Gestione permessi e congedi per l’assistenza ai disabili dal 2023

Premessa

Il D.Lgs. n. 105/2022 (cd. Decreto Equilibrio), in vigore dal 13 agosto 2022, al fine di conciliare l’attività lavorativa e la vita privata per i genitori e i prestatori di assistenza, ha introdotto novità alla disciplina di permessi e congedi per l’assistenza ai soggetti riconosciuti disabili in situazione di gravità. In particolare, la disposizione normativa è intervenuta in materia di permessi, congedo parentale ordinario e prolungamento del congedo parentale, continuato o frazionato e non superiore a due anni e congedo straordinario.

L’INPS, con la Circolare n. 39/2023, fornisce ai datori di lavoro indicazioni  per il riconoscimento dei benefici ed offre istruzioni operative per la corretta gestione dei suddetti congedi nei flussi di denuncia UniEmens, attraverso l’esposizione di nuovi codici evento e dei relativi codici conguaglio.

L’applicazione dei nuovi codici è obbligatoria a partire dal mese di competenza maggio 2023.

Per quanto riguarda gli eventi già denunciati con i codici evento e i codici conguaglio già in uso e ricadenti nei periodi di competenza 13 agosto 2022 – 30 aprile 2023, con successiva comunicazione dell’Inps saranno definite le modalità di trasmissione dei dati per la raccolta delle informazioni necessarie a consentirne il relativo monitoraggio.

In breve..

  • Permessi: È stato eliminato il principio del “referente unico dell’assistenza”. A decorrere dal 13 agosto 2022, i permessi possono, quindi, essere fruiti, su richiesta, con riferimento alla stessa persona assistita, da più soggetti aventi diritto, che possono goderne in via alternativa tra loro, fermo restando il limite complessivo di tre giorni al mese. Tra i beneficiari del diritto ai permessi rientrano altresì la parte di un’unione civile e il convivente di fatto.
  • Prolungamento del congedo parentale: I periodi di prolungamento del congedo parentale, fruiti a far data dal 13 agosto 2022, non comportano la riduzione di ferie, riposi e tredicesima o gratifica natalizia, ad eccezione degli emolumenti accessori connessi all’effettiva presenza in servizio, salvo quanto espressamente previsto dalla contrattazione collettiva.
  • Congedo straordinario: L’art. 2 del D.Lgs. n. 105/2022 ha introdotto tra i beneficiari del congedo straordinario il “convivente di fatto”.
    Si intendono “conviventi di fatto” due persone maggiorenni unite stabilmente da legami affettivi di coppia e di reciproca assistenza morale e materiale, non vincolate da rapporti di parentela, affinità o adozione, da matrimonio o da un’unione civile.
    Viene, inoltre, stabilito che qualora tra i requisiti per il riconoscimento del diritto sia prevista la convivenza con il disabile, la stessa possa essere instaurata successivamente alla presentazione della domanda. Il congedo spetta anche nel caso in cui la convivenza con il disabile sia stata instaurata successivamente alla richiesta di congedo straordinario.

 

Come cambiano le causali

Di seguito uno schema riassuntivo delle nuove causali da utilizzare e delle causali obsolete (evidenziate in rosso).
Con la nuova normativa, divengono obsolete anche alcune Ret.Ind (cd. “OBSOLETA”) e le relative causali che ad esse associate; non hanno subito variazioni le Ret. Ind. 23 e 34 relative alle malattie del familiare.

Causali in presenze, voci di cedolino e codici evento UniEmens

Le nuove causali, le rispettive voci di cedolino e codici evento ai fini UniEmens da utilizzare sono riassunti nello schema che segue.

Modalità operative: foglio presenze e cedolino

Affinché il flusso di informazioni sia completo dal foglio presenze al cedolino è necessario operare come segue:

  1. Compilare il foglio presenze con la causale indicata sopra, nella variante ad ore o a giorni a seconda della modalità di fruizione.
  2. Compilare l’archivio Pratiche > Eventi > Assenze, Congedi, Aspettative come segue: 
    – Inserire codice “Azienda”, “Dipendente”, “Causale destinazione” che deve essere analoga a quella indicata nel foglio presenze di cui al punto precedente, “Data inizio-Data Fine”, “Giorni in cui giustificare” e “Cod.Fisc.Assistito”.


    Fruizione continua/discontinua in presenza di un unico familiare/assistito:

    Caso A: Il lavoratore fruisce di tre giorni consecutivi di permesso per un unico familiare/assistito (es. madre), da Lunedì al Mercoledì. In tal caso è da creare un unico evento avendo cura di indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF madre).

    Caso B: Il lavoratore fruisce di tre giorni discontinui di permesso per un unico familiare/assistito (es. madre), Lunedì, Mercoledì e Venerdì. In caso sono da creare tre eventi distinti avendo cura di indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF madre).

    Fruizione continua/discontinua in presenza di più familiari/assistiti:

    Caso C: Il lavoratore fruisce di tre giorni consecutivi di permesso per un familiare/assistito (es. madre), da Lunedì al Mercoledì, e altri due giorni consecutivi per un altro familiare/assistito (es. figlio), da Giovedì a Venerdì. In tal caso sono da creare due eventi distinti.
    – Evento1 indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF madre).
    – Evento2 indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF figlio).

