Il processo di avviamento del modulo Cooperative richiede alcuni step obbligati, tra cui:
- il caricamento dell’anagrafica dell’azienda;
- il caricamento delle anagrafiche dei dipendenti e/o dei soci;
- il caricamento delle delibere.
1 – Caricamento anagrafica dell’azienda
Il caricamento dei dati relativi all’anagrafica aziendale, o il suo completamento/modifica successivo ad un caricamento parziale, può essere fatto seguendo il percorso: “Archivi” – “Aziende” – “Anagrafica azienda”.
I dati richiesti per la completa compilazione dell’anagrafica sono suddivisi in 4 pagine e sono relativi a: anagrafica, nascita, sede legale o residenza, permesso di soggiorno, domicilio fiscale, altri dati (mail, indirizzo sito web, codici ATECO, ecc.).
Gli altri dati che possono essere caricati per una maggiore completezza sono quelli relativi al Rappresentante Legale, l’Anagrafica Filiali, Conti correnti bancari. Queste anagrafiche si trovano all’interno dello stesso percorso di menù: “Archivi” – “Aziende”.
2 – Caricamento anagrafiche dei dipendenti e/o dei soci
Il caricamento delle anagrafiche dei dipendenti può essere effettuato in modo analogo a quanto già descritto al punto 1 per l’anagrafica azienda.
a) Caricamento/completamento manuale dei dati
Il caricamento delle anagrafiche dei dipendenti, o il suo completamento/modifica successivo ad un caricamento parziale, può essere fatto seguendo il percorso: “Archivi” – “Dipendenti” – “Anagrafica”.
Per caricare una nuova anagrafica cliccare il bottone “Nuova”, compilare i campi richiesti, quindi cliccare “Salva”. L’inserimento di una nuova anagrafica genera anche un nuovo “Inquadramento” e un nuovo “Rapporto di lavoro” collegati al dipendente/socio inserito. Il completamento dei dati relativi a inquadramento e rapporto di lavoro può essere fatto dal percorso: “Archivi” – “Dipendenti” – “Inquadramento” o “Rapporto di lavoro”.
Si consiglia di inserire, ove possibile, la data assunzione e l’eventuale data cessazione (licenziamento) a pag. 2 dell’Inquadramento del dipendente.
b) Acquisizione dati da file telematico
Alcuni dati dell’anagrafica dell’azienda possono essere acquisiti attraverso i file telematici dell’Uniemens o dell’UniLav. Questi file contengono un numero ristretto di informazioni ma sono utili per automatizzare la creazione degli archivi di base che dovranno poi essere completati per una corretta gestione da parte del software.
L’acquisizione può essere effettuata dal seguente percorso di menù: “Utilità” – “Avviamento” – “Importazione anagrafiche da file telematici” operando come segue:
- Scegliere il tipo di file telematico da cui importare i dati (campo denominato “Tipo” posto in basso a sinistra);
- Indicare la cartella in cui si trova il file (campo denominato “Cartella” posto in basso a sinistra);
- Selezionare il file nell’elenco che comparirà all’interno della maschera;
- Impostare le operazioni che si desiderano effettuare con spuntando le opzioni situate nella parte inferiore della finestra; Suggeriamo di accettare quanto proposto valutando sola l’opzione “Configura tutti i soggetti come soci di cooperativa” per decidere se risponde alle proprie esigenze;
- Confermare l’operazione cliccando sul pulsante “Importa selezionati“
Terminata l’acquisizione i dati anagrafici vanno completati utilizzando le interfacce standard di procedura accessibili dal menu “Archivi”.
NOTA BENE: l’acquisizione da file telematico permette di caricare solo i dipendenti in forza alla data di creazione del telematico stesso. Ci sono alcune categorie di dipendenti/soci che dovranno essere caricate manualmente dall’operatore. Questi casi sono:
- I soci che hanno cessato il loro rapporto di lavoro ma mantengono in essere la posizione di soci (e in alcuni casi anche le quote nel capitale sociale);
- I soci recessi dalla società cooperativa per cui non è ancora avvenuto il rimborso delle quote sociali.
3 – Caricamento Delibere
In fase di start up è necessario inoltre caricare tutte le delibere che hanno dato luogo ad ammissione e/o recesso dei soci. Il caricamento delle delibere avviene dal percorso di menù: “Archivi” – “Cooperativa” – “Delibere” o dall’apposito pulsante presente nella toolbar.
Per inserire una nuova delibera cliccare il pulsante “Nuova”. I dati obbligatori da compilare sono i seguenti:
- “Azienda”: inserire il codice azienda
- “Prog. Delibera”: rappresenta un numero progressivo e viene assegnato automaticamente dal software
- “Data Delibera”
- “Numero Delibera”: il numero può seguire la numerazione scelta dall’utente.
Attraverso l’icona della graffetta posta in alto a destra, l’utente ha la possibilità di allegare i documenti inerenti la delibera stessa. Al termine dell’operazione cliccare “Salva”.