Ufficio Web permette l’importazione di Documenti quali cedolini, allegati, CU e prospetti TFR caricando un file all’interno del portale, il quale verrà separato per persona e successivamente assegnato alle anagrafiche dei Dipendenti presenti.
Pagina di caricamento
Entrando in Ufficio Web come ufficio del personale, recarsi alla pagina relativa alla tipologia di documento desiderata, ovvero Cedolini, CU o Prospetti TFR. In ognuna di queste è presente il pulsante di navigazione Importa che presenta tra le sue opzioni la voce Importa da file.
Caricamento del file contenente i Documenti
La pagina presenta l’inizio della procedura di guidata, la quale comincia con il caricamento del file, effettuabile tramite il pulsante Sfoglia. E’ possibile caricare un file di dimensioni massime di 30 MB ed esclusivamente in formato PDF.
Selezione parametri di analisi del file caricato
Una volta caricato il file apparirà un messaggio di conferma il quale presenterà anche la dimensione del file, seguito dalla possibilità di selezionare una serie di parametri di configurazione per l’analisi dello stesso:
- Anno: l’anno di riferimento del documento (nel caso di CU, indicare l’anno presente nel titolo della stessa e non il precedente)
- Mese*: il mese di riferimento del documento
- Tipo Documento*: la tipologia di documento del cedolino (cedolino, foglio presenze, allegato, altro)
- Tipo Cedolino*: specifica se il cedolino è ordinario, una copia specifica oppure tredicesima o quattordicesima
- Password: riempire questo campo solamente se il file caricato è protetto da password
- Accoda se non trova C.F.: indica se le pagine che non contengono codici fiscali al loro interno debbano essere escluse dall’analisi oppure aggiunte all’anagrafica relativa al codice fiscale precedentemente rilevato (nel caso di CU, questo parametro dev’essere selezionato per permettere l’inclusione delle pagine di istruzioni)
*parametri presenti solamente in caso di importazione di cedolini.
L’analisi del file esclude automaticamente l’eventuale presenza del codice fiscale della propria Azienda ed eventualmente anche il codice fiscale del Consulente del lavoro che ha prodotto il documento, nel caso in cui quest’ultimo sia stato inserito all’interno dei dati dell’Azienda; tale informazione è raggiungibile dal tab Impostazioni presente nella pagina Dati Azienda la cui voce è presente nel menu Azienda.
Dopo aver impostato i parametri richiesti, procedere al passaggio successivo tramite il pulsante Elabora.
Risultati dell’elaborazione del file
L’elaborazione analizza il documento pagina per pagina, ricercando al suo interno i codici fiscali dei Dipendenti dell’Azienda ed escludendo quelli dell’Azienda stessa e del Consulente del lavoro (se correttamente impostato); ad eccezione di questi, ogni pagina deve contenere al massimo un codice fiscale, fatta eccezione per la pagina relativa ai familiari a carico, presente nella CU.
Nei risultati dell’elaborazione è possibile visualizzare una serie di informazioni, tra cui:
- il numero di pagine che sono state incluse nell’elaborazione
- il numero di pagine che sono state escluse dall’elaborazione (solitamente perché non sono stati trovati codici fiscali appartenenti a Dipendenti dell’Azienda e non era stata configurata l’opzione Accoda se non trova C.F.), le quali sono scaricabili a parte per un controllo
- l’elenco dei Dipendenti per i quali è stata riconosciuta una corrispondenza di codice fiscale, per ognuno dei quali è indicato:
- cognome, nome e id
- codice fiscale riconosciuto
- numero di pagine associate (se questo numero è maggiore del valore massimo previsto in alcune tipologie di Documenti, verrà visualizzata anche un’icona di alert)
- se è già presente un documento dello stesso tipo nel medesimo periodo di riferimento (il quale verrà eventualmente sovrascritto)
- l’elenco dei Dipendenti per i quali non è stata riconosciuta alcuna corrispondenza di codice fiscale
Per ognuno dei Dipendenti riconosciuti è inoltre possibile scaricare il relativo Documento prima della vera e propria importazione e la conseguente assegnazione.
Importazione dei Documenti e assegnazione ai Dipendenti
Selezionando i Dipendenti desiderati dall’elenco e utilizzando il pulsante Importa avverrà l’importazione vera e propria dei Documenti e la conseguente assegnazione ai Dipendenti riconosciuti. Una volta effettuato questo passaggio ogni Dipendente potrà scaricare il Documento inserito dalla propria area.