Guida Utente Software Privacy
Software Privacy è la soluzione dedicata alla gestione degli adempimenti relativi alla protezione dei dati personali. Il software consente di organizzare in un unico ambiente le informazioni aziendali, i registri dei trattamenti, le valutazioni DPIA, le misure di sicurezza, la formazione, le richieste degli interessati, le violazioni dei dati personali e la documentazione correlata.
Indice
- Come utilizzare il Software Privacy
- Configurazione dell’organizzazione
- Registro dei trattamenti
- Misure di sicurezza
- DPIA
- Registro violazioni
- Richieste degli interessati
- Formazione
- Monitoraggio e controllo
- Documentazione e strumenti di supporto
Come utilizzare il Software Privacy
Per ottenere il massimo beneficio dal Software Privacy è consigliabile seguire un percorso di utilizzo progressivo.
- Configurare le informazioni dell’organizzazione.
- Censire trattamenti, responsabili, asset e altre informazioni di contesto.
- Registrare le misure di sicurezza adottate.
- Gestire le eventuali DPIA necessarie.
- Documentare violazioni e richieste degli interessati.
- Monitorare periodicamente completezza e scadenze.
Il Software Privacy non deve essere considerato come un semplice archivio documentale. Il suo valore principale consiste nel supportare il mantenimento nel tempo di informazioni aggiornate, evidenze documentali e attività soggette a revisione.
Suggerimento
Prima di procedere con la compilazione dei registri dei trattamenti è consigliabile completare le principali informazioni aziendali, come DPO, responsabili del trattamento, sedi, asset e struttura organizzativa.
Configurazione dell’organizzazione
La sezione Azienda raccoglie le informazioni anagrafiche e organizzative utilizzate dagli altri moduli del Software Privacy.
Le informazioni censite in questa area costituiscono il punto di partenza per la gestione dei trattamenti e degli altri adempimenti presenti nel sistema.
Titolare del trattamento
Consente di registrare e mantenere aggiornate le informazioni relative all’organizzazione e al soggetto che riveste il ruolo di titolare del trattamento.
Contitolari
Permette di censire eventuali organizzazioni che determinano congiuntamente finalità e mezzi del trattamento.
DPO
Consente di registrare il Responsabile della Protezione dei Dati, monitorarne l’incarico e conservare la documentazione associata.
Sedi
Permette di censire le sedi operative dell’organizzazione.
Settori e unità organizzative
Consentono di rappresentare la struttura organizzativa aziendale e le relative responsabilità.
Dipendenti
L’elenco dei dipendenti può essere gestito direttamente nel software oppure sincronizzato tramite integrazione con il software Risorse Umane Hunext.
Responsabili del trattamento
Permette di registrare i soggetti che operano come responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR e di mantenere aggiornata la documentazione contrattuale.
Asset
Gli Asset rappresentano software, applicazioni, banche dati, archivi, infrastrutture e altre risorse utilizzate nell’ambito dei trattamenti.
Gli Asset vengono censiti una sola volta e successivamente associati ai trattamenti nei quali vengono utilizzati.
Organigramma privacy
L’Organigramma consente di rappresentare la governance privacy dell’organizzazione attraverso ruoli, persone e unità organizzative.
La struttura dell’Organigramma è indipendente dalle altre anagrafiche del sistema e può essere configurata secondo le esigenze dell’organizzazione.
Registro dei trattamenti
Il Registro dei Trattamenti rappresenta il modulo centrale del Software Privacy.
È possibile gestire sia il Registro del Titolare sia il Registro del Responsabile, organizzando al loro interno i singoli trattamenti effettuati dall’organizzazione.
Compilazione di un trattamento
Per ogni trattamento è possibile documentare tutte le informazioni necessarie alla sua gestione.
- Creare il trattamento.
- Compilare le informazioni generali.
- Associare eventuali responsabili del trattamento.
- Associare eventuali contitolari.
- Gestire categorie e informazioni di dettaglio.
- Documentare trasferimenti e termini di conservazione.
- Associare gli Asset utilizzati.
- Caricare eventuale documentazione di supporto.
- Verificare il livello di completamento.
RiskAudit
Il trattamento include una sezione dedicata alla valutazione preliminare del rischio.
Questa valutazione consente di documentare il rischio per i diritti e le libertà degli interessati, la necessità e proporzionalità del trattamento e l’eventuale necessità di procedere con una DPIA.
La DPIA rimane comunque gestita nel modulo dedicato.
Allegati
Ogni trattamento può essere corredato dalla documentazione ritenuta utile per supportare le valutazioni effettuate e le decisioni adottate.
