Con la revisione 5.18.2 è stata rivista la gestione delle scadenze aziendali e del dipendente, sia da un punto di vista grafico, sia tecnico con la possibilità di creare delle scadenze ricorrenti.
Maschera di gestione scadenze
È possibile accedere al nuovo centro di controllo dall’icona “Scadenze” presente sulla barra di navigazione oppure dal menu “Archivi” – “Dipendenti” – “Scadenze” o da “Archivi” – “Aziende” – “Scadenze”. La maschera si presenta come nell’immagine seguente:
Sulla parte superiore della maschera sono presenti due sezioni nelle quali è possibile filtrare rispettivamente il soggetto (aziende/dipendenti) e le tipologie di scadenze.
Il periodo selezionato di default dalla maschera sarà di 1 mese, mentre nel caso in cui la stessa venga richiamata dalla maschera del cedolino o dalla maschera di navigazione azienda/dipendenti, il periodo verrà impostato in modo tale da mostrate tutte le scadenze.
Alla chiusura della maschera verranno salvate le misure apportate alle colonne e ad alcuni filtri (spunta dei dipendenti in forza, spunta sulle scadenze evase e il tipo di visualizzazione se per periodo o alla data).
Per generare una nuova scadenza selezionare “nuova scadenza“.
Per estrarre le scadenze in excel o in versione pdf è possibile selezionare rispettivamente le opzioni “excel” o “stampa“.
Descrizione icone della griglia:
- Spunta verde: evade la scadenza, imposta la data di fine con la data corrente e se la scadenza evasa è ricorrente, verrà generata la scadenza successiva;
- Matita: modifica della scadenza (la stessa operazione può essere fatta con il doppio click all’interno della scadenza);
- Fogli: duplicazione della scadenza. Questa operazione copierà anche i parametri impostati per la ricorrenza se presenti;
- X rossa: cancellazione della scadenza; nel caso in cui una scadenza presenti una ricorrenza, sarà possibile scegliere se andare ad eliminare la singola scadenza o tutta la ricorrenza
- Il comando “Evadi” nella parte sottostante la griglia permette di evadere in blocco tutte le scadenze selezionate alla data odierna o, se spuntata l’opzione “Evadi tutte le scadenze selezionate impostando la data”, alla data di evasione inserita sul campo.
Creare una nuova scadenza
Per generare una nuova scadenza cliccare il link “Nuova scadenza” posizionato nella parte superiore della maschera, quindi valorizzare i campi richiesti:
- Dipendente: selezionare il dipendente per cui viene generata la scadenza
- Data scadenza
- ID scadenza: rappresenta la tipologia dell’evento della scadenza. Utilizzando la tendina è possibile selezionare una tra le tipologie già esistenti. La creazione di un nuovo tipo di evento può avvenire da: “Tabelle” – “Generali” – “Scadenze”.
- Referente: persona che si occupa di gestire la scadenza
- Appunti scadenza: campo per inserire dettagli relativi alla scadenza
- Data evasione: data in cui viene evasa la scadenza.
- Note evasione
- Flag scadenza ricorrente: se la scadenza si ripete nel tempo è possibile spuntare questa casella, attraverso cui viene valorizzata, all’interno della stessa maschera, la scheda “ricorrenza”.
La scadenza ricorrente
Se la scadenza viene definita come “ricorrente” (ripetibile nel tempo), all’interno della scheda “Ricorrenza”, è possibile scegliere il periodo entro il quale la scadenza sarà ricorrente e la tipologia di ricorrenza:
Creazione di una scadenza ricorrente
Alla creazione di una scadenza ricorrente in base al tipo di ricorrenza (giornaliera, settimanale o mensile) vengono generate le successive n. scadenze in questo modo:
- Giornaliera
- Settimanale
- Mensile
Alla creazione della ricorrenza il numero di ricorrenze generate sarà uguale al numero impostato sulle nuove proprietà libere (di base sono impostate tutte a 4 ricorrenze alla volta):
- AP_SCAD_RicMensile: indica il numero di ricorrenze mensili che vengono generate alla creazione della scadenza;
- AP_SCAD_RicSettimanale: indica il numero di ricorrenze settimanali che vengono generate alla creazione della scadenza;
- AP_SCAD_RicGiornaliera: indica il numero di ricorrenze giornaliere che vengono generate alla creazione della scadenza;
Man mano che le ricorrenze vengono evase verrà generata la scadenza successiva fino ad arrivare al termine della ricorrenza. Se non viene impostata una data fine la ricorrenza si ripeterà all’infinito, qualora venisse impostata una data di fine, le scadenze successive a quella data verranno eliminate.
Le scadenze annuali possono essere create impostando una scadenza mensile che va a ricorrere ogni 12 mesi.
Modifica della data di fine di una ricorrenza
Se si vuole modificare il termine di una ricorrenza basterà aprire una qualsiasi scadenza legata alla ricorrenza che vogliamo modificare a andare nella seconda pagina “Ricorrenza” qua basterà andare a modificare la data di fine della ricorrenza e tutte le scadenze in eccesso verranno eliminate, nel caso contrario se prolungo la data esse verranno create.
Evasione di una scadenza ricorrente: si va ad evadere una scadenza ricorrente automaticamente si genererà la scadenza successiva.
Evasione scadenze
Le scadenze possono essere evase singolarmente o in modo massivo a seconda delle esigenze dell’utente:
- Evasione massiva: se più scadenze possono essere evase nello stesso giorno è possibile selezionarle (per selezionare più righe contemporaneamente, posizionarsi su una riga e tenendo premuto il tasto “Ctrl” della tastiera, selezionare le altre) e spuntare la casella in fondo alla schermata “Evadi tutte le scadenze alla data”, quindi impostare la data in cui vengono evase le scadenze.
- Evasione delle singole scadenze: spuntare la casella “Completato”. In questo modo verrà automaticamente valorizzata la data di evasione con la data corrente e, nel caso in cui la scadenza sia stata definita come ricorrente, si genererà la nuova ricorrenza.
Reportistica
Sono stati aggiornati i report con l’elenco di tutte le scadenze aziendali e del dipendente. Le scadenze evase non verranno più barrate, bensì comparirà a lato una spunta.
Nel caso in cui una scadenza sia scaduta e non evasa, comparirà un punto esclamativo per evidenziarla.