L’Utente Azienda
L’utente Azienda è il soggetto che gestisce l’intero applicativo, ovvero l’utente con i privilegi più elevati.
Tramite questo profilo è possibile:
- Creare i Responsabili e i ruoli ad essi associati.
- Attivare gli utenti all’utilizzo dell’Ufficio Web.
- Associare i servizi disponibili agli Utenti attivi.
- Eliminare, Bloccare, Sbloccare i dipendenti all’utilizzo dell’Ufficio Web
- Confermare o negare definitivamente la richiesta di assenza effettuata dal dipendente.
- Confermare o negare definitivamente la richiesta di rimborso effettuata dal dipendente.
- Gestire gli automezzi
- Configurare l’importazione automatica della documentazione del libro unico del lavoro
Il menu dipendenti permette all’utente di definire quali soggetti possono essere attivati e che tipo di servizi hanno la possibilità di utilizzare. L’utente può inoltre gestire le richieste di autorizzazione e le anagrafiche degli automezzi.
Gestione dipendenti
Alla voce di menu “Elenco” è collegata la schermata che permette di gestire attivazione e servizi per i dipendenti (Fig. 1).
La griglia è così definita:
- #: questa colonna permette di selezionare uno o più dipendenti, al fine di operare l’attivazione, il blocco e lo sblocco di ciascuno di essi.
- ID: ID dell’utente associato alla griglia.
- Cognome: cognome dell’utente associato alla griglia.
- Nome: nome dell’utente associato alla griglia.
- Codice Fiscale: codice fiscale dell’utente associato alla griglia.
- Matricola: matricola dell’utente associato alla griglia.
- Mansione: mansione dell’utente associato alla griglia.
- CodiceAttivazione: codice di attivazione dell’utente, se vuoto l’utente non è ancora stato attivato.
- Bloccato: definisce se l’utente è bloccato all’accesso o meno.
- Icona azzurra (lente): visualizza i dati anagrafici dell’utente associato alla griglia .
- Icona verde : Permette di entrare nell’ufficio web con le credenziali dell’utente associato alla griglia.
Sulla parte superiore della schermata, sono presenti alcuni pulsanti operativi che consentono all’azienda di agire sull’abilitazione degli utenti per l’utilizzo dei servizi proposti dall’Ufficio Web:
- Attiva accesso web: tramite questo pulsante, l’azienda attiva gli utenti selezionati. Con l’abilitazione dell’utente, viene generato un codice di attivazione che dovrà essere comunicato al dipendente per il primo accesso all’Ufficio Web.
- Blocca/Sblocca accesso web: questi pulsanti permettono di bloccare/sbloccare l’accesso ad un utente già attivo.
Attivazione dei servizi
I servizi sono lo strumento essenziale per un utilizzo completo delle funzionalità dell’ufficio web. Una volta attivato un utente, l’azienda deve assegnare i servizi a cui l’utente può accedere.
L’assegnazione dei servizi avviene tramite il menù a tendina posto sulla destra dei pulsanti precedentemente illustrati.
Per assegnare un servizio ad uno o più dipendenti, l’azienda deve:
- Selezionare i dipendenti a cui assegnare il servizio tramite le apposite checkbox
- Selezionare il sevizio da attivare tramite il menu a tendina
- Cliccare sul tasto per aggiungere i servizi agli utenti.
I servizi attivati mediante questo procedimento saranno poi visibili all’utente nella sezione “Servizi Attivi” sulla pagina personale.
Gestione Richieste Autorizzazioni
La voce di menù Gestione Richieste Autorizzazioni permette di autorizzare o meno le richieste effettuate da parte dei dipendenti tramite l’apposito modulo.
Questa funzionalità si presenta con una veste grafica simile alla gestione tramite l’utente “Responsabile”, ma con una fondamentale caratteristica: l’autorizzazione da parte dell’utente ufficio web è vincolante affinché la richiesta venga presa in considerazione dalla procedura di rilevazione presenze.
Infatti, se l’autorizzazione è accettata da un utente “Responsabile” privo dei privilegi di autenticazione definitiva, essa viene scartata dalla procedura in sede di acquisizione delle autorizzazioni.
La schermata principale visualizza l’elenco delle richieste effettuate dai dipendenti assegnati al responsabile, con la possibilità di filtrare e/o ordinare i risultati (Fig. 30).
La colonna St. indica lo stato dell’autorizzazione.
L’azienda tramite gli appositi pulsanti può autorizzare, non autorizzare, reimpostare la situazione iniziale, eliminare la richiesta oppure sbloccarla nel caso fosse già stata acquisita dal software di rilevazione presenze.
Per eseguire un’operazione su una richiesta, l’utente deve premere i pulsanti presenti nella colonna “#”
Autorizzando la richiesta del dipendente. la colonna St. passerà dallo stato bianco allo stato verde. Qualora l’autorizzazione del responsabile non fosse sufficiente per rendere definitiva la richiesta, l’utente azienda porterà l’approvazione parziale di colore blu a definitiva.
Non autorizzando la richiesta, la colonna St. passa dallo stato bianco allo stato rosso mentre nel caso in cui un’autorizzazione precedentemente autorizzata venisse revocata, lo stato passa dallo stato verde allo stato grigio.
Tramite l’etichetta “Stampa”, l’utente può stampare la richiesta di autorizzazione corrispondente.
Gestione attività / Trasferte
La voce di menù Gestione attività/Trasferte permette di personalizzare le componenti di tale modulo.
Gestione automezzi
Attraverso il menu automezzi, l’utente ha la possibilità di configurare i dettagli del mezzo di trasporto di proprietà utilizzato dall’utente durante l’attività in trasferta.
Con le icone azzurra, verde e rossa poste sulla colonna “#” l’utente può rispettivamente modificare, aggiungere o eliminare i dati relativi all’automezzo.
L’automezzo creato compilando le colonne proposte, è poi associato al dipendente che potrà selezionarlo tra le possibili voci di nota spesa da inserire nel modulo di richiesta attività\trasferta.
Visualizzazione del LUL
L’ufficio web è abilitato alla visualizzazione dei documenti del Libro Unico del Lavoro quali cedolini e fogli presenza.
L’utente azienda può verificare la corretta pubblicazione dei cedolini/fogli presenza attraverso la stessa schermata proposta dall’utente per la visualizzazione dei documenti del LUL.
Nel menu “Dipendenti” – “LUL (Cedolini/Fogli Presenze) l’utente ha a disposizione la documentazione suddivisa per mensilità.
I menu a tendina “Anno” e “Mese” permettono al dipendente di selezionare il la mensilità dei documenti da visualizzare, mentre il menu “Tipo” consente di scegliere se visualizzare solo i cedolini, solo i fogli presenza o entrambi.
Per visualizzare il documento l’utente può selezionare la checkbox in corrispondenza della colonna “#” e cliccare con il mouse sulla voce “Stampa” presente a destra nel riquadro dei filtri.