Suggerimento
Mantenere aggiornati i trattamenti è generalmente più efficace rispetto alla loro ricompilazione periodica. Ogni modifica organizzativa o tecnologica rilevante dovrebbe essere riflessa nel registro.
Misure di sicurezza
La sezione Misure di Sicurezza consente di censire e monitorare le misure tecniche e organizzative adottate dall’organizzazione.
Catalogo misure
Il software mette a disposizione un catalogo iniziale di misure predefinite che può essere utilizzato come base di partenza.
L’organizzazione può inoltre creare categorie e misure personalizzate.
Gestione delle revisioni
Per ogni misura è possibile registrare:
- revisione corrente;
- data di implementazione;
- data prevista per la prossima revisione;
- stato di attivazione;
- documentazione associata.
La registrazione delle revisioni permette di dimostrare il mantenimento nel tempo delle misure adottate.
DPIA
La sezione DPIA consente di gestire le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati.
Ogni DPIA è associata a uno specifico trattamento e dispone di un proprio stato, storico revisioni e scadenze.
Gestione della DPIA
Per ogni valutazione è possibile:
- associare il trattamento interessato;
- indicare i criteri di valutazione applicabili;
- documentare le tipologie di trattamento coinvolte;
- gestire revisioni e aggiornamenti;
- monitorare le scadenze;
- conservare la documentazione prodotta.
Documentazione allegata
La DPIA consente di conservare eventuali richieste di parere, documenti di valutazione e pareri finali a supporto del processo.
Registro violazioni
Il Registro Violazioni permette di documentare gli eventi che hanno comportato violazioni dei dati personali.
Registrazione degli eventi
Per ogni violazione è possibile documentare:
- tipologia di violazione;
- livello di rischio;
- causa;
- origine della segnalazione;
- descrizione dell’evento;
- date di violazione e rilevamento;
- stato della gestione;
- azioni intraprese.
Notifiche e comunicazioni
Il sistema consente di documentare l’eventuale notifica all’autorità di controllo e la comunicazione agli interessati.
Documentazione
Tutta la documentazione relativa all’evento può essere allegata alla violazione per consentire una corretta tracciabilità.
Richieste degli interessati
La sezione Richieste Interessati consente di gestire e documentare le richieste presentate dagli interessati ai sensi del GDPR.
Gestione della richiesta
Per ogni richiesta è possibile registrare:
- data di ricezione;
- modalità di ricezione;
- identificazione dell’interessato;
- diritto esercitato;
- valutazione preliminare;
- eventuali integrazioni richieste;
- data di risposta;
- data di chiusura.
Conservazione delle evidenze
Il sistema consente di archiviare la documentazione associata alla richiesta e di mantenere traccia delle attività svolte durante la sua gestione.
Suggerimento
È consigliabile registrare la richiesta fin dal momento della ricezione per monitorare correttamente le tempistiche di risposta.
Formazione
La sezione Formazione permette di monitorare i percorsi formativi erogati al personale in materia di protezione dei dati personali.
L’organizzazione può utilizzare questa area per verificare lo stato di completamento delle attività formative e il rispetto delle scadenze previste.
La formazione rappresenta uno degli elementi che possono generare scadenze e promemoria all’interno del sistema.
Monitoraggio e controllo
Home page
La Home page fornisce una panoramica immediata degli elementi che richiedono attenzione e dello stato generale della gestione privacy dell’organizzazione.
I riquadri riepilogativi consentono di monitorare rapidamente le principali aree del sistema e di individuare eventuali attività da completare.
Compilazione
La sezione Compilazione consente di monitorare il livello di completezza delle informazioni presenti nel software.
Per ogni entità viene calcolata automaticamente una percentuale di completamento basata sulle informazioni richieste dalla normativa e sui dati effettivamente presenti nel sistema.
Questa funzionalità consente di identificare rapidamente eventuali informazioni mancanti e di intervenire sulle aree che richiedono integrazione.
Scadenze
La sezione Scadenze raccoglie automaticamente tutte le attività che richiedono attenzione entro un determinato intervallo temporale.
Tra gli elementi monitorati possono rientrare:
- formazione del personale;
- richieste degli interessati;
- contratti dei responsabili del trattamento;
- misure di sicurezza soggette a revisione;
- DPIA da aggiornare.
La consultazione periodica di questa sezione consente di pianificare con maggiore efficacia le attività future.
Documentazione e strumenti di supporto
Allegati
La sezione Allegati consente di gestire in modo centralizzato la documentazione caricata nei diversi moduli del software.
Modelli
I Modelli permettono di raccogliere e gestire documenti standardizzabili utilizzati nei processi privacy dell’organizzazione.
Glossario
Il Glossario raccoglie termini e definizioni utili durante l’utilizzo del software e può essere consultato come supporto alla compilazione delle diverse sezioni.