    Caso D: Il lavoratore fruisce di cinque giorni di permesso discontinui per due familiari/assistiti (es. madre/figlio), Lunedì per la madre, martedì per il figlio, mercoledì e giovedì per la madre e venerdì per il figlio. In tal caso sono da creare quattro eventi distinti.
    – Evento1 indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF madre).
    – Evento2 indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF figlio).
    – Evento3 indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF madre).
    – Evento4 indicare la causale destinazione di cui al punto 1., la “Data inizio” e la “Data fine”, il “Cod.Fisc.Assistito” (CF figlio).

  3. Le causali sono ventilate nelle rispettive voci di cedolino: in corrispondenza della colonna Motivo Utilizzo I.A. della voce comparirà il CF del familiare/assistito inserito nell’archivio Pratiche > Eventi > Assenze, Congedi, Aspettative.
  4. Per facilitare l’inserimento del CF del soggetto assistito in fase di creazione degli Eventi (Pratiche > Eventi > Assenze, Congedi, Aspettative) si consiglia di creare l’anagrafica del familiare da Archivi > Dipendente > Familiari avendo cura – nella sezione “Altri dati”  e nel campo “relazione di parentela” –  di indicare il tipo di relazione di parentela. Se il familiare trattasi di madre, come negli esempi di cui ai punti precedenti, è da inserire la lettera “A”, quale “Altro Familiare”.

ATTENZIONE: Se si possiede il software Presenze si dovranno compilare i dati relativi al codice fiscale dell’assistito nelle Giustificazioni Pianificate permettendo in questo modo che gli eventi di permesso si generino in automatico.

Esposizione in Uniemens

I permessi verranno esposti:

  • all’interno dell’archivio Emens in archivio Giornate;
  • all’interno dell’archivio Modello Uniemens Dip (Info Agg. Contrib) verranno valorizzati gli importi da conguagliare, per ogni dipendente con codice conguaglio (sigla DM con cui verrà esposto il credito all’interno della denuncia aziendale).

Gestione dei congedi straordinari

I congedi straordinari – a seguito delle novità introdotte dalla circolare n. 39/2023 – possono essere gestiti in due modalità:

  1. tramite ventilazione della causale MD1_G nelle voci di liquidazione del cedolino;
  2. tramite elaborazione della pratica (causale MD1). 

    ATTENZIONE: La gestione mediante pratica può essere utilizzata SOLO qualora l’assenza sia costituita da un unico periodo temporale continuativo, senza giornate lavorative al proprio interno (causale MD1). Diversamente, l’evento dovrà essere gestito tramite ventilazione inserendo – nelle singole giornate di assenza del foglio presenze – la causale MD1_G.
    Attenzione: nel singolo mese non si possono utilizzare entrambe le gestioni.

    1. Gestione con ventilazioni (MD1_G – Ventilazioni)
    Si consiglia l’utilizzo di tale gestione per la fruizione discontinua dell’evento.
    1. Utilizzare nel foglio presenze la causale MD1_G cui è ventilata la voce di cedolino 1542;
    2. Verificare che la causale dell’archivio Assenze (in Pratiche>Eventi>Assenze o direttamente dal pulsante “Assenze/Congedi” del foglio presenze) sia coerente con quella esposta nel foglio presenze (MD1_G).

    2. Gestione con pratica (MD1 – Pratica)
    Si consiglia l’utilizzo di tale gestione per la fruizione continuativa dell’evento.
    1. Caricare il tipo evento “40 “in Tabelle>Previdenziali>Retribuzioni Indennizzate inserendo la voce indennizzo c/istituto “1548”;
    2. Caricare il tipo evento “40” in Tabelle>Contrattuali>Retribuzioni Indennizzate, se presente una configurazione per il tipo evento “41”;
    3. Caricare il tipo evento “40” in Archivio>Aziende>Retribuzioni indennizzate oppure – per ogni singolo dipendente che ne faccia fruizione – in Archivio>Dipendenti>Retribuzioni indennizzate il tipo evento 40.
    4. Utilizzare nel foglio presenze la causale MD1;
    5. Chiudere la pratica di congedo straordinario con tipo ret.ind. “41” al 31/05/2023;
    6. Caricare una nuova pratica di congedo straordinario con il tipo ret.ind. “40” con gli stessi parametri di date inizio e fine della precedente pratica con il tipo ret.ind. “41” e selezionando nel campo “Causale Presenze” della pratica la causale MD1: preparare e calcolare la pratica;
    7. Entrare nel foglio presenze e cambiare la causale di congedo straordinario (CONSTR, CONPERHAND, MD1_G, ecc.) con MD1 se non eseguito il passaggio al punto 2.;
    8. Sistemare le Assenze (in Pratiche>Eventi>Assenze o direttamente dal pulsante “Assenze/Congedi” del foglio presenze): laddove il codice fiscale del soggetto assistito sia associato alla causale CONSTR, CONPERHAND, MD1_G, modificare la causale in MD1;
    9. Ripreparare il cedolino del lavoratore che abbia fruito del congedo: inserire su input voci – se mancante – il CF del soggetto assistito sulla colonna “Motivo util. I.A.” in prossimità della voce 1548 “Cong.Strao.(a.42 c.5 DL.151/01)(G), Evento Emens MD1 – Rec. DM/10 = L308 (da pratica)”;
    10. Ricalcolare il cedolino.

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