Cenni preliminari
I turni sono i mattoni di base su cui poggia la gestione delle presenze.
Con la dicitura turno si definisce un intervallo di tempo in cui si richiede la presenza del lavoratore.
Si accede alla maschera di configurazione da “Archivi” – “Orari” – “Turni“.
La struttura della maschera di configurazione dei turni permette di definire in modo rapido e intuitivo l’intervallo di tempo e tutte le caratteristiche ad esso associate.
Nella parte di sinistra troviamo le due colonne per definire i parametri dell’inizio e della fine del turno.
Un turno può essere di tipo Entrata/Uscita, di tipo Intervallo, o di tipo misto.
Un intervallo è da intendersi come una suddivisione praticamente virtuale del tempo definito.
L’intervallo di per sè non richiede che vengano effettuate delle timbrature, ma è utilizzabile per classificare quel tempo assegnandogli automaticamente una delle tre causali (assenza, presenza o maggiorazione) che coincidono con la sua definizione.
Nella parte di destra è presente una colonna che indica a quali orari è stato associato il turno correntemente visualizzato, per facilitare la modifica di turni preesistenti valutando l’eventuale creazione di nuovi turni.
Configurazione
La configurazione del turno è molto semplice e solitamente richiede l’immissione di pochi parametri.
I parametri fondamentali sono i seguenti:
- “Tipo“: consente di definire se è un’entrata, un’uscita o un intervallo;
- “Obbligatoria“: indica che questo momento del turno necessita (valore 1) o non necessita (valore 0) di una timbratura effettuata in corrispondenza di questo istante;
- “Ora“: definisce l’ora di inizio o di fine del turno;
- “Autorizza straordinario“: consente di attivare o di disattivare gli straordinari sulla fascia.
- “Arrotondamento straordinario“: consente di definire la soglia/arrotondamento dello straordinario. L’arrotondamento è unico per entrambe le fasce del turno.
Per gestire lo straordinario solo a livello di giornata impostare l’arrotondamento a 1 (uno) e configurare i parametri di arrotondamento e tolleranza nell’orario di lavoro.
Per compensare il tempo in eccesso con l’assenza a livello di giornata impostare a 1 (uno) sia l’arrotondamento dello straordinario sia l’arrotondamento dell’assenza (sezione Ritardi).
Gli altri parametri sono configurabili in base alla tipologia di orario a cui si andrà ad assengare il turno, ricordando che:
- per un orario flessibile non viene presa in considerazione l’elasticità;
- Gli arrotondamenti dei ritardi sono gestiti nell’orario di lavoro dalla flag Tipo arrotondamento, mentre è possibile configurare un tempo di tolleranza al ritardo.
La gestione dei ritardi è attiva solamente se entrambe le fasce di elasticità sono a 0 (zero).
Assegnazione di un turno
Dopo aver creato un turno è necessario associarlo al dipendente in uno dei seguenti modi:
- attraverso un orario e di conseguenza tramite un ciclo orario
- associandolo ad un dipendente per un certo periodo nella tabella dei turni predefiniti
- assegnandolo dinamicamente giorno per giorno con il calendario turni
Assegnazione di un turno ad un orario
L’assegnazione di un turno all’orario viene effettuata dalla scelta a menu “Archivi” – “Orari” – “Orari di lavoro“.
Successivamente è possibile agganciare l’orario direttamente ad un ciclo orario (“Archivi” – “Orari” – “Cicli orari“) o ad un POT (“Archivi” – “Orari” – “Possibili orari (POT)“).
Si vedano i capitoli in questione per una descrizione dettagliata.
Una volta configurato tutto ciò si è pronti per assegnare l’orario al dipendente dalla scelta “Archivi” – “Dipendente” – “Orario di lavoro“.
Assegnazione di un turno predefinito
Accedendo alla scelta “Archivi” – “Dipendente” – “Turni predefiniti” si configurerà l’associazione di un turno per uno specifico periodo e ad un luogo di lavoro.
Una volta associati tutti i turni al dipendente è necessario accedere a “Presenze” – “Calendario turni” – “Gestione turni (dipendente)” per effettuare la creazione “esplosa” dei turni per ogni singola giornata nel periodo selezionato.
Assegnazione da calendario turni
Accedendo alla scelta “Presenze” – “Calendario turni” – “Gestione turni (dipendente)” è possibile definire le giornate e i luoghi di lavoro per ogni turno in modo dettagliato e completamente dinamico.