Il processo gestito dall’applicazione è costituito da varie fasi. Vediamole in dettaglio.
Creazione del flusso di richiesta di Visita Medica di Controllo
La scelta è raggiungibile da “Pratiche” – “Eventi” – “Visite Mediche di Controllo” – “Creazione flusso richieste V.M.C.”
In questa fase un’apposita interfaccia presenta l’elenco delle pratiche di malattia (indipendentemente dalla presenza o meno di certificati acquisiti dall’Inps) e consente di selezionare gli eventi per i quali si vuole chiedere un intervento di controllo da parte dell’Inps. Gli eventi proposti sono quelli iniziati nei 15 giorni precedenti la data odierna e non ancora conclusi. Se l’operatore lo desidera può modificare le date di inizio e fine filtro (agendo sugli appositi campi) in modo da includere gli eventi che desidera controllare.
Se un evento è già stata incluso in una richiesta precedente non viene più visualizzato. Poichè l’Inps impone che il flusso contenga anche i dati personali del richiedente (Cognome, Nome e Codice fiscale), è stato attivato un nuovo archivio raggiungibile con la scelta “Archivi” – “Ufficio/Soggetto responsabile” – “Utenti abilitati ai servizi Inps” dove è possibile caricare i dati identificativi dei soggetti abilitati ad accedere ai servizi nel portale dell’istituto.
Il richiedente, quindi, verrà estratto da questo nuovo archivio e deve essere indicato nell’apposito campo al momento della creazione del flusso. Sempre nell’interfaccia di generazione del flusso sono presenti alcuni campi che devono essere compilati perchè confluiscono in ogni singola richiesta. Queste informazioni possono essere modificate anche in un secondo momento, con l’aggravio però di doverlo fare su ogni singolo dipendente. Un campo particolare è quello denominato “Nome Richiesta”: si tratta di una descrizione libera (max 50 caratteri) che aiuta a riconoscere il flusso sulla base di un criterio personale stabilito dall’utente.
Una volta completate le selezioni e indicate le informazioni aggiuntive richieste è sufficiente selezionare gli eventi per i quali si vuole richiedere la visita medica e procedere alla creazione del flusso cliccando sul pulsante “OK”.
Un flusso non può contenere più di 50 richieste (ovvero 50 eventi). Da questa interfaccia è possibile accedere direttamente alla visualizzazione dell’archivio contenente il flusso appena generato oppure passar direttamente alla creazione del file telematico. I collegamenti sono presenti in basso a sinistra e sono denominati rispettivamente: “Consulta archivio flussi” e “Crea telematico flussi”. Le stesse scelte sono presenti nel menu generale.
Gestione del flusso prima della creazione del file telematico
La creazione del flusso genera un apposito archivio con le informazioni generali del flusso stesso e una parte delle informazioni necessarie a compilare ogni singola richiesta di vista medica.
L’archivio è consultabile mediante la scelta “Pratiche” – “Eventi” – “Visite Mediche di Controllo” – “Archivio flussi V.M.C.”.
Selezionato il flusso compare la lista degli eventi inclusi: cliccando sul pulsante di destra riconoscibile dalla presenta di 3 puntini […] è possibile accedere all’archivio che contiene i dati della singola richiesta. Queste informazioni integrano quelle già presenti negli archivi anagrafici dell’azienda e del dipendente, per cui rappresentano solo una parte dei dati che confluiranno nel file XML richiesto dall’Inps.
Nella prima pagina, denominata “Impresa“, vengono richiesti alcuni consensi o dinieghi all’azienda (gli stessi presenti nella maschera di creazione del flusso).
Nella seconda, denominata “Lavoratore” viene riportato l’eventuale recapito di reperibilità indicato nel certificato di malattia ricevuto dall’Inps (sempre che la pratica sia stata generata da un certificato); se la pratica è la sintesi di più certificati, il recapito di reperibilità viene acquisito dal certificato la cui data inizio coincide con la data inizio della pratica, indipendentemente dal tipo di certificato.
Nella terza pagina, denominata “Visita“, sono presenti le informazioni specifiche della visita medica di controllo: data e ora in cui si chiede di effettuare il controllo e le date di inizio e fine dell’evento, lette dalla pratica al momento della creazione del flusso.
Si intuisce che il flusso va creato e contestualmente inviato all’Inps, perchè gli eventi potrebbero variare nel tempo e c’è il rischio di comunicare la durata di un evento che non coincide con quella reale se nel frattempo è sopraggiunto un altro certificato che estende l’evento stesso.
Creazione del file telematico da inviare all’Inps
La scelta è raggiungibile da “Pratiche” – “Eventi” – “Visite Mediche di Controllo” – “Creazione Telematico richieste V.M.C.”
Per creare il file telematico bisogna selezionare l’azienda e il richiedente per ottenere un elenco dei flussi in capo ai due soggetti che risultano non ancora inviati all’Inps. Spuntando l’opzione “Visualizza anche flussi già inviati all’Inps” è possibile ottenere la visualizzazione di tutti i flussi presenti. Una volta selezionato il flusso basta cliccare il pulsante OK per ottenere la generazione del file da inviare all’istituto. E` consentito selezionare solo un flusso alla volta.
Anche da questa interfaccia è possibile accedere direttamente alla visualizzazione dell’archivio contenente i flussi mediante il collegamento presente in basso a sinistra e denominato “Consulta archivio flussi”.
Alcune precisazioni
- Se l’impresa è un soggetto “privato” (cioè non è una Pubblica Amministrazione) è prevista l’inclusione della PEC relativa alla fatturazione elettronica. Il dato che viene scaricato nel file è la PEC presente nell’anagrafica dell’azienda.
- Il flusso chiede che si dichiari se l’azienda ha rapporti con l’Inps e, in caso affermativo, bisogna indicare la matricola conosciuta dall’istituto. La matricola indicata risponde ai seguenti criteri:
- Se il dipendente versa i contributi all’Inps viene indicata la matricola nella quale è inquadrato;
- Se il dipendente non versa i contributi all’Inps (ad esempio è un contribuente ex Inpdap non agganciato ad aluna matricola Inps) nella sua richiesta verrà indicata una qualunque delle matricole dell’azienda.