HR – Profilazione e Riprofilazione

Introduzione

La Profilazione e la Riprofilazione sono due diverse utilità dell’applicativo.

La Profilazione è la funzionalità che consente all’utente di analizzare il grado di completezza del profilo di un dipendente. Questa fa riferimento a tre requisiti fondamentali: il ruolo, la mansione e le attività. Un dipendente si intende quindi correttamente profilato quando ad esso sono stati associati tutti questi elementi.

La Riprofilazione è la funzionalità che gestisce la migrazione dei alcuni dati di uno stesso dipendente da un rapporto di lavoro concluso ad uno nuovo, all’interno della stessa azienda. La situazione gestita, nello specifico, è quella di un dipendente licenziato e, in un secondo momento, riassunto.

Analizziamo nello specifico le due funzionalità.

Processo di Profilazione

Il Processo di Profilazione rappresenta lo strumento attraverso il quale l’utente è in grado di conoscere lo stato di completezza dei profili inseriti nel database.

Affinchè un dipendente possa dirsi correttamente profilato è necessario che per questo vengano definite:

• Mansioni
• Ruoli
• Attività

Ovviamente c’è la possibilità che un’Azienda non gestisca una o più di queste entità. Il sistema prevede quindi la possibilità che un dipendente risulti completamente profilato anche quando gli sia stato associato almeno uno di questi elementi. Analizziamo il funzionamento di tale utilità.

Il percorso per accedere al Processo di Profilazione è il seguente: Utilità –> Processo di profilazione (Fig. 1)

Cliccando “Analizza” apparirà l’elenco dei dipendenti con una profilazione ancora incompleta (Figura 2).

 

 

 

 

 

 

In Figura 2, infatti, i dipendenti sono stati profilati solo sotto l’aspetto della mansione.

A questo punto le possibilità sono due:

CASO 1: L’azienda gestisce solo le mansioni, quindi i dipendenti risultano già completamente profilati. In questo caso è possibile selezionare le voci riferite a ruoli e attività nella colonna “escludi” e cliccare il comando “Escludi”.

Il sistema non mostrerà più tali voci, infatti cliccando nuovamente “Analizza”, sarà visualizzabile solo la voce corrispondente alla mansione e nessun altro campo risulterà incompleto.

La Fig. 3 mostra il risultato della corretta profilazione nella fattispecie in esame (ruoli e attività sono stati esclusi in quanto non gestiti dall’Azienda).

CASO 2: L’azienda gestisce anche ruoli e mansioni, quindi i dipendenti risultano non completamente profilati.

In questo caso è necessario procedere all’associazione di attività, ruoli o mansioni ai dipendenti non profilati.

La Fig. 4 mostra il risultato della completa profilazione dei dipendenti a cui sono state associate tutte e tre le istanze.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Processo di Riprofilazione

Il Processo di Riprofilazione risponde all’esigenza di trasferire lo storico di un determinato dipendente da un rapporto di lavoro cessato ad un nuovo rapporto di lavoro dello stesso dipendente, gestito da un ID differente.

La fattispecie è quella del dipendente cessato e successivamente riassunto dalla stessa azienda. Al dipendente verrà definito un ID diverso. A questo nuovo ID, attraverso la riprofilazione è possibile trasferire alcuni dati presenti nello storico del dipendente cessato.

Il percorso che giustifica il processo di riprofilazione può essere rappresentato nello schema che segue:

L’oggetto del processo di riprofilazione, ossia l’insieme di elementi che vengono trasferiti nella nuova matricola, fa riferimento a quattro tipologie di dati:

1. Mansioni;
2. Visite mediche e idoneità collegate;
3. Formazione (corsi svolti, programmati, e fabbisogni formativi);
4. DPI collegati alla mansione, nel caso in cui questa fosse la stessa del rapporto di lavoro cessato.

I presupposti per cui si attua correttamente il processo di riprofilazione sono i seguenti:

1. L’azienda in cui è stato riassunto il dipendente deve essere la stessa. L’applicativo non gestisce la riprofilazione attraverso aziende diverse, collegate fra loro;
2. Il dipendente deve essere lo stesso, quindi deve avere lo stesso codice fiscale;
3. Al nuovo dipendente, non devono essere già state associate visite mediche, corsi di formazione o DPI corrispondenti a quelli associati nel precedente rapporto di lavoro.

Nel caso in cui invece sia già stata inserita al nuovo profilo del dipendente la stessa mansione presente nel vecchio rapporto di lavoro, la riprofilazione avverrà comunque, ma la mansione risulterà doppia.

Vediamo l’esempio di una corretta riprofilazione:

 

 

 

 

 

La fig. 5 rappresenta la situazione delle mansioni di un dipendente cessato in data 31/12/2014.

La fig. 6 rappresenta il nuovo rapporto di lavoro del dipendente riassunto in data 07/01/2015, prima della riprofilazione. In questa schermata è presente solo l’attuale mansione e non lo storico del dipendente.

La fig. 7 rappresenta la situazione delle mansioni del dipendente nel nuovo rapporto di lavoro, dopo la riprofilazione. Come si può notare, oltre all’attuale mansione di Assistente Sociale, è presente la mansione derivante dall’importazione dello storico, ossia quella riferita al Personale Amministrativo.

Procedimento

Al processo di riprofilazione si accede seguendo il seguente percorso: Utilità –> Processo di riprofilazione

Comparirà la schermata come in Figura 8.

Nella parte superiore della schermata è possibile applicare i filtri per una visualizzazione più mirata dei dipendenti da riprofilare.

Per visualizzare l’elenco dei soggetti da riprofilare, come da Fig. 9, è necessario cliccare “analizza”.

I nominativi che appariranno nell’elenco rappresentano i dipendenti che, presentano due rapporti di lavoro, uno cessato e uno attivo e non sono ancora stati riprofilati.

 

 

 

 

 

 

 

Per riprofilare uno o più dipendenti è sufficiente selezionarli e cliccare “riprofila”. I dati dello storico di questi dipendenti verranno quindi trasferiti nel nuovo ID, ossia all’interno del nuovo rapporto di lavoro. In conseguenza a ciò, il rapporto di lavoro cessato risulterà privo di mansioni, visite mediche, formazione e DPI.

Al termine dell’operazione, è possibile cliccare nuovamente “analizza” per accertarsi che la riprofilazione dei dipendenti sia avvenuta correttamente. Se i nominativi precedentemente selezionati non compaiono più nell’elenco significa che il processo di riprofilazione è andato a buon fine.

Diversamente, se i nominativi ricompaiono nell’elenco la riprofilazione non è avvenuta con successo.

Il motivo principale per cui la riprofilazione potrebbe non essere andata a buon fine consiste nel fatto che alcune visite mediche o corsi di formazione presenti nel rapporto di lavoro cessato sono già state inserite manualmente nel nuovo rapporto di lavoro.

Una volta effettuata la riprofilazione, la vecchia matricola del dipendente (che si riferisce al primo rapporto di lavoro), risulterà priva di mansioni, formazione e visite mediche.