Il modulo di gestione trasferte, consente al responsabile di inserire per conto del dipendente le richieste di rimborso delle spese sostenute in seguito ad una prestazione lavorativa in trasferta.
Una volta cliccato sulla voce di menu, all’utente si presentano due scelte: “Gestione Attività/Trasferta” e “Nuova Attività/Trasferta”.
Nuova trasferta
Tramite la voce di menu nuova trasferta, l’utente crea la propria trasferta inserendo l’arco temporale, la descrizione dell’attività ed eventuali costi.
In seguito all’inserimento delle informazioni generali relative alla trasferta, l’utente può inserire eventuali rimborsi chilometrici o spese sostenute, per poter chiedere un rimborso.
Nell’elenco dei rimborsi chilometrici, premendo il pulsante con l’icona verde è possibile inserire i dati relativi ad un rimborso chilometrico:
L’utente deve compilare la griglia proposta con le seguenti indicazioni:
- Data: la data relativa al rimborso
- Causale: tipologia di rimborso chilometrico, da scegliere attraverso il menu a tendina da un elenco precaricato dall’azienda
- Automezzo: è possibile scegliere attraverso il menu a tendina un automezzo o una categoria di automezzi, da un elenco precaricato dall’azienda. In caso venga selezionata una categoria generica, è possibile personalizzare i campi “Automezzo” e “Targa” con dati specifici. La selezione dell’automezzo comporta la valorizzazione automatica del campo “Rimborso per km”
- Quantità: la quantità di chilometri percorsi
- Note: eventuali note aggiuntive
Compilando tutti i campi richiesti, viene calcolato automaticamente il valore in € del rimborso chilometrico richiesto, visibile nel campo “Valore (€)”.
Nell’elenco delle altre spese, premendo il pulsante con l’icona verde è possibile inserire i dati relativi ad una spesa sostenuta durante la trasferta:
- Data: la data della spesa sostenuta
- Causale: la tipologia di spesa, da scegliere attraverso il menu a tendina da un elenco precaricato dall’azienda
- Valore (€): l’entità in Euro della spesa sostenuta
- Note: eventuali note aggiuntive
- Tipo: tipologia del pagamento.
È possibile scegliere tra spesa anticipata dal dipendente, carta di credito aziendale, Bancomat Aziendale, Contanti Azienda Nel caso l’azienda preveda la possibilità di effettuare trasferte in territorio estero, sarà possibile inserire la spesa nel valore della valuta in cui è stata effettuata, selezionando quest’ultima da un elenco e inserendo manualmente il cambio in vigore al momento della spesa. Nel campo “Valore (€)” sarà visualizzata l’entità della spesa convertita in Euro secondo il cambio inserito.
Per salvare\annullare i dati inseriti premere rispettivamente i pulsanti verde o rosso.
Una volta inseriti un nuovo rimborso chilometrico o una nuova spesa, cliccando sul bottone con l’icona della matita sarà possibile modificarne i contenuti. Cliccando invece sul pulsante con l’icona del cestino l’utente potrà eliminare il rimborso o la spesa inseriti.
Per confermare i dati premere il pulsante Salva, per annullare invece premere il tasto Annulla, cliccando invece su “Salva come Bozza” la trasferta verrà salvata in modo parziale (nel caso si decida di inserire ulteriori dati in un secondo momento), attenzione: in questo caso la trasferta non potrà venir approvata dal proprio responsabile finché non verrà salvata tramite il tasto “Salva”.
Gestione Attività/Trasferte
Nel menu di Gestione Attività/Trasferte il responsabile, come per il modulo autorizzazioni, può autorizzare la trasferta inserita per l’acquisizione da parte dell’ufficio del personale.
La richiesta di rimborso è approvata se la colonna stato è di colore verde, è respinta nel caso in cui sia di colore rosso, in attesa di approvazione nel caso in cui sia di colore bianco.
Solamente dopo l’approvazione da parte del responsabile, le spese relative alle trasferte potranno essere eventualmente rimborsate da parte dell’ufficio del personale secondo le disposizioni previste.