Indice
Che cos’è
Il check-in multiplo permette di registrare l’ingresso di più visitatori in un unico passaggio, sia dalla postazione di reception (Web) sia dal tablet di accoglienza.
Tutte le registrazioni effettuate nello stesso passaggio vengono collegate tra loro in un gruppo: questo consente, in uscita, di fare il check-out di tutti i componenti del gruppo con una sola scansione del QR code o del badge (check-out cumulativo).
Casi d’uso tipici:
- una squadra di manutentori o installatori della stessa ditta che entra insieme;
- un gruppo di visitatori aziendali accompagnati dallo stesso referente;
- una delegazione o un gruppo in visita che entra ed esce contemporaneamente.
Requisiti
| Componente | Versione minima richiesta |
|---|---|
| Hunext VMS (Web) | 3.10.0 |
| App Tablet | 2.3.1 |
Come si abilita
La funzionalità è disattivata di serie e va abilitata esplicitamente. L’attivazione è globale (vale per tutte le sedi) ed è riservata agli utenti con ruolo Amministratore.
- Dal menu accedere a Manutenzione → Altro → Configurazioni.
- Nella sezione delle configurazioni relative ai visitatori individuare i due flag descritti sotto.
- Attivare i flag desiderati e salvare.
Flag disponibili
| Flag | Descrizione | Valore predefinito |
|---|---|---|
| Abilita check-in multiplo | Consente di selezionare e registrare più visitatori in un unico passaggio, da Web e da Tablet. | Disattivo |
| Abilita uscita multipla con un solo passaggio | Alla scansione del QR/badge di un visitatore propone l’uscita di tutto il gruppo con cui è entrato. | Disattivo |
Nota per il tablet Il tablet legge l’impostazione dal server all’avvio del flusso di ingresso. Se il flag viene modificato a sistema, potrebbe essere necessario tornare alla schermata iniziale dell’app o riavviare il dispositivo perché la modifica venga recepita.
Regole generali di funzionamento
Valgono sia da Web sia da Tablet.
- Un solo passaggio, un solo gruppo. Tutti i visitatori registrati insieme condividono un identificativo di gruppo
generato automaticamente. Il gruppo non è modificabile dopo la registrazione: non è possibile aggiungere o
rimuovere componenti a posteriori. - Tutto o niente. La validazione viene eseguita su tutti i visitatori prima di scrivere: se anche un
solo visitatore non è registrabile, non viene registrato nessuno e il sistema mostra l’elenco completo degli errori. - Sede unica. Tutti i visitatori del gruppo vengono registrati nella stessa sede.
- Referente unico. Il gruppo ha un unico referente interno, valido per tutti i componenti. La notifica di arrivo al
referente viene comunque generata una per ciascun visitatore, come nel check-in singolo. - Campi personalizzati per persona. Gli eventuali campi personalizzati (custom fields) restano individuali:
vanno compilati per ogni visitatore del gruppo e le regole di obbligatorietà sono verificate su tutti. - Policy e informative accettate una volta sola (flusso tablet), ma registrate singolarmente per ciascun
visitatore ai fini di tracciabilità e compliance.
Casi particolari
| Caso | Comportamento |
|---|---|
| Il visitatore è entrato da solo | Uscita singola, nessuna proposta di gruppo |
| Il visitatore è entrato in gruppo, ma gli altri sono già usciti | Uscita singola, nessuna proposta di gruppo |
| Flag di uscita multipla disattivato dopo il check-in | Uscita singola: i gruppi già creati restano registrati, ma l’uscita cumulativa non viene proposta |
| Uscita registrata da Web | Sempre singola, riga per riga |
Limiti e Info
Questa prima release è volutamente semplificata. Occorre tenere presente quanto segue.
Nessuna firma.
Il check-in multiplo non prevede la raccolta della firma, né da Web né da Tablet. Se la sede richiede la firma
all’ingresso, i visitatori vanno registrati con il check-in singolo.Nessuna associazione badge (tablet).
Nel flusso di gruppo da tablet il passaggio di associazione del badge non viene proposto: i componenti del gruppo
escono tramite QR code o codice visitatore.Check-out cumulativo solo con una scansione.
L’uscita di gruppo è pensata per il passaggio al varco/tablet: si scansiona il QR o il badge di un componente e il
sistema propone l’uscita di tutto il gruppo. Da Web il check-out resta singolo, riga per riga.Nessuna interazione con le visite programmate.
Il check-in multiplo non ha alcun tipo di interazione con i visitatori provenienti da visite programmate /
appuntamenti.
In sintesi: il check-in multiplo è lo strumento per la registrazione rapida di gruppi non pianificati. I visitatori attesi con appuntamento vanno registrati uno alla volta, come sempre.