali relative ai certificati del dipendente: codice certificato, tipologia, anno, mese, data rilascio, data inizio e fine, data dimissioni, stato di elaborazione, eventuali anomalie, dipendente, id della pratica di malattia (IDPraMMI).

• Per aprire il certificato, fare doppio click all’interno della riga corrispondente
• Per aprire la pratica di malattia collegata, cliccare l’icona in corrispondenza dell’ultima colonna.

Dall’interno del certificato, in alto a destra è possibile cliccare il link in blu “Mostra Log” per verificare tutte le operazioni che sono state eseguite per quel certificato. L’elenco dei log mostra l’utente che ha effettuato l’operazione, data e ora in cui è stata fatta, il tipo di operazione ed eventuali dati aggiuntivi (si veda immagine di seguito).

In questo modo è possibile ricostruire lo storico delle operazioni (importazione, elaborazione, modifica manuale del certificato, modifica dell’associazione alla pratica, ecc.) utili a risalire e comprendere eventuali anomalie nella generazione delle pratiche o dei certificati stessi (si veda immagine seguente).

Domande frequenti

1 – Come faccio a modificare la pratica di malattia a cui il certificato è associato?

Se il certificato non è stato ancora associato ad alcuna pratica di malattia è possibile, dall’interno del certificato, cliccare il bottone “Associa manualmente” per scegliere la pratica a cui collegarlo. Se il certificato è già collegato ad una pratica è necessario preventivamente scollegare la pratica con l’apposito bottone configurato all’interno del certificato e successivamente associare manualmente lo stesso ad altra pratica. 

E’ possibile scollegare il certificato anche dall’interno della pratica, dalla scheda “Certificati” utilizzando l’apposita icona con la X.

ATTENZIONE: quando viene scollegato un certificato dalla pratica di malattia, il programma non modificherà le date della pratica. Sarà compito dell’utente provvedere alla modifica delle date e al successivo ricalcolo.

2 – Cosa significa “certificato orfano”?

Il certificato orfano è un certificato che è stato scollegato da una pratica di malattia o la cui pratica di malattia è stata cancellata. In questo caso, per gestire il certificato è necessario creare manualmente una pratica di malattia, quindi associare manualmente il certificato come indicato nella risposta al punto 1).

3 – E’ possibile reimportare il certificato?

Non è possibile importare più volte un certificato. In questo caso la procedura in fase di importazione segnala che il certificato è già presente in archivio. I file xml che vengono acquisiti dalla procedura vengono sempre rinominati e ne viene modificata l’estensione (.imported anzichè .xml) proprio per non venire più elaborati dalla procedura. 

4 – Posso modificare i dati all’interno del certificato dopo che questo è stato elaborato?

Una volta elaborato, il certificato presenterà tutti i campi bloccati (colorati in grigio). Non è consentito modificare i dati del certificato di malattia in alcun modo dopo l’elaborazione. Questa operazione può essere fatta solamente prima dell’elaborazione che viene fatta in automatico o manualmente dall’operatore a seguito di eventuali anomalie segnalate. L’unica operazione consentita successivamente all’elaborazione è la possibilità di scollegare il certificato dalla pratica o associarlo ad una pratica diversa).